Редакция Системы Кадры подготовили подборку деловых писем, которые использует любая организация. Эксперты подготовили образцы для разных ситуаций, а также подсказали, какие реквизиты и формулировки используют в том или ином письме.
|
Вид делового письма |
Образец от Системы Кадры |
|
Письма-просьбы и письма-предложения Выделяют несколько разновидностей таких писем:
|
Письмо-просьба без обоснованияТакое письмо составляют в относительно простых ситуациях, когда не нужно излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить аргументацию, убеждать адресата.
Письмо-коммерческий запросВ коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров или услуг; условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цена и другие сведения.
Письмо-просьба с обоснованием Обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить так, как этого хотелось бы вам или необходимо адресату
Письмо с несколькими просьбами В этом случае сначала формулируют основную просьбу, а затем — все остальные.
Письмо-заявкаВ письме выражают желание принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письмо-запросПисьмами-запросами называют такие просьбы, которые составляют, чтобы получить какие-либо сведения, документы или материалы официального характера.
Письмо-предложениеПисьмо-предложение рекомендуем начинать непосредственно с сути письма, то есть с предложения. Если предмет предложения нуждается в детализации, то изложите эту информацию во второй части письма, после предложения.
|
|
Письма-требования и письма-претензии Эти письма составляют в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. Письма-требования и письма-претензии имеют сложную структуру. В них обязательно нужно изложить условия договоренностей или сущность установленных норм; дайте ссылки на конкретные нормативные акты или иные документы. |
Письмо-требованиеЦель этого письма — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда он нарушил ранее принятые договоренности. Письмо-требование помогает урегулировать конфликтную ситуацию в досудебном порядке.
Письмо-претензияПретензию предъявляют к качеству работ или услуг, их количеству, срокам выполнения, нарушению срока платежа.
Какие фразы использовать в тексте письма-претензииГотовые шаблоны формулировок
Какие фразы использовать в письмах-требованияхГотовые шаблоны формулировок
|
|
Сопроводительные письма Сопроводительные письма прикладывают к документам, у которых отсутствует адресная часть, — к договорам, контрактам, протоколам, актам. Главная особенность сопроводительных писем — реквизит «Отметка о приложении». Его не используют в других разновидностях писем. Отметка позволяет проверить целостность и комплектность документов, которые прилагаются к письму. |
Сопроводительное письмо с обоснованиемЕсли содержание сопроводительного письма нужно обосновать, начните текст именно с пояснения.
Сопроводительное письмо с просьбой или предложениемВ коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров или услуг, условия, на которых автор письма хотел бы их получить, количество и/или качество, сроки, цена и другие сведения.
Сопроводительное письмо с информацией, которая поясняет содержаниеПроинформируйте адресата в первую очередь об отправке документов, а затем дайте пояснения или разъяснения по поводу этих документов.
|
|
Письмо-отказ Письмо-отказ включает как минимум два смысловых блока: обоснование и заключение — собственно отказ. Причем возможны два варианта их расположения в тексте: сначала — обоснование, потом — заключение (отказ), или можно начать письмо с заключения (отказа), а потом его обосновать. |
Какие фразы использовать в дипломатичной форме письма-отказаГотовые шаблоны формулировок
|
|
Письмо-претензия и ответ на него Фактически претензия — это разновидность коммерческого письма со своими особенностями текста. В письме нужно будет:
|
Письмо-претензияСкачайте готовый образец >>>
Письмо-согласие в ответ на претензиюОформите ответ на претензию как обычное деловое письмо-согласие, если руководство вашей организации согласно с претензией.
Письмо-отказ в рассмотрении претензииОбъясните мотивы отказа со ссылкой на нормативные или другие документы, которые могут его обосновать. Приложите к ответу на претензию копии документов, которые обосновывают полный или частичный отказ.
Формулировки для письма-претензииГотовые шаблоны формулировок
|
|
Письмо-согласие Письмо-согласие может быть одновременно сопроводительным письмом, если, например, инициативное письмо включает просьбу предоставить какие-либо материалы. |
Письмо-согласиеСкачайте готовый образец >>>
|
|
Письмо-информирование Письмо-информирование подойдет в качестве промежуточного ответа, если в ответном письме вы пока не соглашаетесь с адресатом и не отказываете ему. Цель такого письма — сообщить адресату, что его вопрос рассматривается и на какой стадии находится рассмотрение. |
Письмо-информирование о рассмотрении вопросаСкачайте готовый образец >>>
|
|
Письмо информационного характера Письмо информационного характера нужно чтобы сообщать, напоминать, извещать, уведомлять об определенных событиях, документах или мероприятиях. В зависимости от условий и целей информирования выделяют пять разновидностей писем информационного характера:
|
Информационное письмо В информационных письмах могут разъяснять отдельные положения законодательных и иных нормативно-правовых актов, давать рекомендации по их применению.
|
|
Благодарственное письмо Такое письмо не несет информационной или правовой нагрузки. В первую очередь благодарственное письмо — это знак внимания, выражение уважения и признательности, поэтому его можно составить в более свободно формате. |
Благодарственное письмо генеральному директору организацииСкачайте готовый образец >>>
|