Как правильно построить предложения в деловом тексте?

393

Вопрос

Как правильно построить предложения в деловом тексте?

Ответ

Работе над документом всегда предшествует этап обдумывания: есть некая тема или информация, которой нужно придать форму текста. Составление текста документа – сложный процесс, в ходе которого управленческая мысль облекается в слова и словосочетания, из которых последовательно составляются предложения.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ – это грамматически оформленные языковые конструкции, отделяемые друг от друга знаками препинания – точкой, вопросительным или восклицательным знаком.

Предложение может выражать законченную мысль и быть самостоятельной языковой единицей как в грамматическом плане, так и в смысловом.

Несколько предложений образуют тематически связанную группу, и в этом случае возникает более сложная, чем предложение, единица – сложное синтаксическое целое. Сложное синтаксическое целое в тексте выделяется как абзац.

Стилистические особенности деловой речи более ярко проявляются именно на уровне сложного синтаксического целого, поскольку оно является переходной ступенью от предложения к целому тексту.

Особенности делового стиля проявляются на всех языковых уровнях: в выборе слов, построении словосочетаний и предложений, организации текста в целом.

Синтаксическими особенностями делового стиля являются построение предложений, употребление отдельных синтаксических оборотов. Знание этих особенностей необходимо любому человеку, работающему с документами.

Особенности построения предложения

Правильное построение предложения – очень важный аспект работы над деловым текстом, поскольку для адекватного восприятия документа необходимо, чтобы мысль развивалась последовательно и логично и была выражена безупречно с языковой и стилистической точек зрения.

Предложения, используемые в речи, различаются по структуре: они могут быть простыми или сложными.

Простое предложение

Односоставное

С одним главным членом: подлежащим или сказуемым

Просим оплатить выставленный счет в срок до 05.08.2012

Двусоставное

С двумя главными членами: подлежащим и сказуемым

Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме

Сложное предложение

Сложное бессоюзное

Состоит из нескольких простых

Очень рассчитываю на Ваше понимание данной ситуации, мы надеемся вернуться к продолжению диалога

Сложносочиненное

Состоит из нескольких простых, соединенных сочинительными союзами (и, а, да, да и, но и др.)

Мы готовы начать переговоры в этом направлении, и все возможные варианты будут рассмотрены нами в ближайшее время

Сложноподчиненное

Состоит из простого предложения, являющегося главным, и придаточных, подчиненных главному

Так как оборот Ваших закупок превысил объем ... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере ... %, действующей на закупки до 01.08.2012

Для делового стиля характерно преимущественное употребление простых распространенных предложений по сравнению с другими типами предложений – сложными бессоюзными, сложносочиненными, сложноподчиненными.

РАСПРОСТРАНЕННОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ (односоставное или двусоставное) – это предложение, имеющее различные обороты (причастные, деепричастные), вводные предложения, распространенные дополнения, определения, однородные члены.

Простые распространенные предложения – лучший инструмент для описания сложных, логически взаимосвязанных явлений, ситуаций, которые и являются предметом делового общения.

Очень важно помнить, что документ рассчитан, как правило, не на разовое прочтение, а на работу с ним, иногда длительную, предполагающую неоднократное прочтение текста. Поэтому составление документа – всегда непростая задача, поскольку даже небольшая ошибка может привести к нарушению логики высказывания, искажению смысла предложения. Чтобы исключить подобные ошибки, необходимо знать некоторые особенности построения предложений в деловом стиле.

Особенности построения простых предложений

Как правило, выбор конкретной разновидности предложения (односоставное или двусоставное) зависит от контекста, однако есть некоторые закономерности, свойственные именно деловой речи. Сравните два предложения:

Просим выслать счет на 30 экз. “Правил безопасной эксплуатации и охраны труда на нефтеперерабатывающих производствах”.

Мы просим выслать счет на 30 экз. “Правил безопасной эксплуатации и охраны труда на нефтеперерабатывающих производствах”.

Можно считать, что односоставные и двусоставные предложения синонимичны друг другу, однако двусоставное предложение используется, когда нужно сконцентрировать внимание на деятеле, или действующем лице: именно его и обозначает подлежащее. Когда же нужно обратить внимание на действие (независимо от того, кто его совершает), используется односоставное предложение.

В русском языке различаются односоставные предложения глагольного и именного типа в зависимости от того, является главный член предложения глаголом или существительным.

Односоставные предложения

Глагольного типа

Звонят. Откройте дверь.

Именного типа

Зима. Снег. Холод.

Особенностью делового стиля является то, что подавляющее большинство односоставных предложений – это предложения глагольного типа с главным членом – сказуемым, например:

Напомним Вам о льготах и правах, предоставленных малым предприятиям столицы.

Считаем возможным предоставить Вам льготы в размере 2% от общей суммы платежа.

Такие предложения начинаются сказуемым, обозначающим основное управленческое действие (“напомним”, “считаем”), в том случае, если это действие не нуждается в обосновании или пояснении. Если же управленческая ситуация требует пояснения или обоснования, то это обоснование предшествует сказуемому, например:

В соответствии с договором от 15 ноября 2012 г. № 78/33 направляем отчеты за январь – февраль 2013 г. “Мониторинг состояния конструкций действующих тоннелей Таганско-Краснопресненской линии Московского метрополитена.

Для подготовки котельных отдела перевозки почты при Курском вокзале к зимнему отопительному периоду 2012–2013 гг. просим приобрести секции для котла “Универсал-6” – 3 шт.

Русский язык допускает постановку оборота, поясняющего сказуемое, и в конце предложения, например:

Направляем отчеты за январь – февраль 2013 г. “Мониторинг состояния конструкций действующих тоннелей Таганско-Краснопресненской линии Московского метрополитена” в соответствии с договором от 15 ноября 2012 г. № 78/33.

Просим приобрести 3 секции для котла “Универсал-6” для подготовки котельных отдела перевозки почты при Курском вокзале к зимнему отопительному периоду 2012–2013 гг.

Однако для деловой речи такие предложения не типичны: обычно сначала дается обоснование или пояснение совершаемых действий, обозначенных сказуемым, а затем – основная информация.

Рассмотрим примеры двусоставных предложений с двумя главными членами – подлежащим и сказуемым:

В соответствии с Вашим обращением департамент (подлежащее) рассмотрел (сказуемое) возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству “Новости” для размещения вновь организуемого журнала “Россия”.

21–30 марта 2013 г. факультет повышения квалификации (подлежащее) Сибирской академии государственной службы проводит (сказуемое) научно-практический семинар “Социальная политика государства и управления социальной сферой”.

Ярмарка образования (подлежащее) предоставит (сказуемое) участникам редкий шанс получить исчерпывающую информацию о системе образования в нашей стране и за рубежом, узнать о новых тенденциях и перспективах в этой области, познакомиться с новейшими информационными технологиями, встретиться с профессионалами, установить новые плодотворные контакты.

Так же как и в односоставных предложениях, если действия, выраженные сказуемым, нуждаются в обосновании или пояснении, в двусоставное предложение может включаться соответствующий оборот. Он может ставиться в начале или в конце предложения, в зависимости от коммуникативной задачи.

В соответствии с Федеральный законом Российской Федерации “Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации” Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость.

Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость, в соответствии с Федеральный законом Российской Федерации “Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации”.

Здесь тот же случай, что и в односоставных предложениях: если в предложении имеется оборот, поясняющий или обосновывающий действия, о которых идет речь, он ставится в начале предложения. Именно это характерно для деловой речи, в то время как литературная речь допускает оба варианта построения предложения.

Использование страдательного залога

Еще одной особенностью деловой речи является использование страдательного залога. В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций:

Действительный залог

Страдательный залог

Внимание акцентируется на субъекте действия

Внимание акцентируется на самом действии

Мы рассмотрели ваши предложения

Нами рассмотрены ваши предложения

В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях, в то время как действующий субъект, хотя и обозначен в тексте, отодвигается на второй план, например:

Распоряжением мэра упорядочены (сказуемое) проверки (подлежащее), проводимые различными контролирующими организациями.

вместо: Своими распоряжениями мэр (подлежащее) упорядочил (сказуемое) проверки, проводимые различными контролирующими организациями.

В литературной речи предложения со страдательной конструкцией имеют ограниченное употребление. Считается также, что использование конструкций, в которых деятель (субъект действия) обозначен существительным в творительном падеже, нежелательно.

Это предложение типа: “Ребятами был подготовлен концерт для учеников младших классов”. Такие предложения рекомендуется заменять действительной конструкцией: “Ребята подготовили концерт для учеников младших классов”.

Однако в деловой речи предложения со страдательной конструкцией и обозначением действующего субъекта существительным в творительном падеже распространены чрезвычайно широко, например:

Отделом были разработаны новые схемы размещения ценных бумаг на рынке.

Институтом подготовлен проект застройки Пролетарского района города Ихты.

Широко используются в деловой речи и безличные конструкции типа: решения исполняются, работа проводится, техника эксплуатируется и т. п. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.

Для делового текста в подавляющем большинстве случаев важно не кем осуществляется действие, а само действие и все, что с ним связано: условия, время, причины, обстоятельства его осуществления.

Особенности построения сложных предложений

Сложных предложений, по сравнению с простыми, в деловой речи меньше, чем в других стилях. Сложное предложение состоит из двух или более частей, из которых каждая имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов). Части сложных предложений могут соединяться союзами или без их помощи, т. е. только интонацией.

Из сложных предложений в деловой речи наиболее употребительны бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условия, цели, времени, изъяснительные, определительные.

Специфика употребления сложных предложений в деловой речи заключается в особенностях употребления союзов и союзных слов, с помощью которых соединяются части сложных предложений.

Выше отмечено, что в деловой речи преимущественно употребляются бессоюзные и сложноподчиненные предложения, сложносочиненные предложения используются крайне редко. Тем не менее если сложносочиненное предложение используется в тексте, то его части, как правило, присоединяются только союзами и, а, либо, например:

В институте проведены исследования в области очистки сточных вод (1-е предложение), и результаты исследований апробированы при разработке системы очистных сооружений при проектировании химического комбината в г. Белянове (2-е предложение).

Деловой речи свойственны определенные закономерности и при употреблении союзов и союзных слов в сложноподчиненных предложениях.

Особенности присоединения придаточных предложений к главному

Придаточные предложения со значением причины

Литературная речь

Деловая речь

Присоединяются к главному предложению с помощью союзов потому что, оттого что, так как, ибо

В сложноподчиненных предложениях со значением причины союз потому что не употребляется. Вместо него следует употреблять союзы так как, ввиду того что, в силу того что, вследствие того что

Вследствие того что предприятие “Фармахим” разделилось на два предприятия (придаточное предложение причины), на заводском паспорте производитель указан как “Пластхим”, а на сертификате соответствия – как “Софарма” (главное предложение).

Придаточные предложения условные

Литературная речь

Деловая речь

Присоединяются к главному предложению с помощью условных союзов: если (бы), когда (бы), коли, коль скоро

Преимущественно употребляется союз если (бы), реже – коль скоро, когда (бы)

Продолжительность вахты в районах с экстремальными природно-климатическими условиями может составлять два месяца (главное предложение), если это экономически целесообразно (придаточное предложение).

Придаточные предложения со значением цели

Литературная речь

Деловая речь

Присоединяются с помощью союза чтобы, в главном предложении могут быть указательные слова для того (чтобы), с тем (чтобы), затем (чтобы)

Для того чтобы обеспечить в полном объеме реализацию выпускаемой предприятием верхней женской, мужской и детской одежды (придаточное предложение со значением цели), необходимо создать современный специализированный магазин и тесно сотрудничать по всем вопросам реализации товара с администрацией региона (главное предложение).

Придаточные предложения изъяснительные

Литературная речь

Деловая речь

Присоединяются к главному предложению с помощью союзов что, чтобы, как, будто или союзных слов кто, что, где, когда, почему

Не характерно использование союза будто

Практика последних лет показала (главное предложение), что аварийный и ямочный ремонт дорог с применением литого асфальта значительно повышает его качество по сравнению с применением традиционной асфальтобетонной смеси (придаточное предложение изъяснительное).

Придаточные предложения определительные

Литературная речь

Деловая речь

Присоединяются с помощью союзов который, какой, куда, где, что, кто

Союзное слово какой практически не употребляется

Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточные предложения определительные).

Придаточные предложения времени присоединяются к главному с помощью союзов после того как; когда...

После того как будет рассмотрен вопрос о предоставлении льгот российским и турецким партнерам (придаточное предложение времени), вступил в действие договор о строительстве объекта (главное предложение).

Нередко при построении сложных предложений в деловой речи возникают ошибки. Чаще всего они связаны с неправильным употреблением союзов или союзных слов и неправильным подчинением придаточных предложений главному.

Наиболее типичными ошибками являются:

– неправильное употребление союзных слов где и когда при присоединении придаточного предложения к главному. Слово где употребляется при обозначении места, слово когда – значении времени;

Неправильно

Правильно

В ходе строительства объекта не раз складывались ситуации, где требовалось вмешательство руководства

В ходе строительства объекта не раз складывались ситуации, которые требовали вмешательства руководства

Сложилось положение, когда мало что соответствовало установленным правилам

Сложилось положение, при котором мало что соответствовало установленным правилам

– неоднократное употребление одного и того же союза или союзного слова при последовательном подчинении нескольких однородных придаточных к главному предложению.

Этот недостаток может быть устранен несколькими путями: заменой одного из союзов другим; заменой придаточного предложения иной конструкцией; разделением одного предложения на два самостоятельных предложения;

Неправильно

Правильно

Реализация проекта строительства нового торгового центра в Юго-Западном административном округе столицы, которая поручена фирме “Стройтех”, которая уже давно зарекомендовала себя как надежный партнер московского правительства, позволит значительно расширить объем торговых площадей

Реализация проекта строительства нового торгового центра в Юго-Западном административном округе столицы, которая поручена фирме “Стройтех”, позволит значительно расширить объем торговых площадей. Фирма “Стройтех” давно зарекомендовала себя как надежный партнер московского правительства

– неправильное соподчинение частей сложного предложения. Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

• если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

• если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого и акцентирует обстоятельства совершения действия, то оно ставится перед главным, если придаточное предложение поясняет основную мысль предложения, то оно ставится после главного предложения;

– недопустимо соединение в качестве однородных членов предложения причастных и деепричастных оборотов с придаточными предложениями, например:

Неправильно

Правильно

Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку

Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку

Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения

Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и разработать меры для их устранения (или: ... определить, какие меры можно принять для их устранения)

Следует, по возможности, придаточные предложения заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:

Неправильно

Правильно

Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании Управления строительства № 2, просим передать Управлению капитального строительства

Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании Управления строительства № 2, просим передать Управлению капитального строительства



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль