Евгения Кожанова, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству, ответила на 7 главных вопросов о журналах регистрации документов — от сроков хранения до защиты электронных журналов от изменений. Ответы читайте в «Справочнике секретаря и офис-менеджера».
Как хранить журналы регистрации
Журналы регистрации завершают в делопроизводстве 31 декабря, несмотря на то, что итоговую запись вносят в январе следующего года. После того, как дело завершили, журнал нужно поместить в дело и отправить на хранение. Когда начинается срок хранения и сколько хранить журналы >>>
Нужно ли прошивать журналы регистрации
Журналы учета документов общего делопроизводства не нужно прошивать, также не нужно нумеровать их страницы. Ни один нормативный или методический документ по делопроизводству не содержит таких требований/
Сколько хранить журналы регистрации
Сроки хранения журналов регистрации документов общего делопроизводства установите по Перечню типовых управленческих архивных документов... (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236).
Сроки хранения журналов, реестров и баз данных регистрации и контроля по статье 182 Перечня-2019
Перечень в журнале >>>
Почему учетные документы не закрывают в конце декабря
Документы для регистрации могут принести вам за пять минут до конца рабочего дня, и даже 31 декабря, если это рабочий день. А чтобы закрыть журналы, нужно время.
Почему каждый год регистрационные формы начинают заново
Журнал регистрации — такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством. Если вести один журнал годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется.
Как оформить в журнале итоговую запись
В первую очередь внесите от руки итоговые записи в бумажные журналы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности. Если запись не сделать, то бумажный журнал можно будет дополнить задним числом. Поэтому в итоговой записи укажите, на каком регистрационном номере завершилась регистрация за прошедший период. Цель итоговой записи — подвести своеобразную черту под регистрацией, поставить «точку» в журнале. Обязательно укажите количество документов, зарегистрированных в журнале на момент записи. Под записью поставьте свою подпись.
Итоговая запись в журнале регистрации: образец от журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Как защитить от изменений электронные журналы
Чтобы защитить электронные журналы от изменений, сохраните их в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгрузите из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета — перевести их в формат PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Что ещё сделать для защиты данных в электронных журналах >>>