Как организовать централизованное хранение документов холдинга?

Вне зависимости от уровня автоматизации процессов любой компании вопрос организации хранения бумажных документов стоит довольно остро. Правильно организованное хранение документов позволяет решать руководству компании много сложных задач, в т. ч. задачи по организации быстрого поиска документов и информации, распределению доступа к документам, снижению рисков в случае утечки информации и др.

Читайте подробнее о сроках хранения документов по этой ссылке.

Прежде чем приступать к самому вопросу организации хранения, необходимо определить, какие документы и сколько должны храниться, сколько документов вы хотите разместить на хранение, сколько для этого необходимо оборудования и персонала и т.д.

1. Проведение работ по систематизации документов.

Необходимо провести работу по составлению номенклатуры дел каждого из юридических лиц финансовой организации.

Поскольку вы работаете в финансовой холдинговой компании, то при составлении номенклатуры дел вам следует руководствоваться новым «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, так как нормативно-методический документ, на основании которого определяются сроки хранения документов финансовых компаний, находится в разработке и до текущего момента не утвержден.

Мы рассказывали ранее о архивном хранении дел в материале по ссылке.

Работа по систематизации и описанию документного состава компаний финансового холдинга является обязательной предварительной работой, поскольку без понимания состава документов, правильного определения сроков хранения невозможно двигаться дальше. После проведения работы по составлению номенклатуры дел вы сможете определить примерные объемы хранимых документов, в т. ч. на перспективу (это важно для расчета площади хранилища, необходимого оборудования и количества персонала).

Поскольку работодатель вряд ли пожелает держать большой штат сотрудников, занятых исключительно систематизацией документов, рекомендую организовать работу по составлению номенклатуры дел следующим образом:

часть ключевых функций возложить на подразделение документационного обеспечения управления (например, методологию выполнения работ и организационные моменты), а непосредственно работу по составлению номенклатур дел в подразделениях и юридических лицах холдинга – на специально обученных специалистов подразделений.

Более подробно о текущем хранении документов вы можете узнать в статье.

Результатом проведенной работы по систематизации и описанию документов должны стать составленные и согласованные в соответствии с установленным локальными нормативными актами вашего холдинга порядком сводные номенклатуры дел каждого из юридических лиц холдинга.

Когда номенклатура дел юридических лиц холдинга составлена, можно проводить анализ состава документов, выделять документы, подлежащие архивному хранению (срок хранения 10 лет и более), оперативному хранению (срок хранения менее 10 лет).

Кроме того, централизованное хранение, как правило, не подразумевает того, что хранение будет организовано только в одной точке (некое большое хранилище), документы могут храниться в разных точках по нескольким городам. Когда говорят о централизации хранения, чаще всего понимают под этим закрепление функций по хранению за конкретным функциональным подразделением, которое будет устанавливать правила приема документов на хранение, контролировать процесс их размещения в местах хранения, выдачу и возврат, сроки хранения и процесс уничтожения. Такой функционал вполне может быть возложен на подразделение документационного обеспечения управления, если в его состав входит архивное подразделение.

2. Изучение законодательной и методической базы.

Одномоментно с работой по систематизации документов необходимо провести изучение требований законодательства и нормативно-методической базы в области организации хранения документов.

Если акционерное общество (юридическое лицо финансового холдинга) является кредитной организацией, то оно подпадает под действие нормативных документов Центрального Банка России, например Положения от 26.03.2007 № 302-П ЦБ РФ, в котором прямо указывается на организацию архивного хранения некоторых бухгалтерских документов:

«Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним».

Кроме того, рекомендую рассмотреть возможность организации хранения некоторых документов в электронном виде, т.к. есть соответствующее Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», и проведение такой работы в значительной мере снизит объемы хранимой на бумажном носителе документации.

Дополнительно следует внимательно изучить положения Федеральных законов «Об акционерных обществах» (от 26.12.1995 № 208-ФЗ), «О банках и банковской деятельности» (от 02.12.1990 № 395-1), «Об инвестиционных фондах» (от 29.11.2011 № 156-ФЗ), а также Гражданского Кодекса РФ.

 Из нормативно-методической документации рекомендую ознакомиться с методическими материалами ВНИИДАД и Росархива, с требованиями ГОСТов в области документационного обеспечения и архивного дела.

3. Изучение уровня автоматизации работы с документами.

При выработке решений также стоит учитывать уровень автоматизации работы с каждой группой документов, т.к. в случае принятия решения о перемещении значительных объемов документов к месту хранения необходимо максимально исключить риски, связанные с невозможностью предоставления информации по запросам проверяющим и контролирующим организациям, а также клиентам в связи с недоступностью документов, что может впоследствии обернуться негативной информацией о деятельности компаний холдинга либо предписаниями и штрафами.

Автоматизация учета документов при организации хранения положительно скажется не только на частоте обращений к оригиналам документов, но в дальнейшем также минимизирует риск утраты подлинников документов, находящихся на хранении.

Отсутствие автоматизации учета документов может сказаться на принятии решения об организации хранения документов в точках их создания.

4. Правовое обеспечение проекта по организации хранения документов холдинга.

В случае если было принято решение об организации хранения документов в едином хранилище, следует не только заранее определить площади, на которых будут размещаться документы каждого из юридических лиц, но и:

• позаботиться о том, чтобы был разграничен доступ к документам разных юридических лиц;
• заключить договоры аренды / субаренды площадей;
• заключить договоры оказания услуг (если это возможно);
• решить кадровые вопросы (сформировать структуру подразделения (или подразделений), обеспечивающего хранение документов, чтобы к документам юридических лиц имели доступ только сотрудники, в них работающие либо оказывающие на договорной основе услуги по хранению документов) и т.д.

Такие действия необходимо предпринять для выполнения требований законодательной базы, исключения претензий со стороны проверяющих и контролирующих организаций, а также минимизации рисков по утере документов и утечке информации.

Для решения указанных выше вопросов в проекте обязательно должны принимать участие специалисты правового подразделения и подразделения по управлению персоналом.

5. Очередность проведения работ по организации хранения документов.

Предлагаю следующую очередность проведения работ по организации централизованного хранения документов холдинга.

1. Предварительное обследование.
   1. Составление номенклатуры дел, определение состава документов, сроков их хранения и объемов.
   2. Изучение законодательной и нормативно-методической базы.
   3. Изучение степени автоматизации работы с разными группами документов.
   4. Изучение возможных вариантов организации хранения документов (создание архива в каждом юридическом лице или централизованного, привлечение сервисных компаний, организация хранения части документов силами подразделений и проч.).
   5. Разработка типовых форм договоров аренды / оказания услуг (при необходимости).
2. Принятие решения. Создание рабочей группы или комиссии и коллегиальное определение места хранения каждой группы документов каждого юридического лица холдинга с учетом действующей законодательной базы, требований по внутренней безопасности и действующих бизнес-процессов. Расчет необходимых площадей, определение требований к оборудованию и его количества, количества персонала.
3. Работы по организации хранения:
   1. Выбор помещений для организации мест хранения.
   2. Оформление необходимых договоров и прочих документов для начала работ по организации хранения документов.
   3.  Оборудование мест хранения (противопожарное оборудование (сигнализация и система пожаротушения), специализированное оборудование (стеллажи), климатическое оборудование, охранное оборудование, оборудование рабочих мест персонала и др.).
   4. Подбор и обучение персонала.
   5. Разработка и внедрение нормативных актов, регламентирующих порядок организации хранения, выдачи и уничтожения документов.
   6. Составление графика и организация перемещения документов в места хранения.
4. Проведение контрольных мероприятий по организации хранения документов.

Некоторые из указанных этапов можно менять местами, также возможно добавление иных этапов в зависимости от поставленных задач, уровня зрелости процессов, уровня автоматизации работы с документами, требований по информационной безопасности внутри холдинга.