Как правильно создать таблицы?

74

Вопрос

Очень часто таблицы являются неотъемлемой частью различных видов документов: договоров, отчетов, планов, служебных записок и т. п. Как создать превосходную таблицу в MS Word 2007?

Ответ

Любая таблица состоит из строк и столбцов. Их пересечение образуют ячейки таблицы.

Для вставки таблицы служит кнопка Таблицы, расположенная на панели Таблицы ленты Вставка. При нажатии на эту кнопку можно в интерактивном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов для будущей таблицы.

Если таблица очень большая и количество предлагаемых ячеек недостаточно, нужно воспользоваться командой Вставить таблицу… и в появившемся окне задать необходимое количество строк и столбцов.

При необходимости создания сложной таблицы, состоящей из разнообразных комбинаций ячеек, удобнее всего сначала вставить таблицу в интерактивном режиме или с помощью команды Вставить таблицу, указав примерное общее количество строк и столбцов. Затем с помощью инструментов рисования таблицы «вручную» скорректировать ее ячейки: дорисовать/удалить перегородки. Для этого служит команда Нарисовать таблицу. В этом режиме курсор приобретает вид карандаша и активизируется лента Конструктор контекстно-зависимого инструмента Работа с таблицами, где в группе Нарисовать таблицу есть также кнопка Ластик.

Рисование таблицы осуществляется путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой. Чтобы удалить ненужную линию, наведите курсор на кнопку Ластик и щелкните по ней левой кнопкой мыши.

Для завершения рисования или удаления границ ячеек достаточно щелкнуть один раз за внешней границей таблицы или дважды в любой ячейке. Также можно повторно нажать кнопку Нарисовать таблицу, чтобы выйти из режима рисования.

Экспресс-таблицы

Экспресс-таблицы – это таблицы, которые хранятся в коллекциях в качестве стандартных блоков. Получить доступ к ним и повторно воспользоваться ими можно в любое время.

 То есть, создав один раз таблицу с определенным форматированием, можно сохранить копию этой таблицы в коллекции экспресс-таблиц. В этом случае не нужно будет заново создавать такую таблицу каждый раз, когда в ней возникнет необходимость, но можно будет сразу вставить ее в документ из набора экспресс-таблиц.

Итак, кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы MS Word 2007 предоставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц, которые могут быть дополнены вами.

Чтобы вставить таблицу с помощью коллекции экспресс-таблиц:

  • Установите курсор в том месте документа, где необходимо вставить таблицу.
  • На ленте Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
  • Выберите команду Экспресс-таблицы, а затем укажите подходящую таблицу.
  • Замените представленные в таблице данные на необходимые вам.

Добавление таблицы в коллекцию экспресс-таблиц:

  • Выделите таблицу, которую хотите добавить в коллекцию экспресс-таблиц.
  • На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица.
  • Выберите команду  Экспресс-таблицы, а затем выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц в нижней части раскрывшегося окна.
  • Заполните поля в диалоговом окне Создание нового стандартного блока:

Имя – введите уникальное имя для созданной экспресс-таблицы.

Коллекция – выберите из списка элемент Таблицы.

Категория – выберите категорию, например Общие или Встроенный, или создайте новую категорию. В данном случае категории – это группы, в которые собраны экспресс-таблицы в окне их выбора.

В начале работы все экспресс-таблицы собраны в категорию Встроенный. Можно создать новую категорию, скажем Бланки, в которую и сохранять собственные экспресс-таблицы.

Описание – введите описание создаваемой экспресс-таблицы.

Сохранить в – по умолчанию предлагается шаблон Building Blocks, при выборе этой позиции созданные экспресс-таблицы будут доступны только в данном документе. Чтобы экспресс-таблицами можно было воспользоваться в других новых документах, лучше выбрать шаблон Normal.

Данный шаблон открыт, если документ создавался обычным способом: Создать – «Новый документ».

  В данном списке можно выбрать и другой шаблон, чтобы таблица была доступна в этом шаблоне, при этом, чтобы имя шаблона отображалось в списке, соответствующий шаблон должен быть открыт.

Параметры – выберите одну из следующих команд:

Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы поместить содержимое в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, или Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы поместить экспресс-таблицу на отдельной странице с разрывами страниц перед и после таблицы.

Вставка таблицы Excel

Как и в предыдущих версиях, MS Word 2007 позволяет вставлять в документ таблицы Excel. Для этого служит кнопка Таблица Excel. При этом в документ вставляется "настоящая" электронная таблица MS Excel 2007, а верхняя лента текстового редактора MS Word 2007 заменяется на ленту электронной таблицы MS Excel 2007. Переключаться между программами можно щелкнув два раза на поле документа MS Word 2007 или на поле таблицы MS Excel 2007.

После того как таблица вставлена в окно текстового редактора и курсор стоит в таблице, появляется контекстно-зависимый инструмент Работа с таблицами, содержащий две ленты: Конструктор и Макет.

Лента Конструктор содержит:

  • группу Параметры стилей таблиц, позволяющую настроить выделение первых/последних строк/столбцов или цветовое выделение соседних строк/столбцов;
  • группу Стили таблиц для выбора из существующего набора стилей очерчивания границ таблицы – раскрывающийся список Границы, для заливки ячеек таблицы – раскрывающееся меню Заливка;
  • группу Нарисовать границы.

Данная группа содержит: «карандаш» Нарисовать таблицу – для прочерчивания дополнительных границ ячеек и Ластик для удаления лишних границ таблиц. Также здесь представлены раскрывающиеся списки для выбора типа, толщины и цвета границ ячеек.

Чтобы «прочертить» границу ячейки линией нужного цвета, типа и толщины, нужно выбрать в данных списках соответствующие позиции, а затем воспользоваться инструментом Нарисовать таблицу.

Нажатие кнопки в нижнем правом углу группы Нарисовать границы открывает диалоговое окно Границы и заливка. В данном окне также представлены инструменты для выбора типа, цвета, ширины границ ячеек.

В области Образец с помощью кнопок с линиями можно указать, какие границы ячеек как должны быть оформлены. Меняя параметры линий и пользуясь кнопками границ ячеек, можно задавать совершенно различные границы ячеек. Здесь же представлены кнопки для разделения ячейки наискосок.

Обратите также внимание на раскрывающийся список Применить к:, в котором указывается масштаб применения настроенных параметров:

опция к таблице применит настройки ко всей таблице, в которой стоял курсор; опция к ячейке применит настройки к текущей ячейке.

Если необходимо применить параметры границ к нескольким ячейкам, то их необходимо предварительно выделить.

Прежде чем форматировать текст в ячейках таблицы или настраивать другие параметры, такие, как заливка, границы и т. п., необходимо выделить ячейки таблицы.

  • Для выделения всей таблицы необходимо нажать на маркер таблицы, который появляется у верхнего левого угла таблицы, если на нее наведен курсор.
  • Для выделения строки необходимо сделать щелчок в поле документа, расположенного левее выделяемой строки.
  • Для выделения столбца необходимо щелкнуть у верхней границы выделяемого столбца (при этом курсор приобретает вид жирного указателя).
  • Выделить несколько соседних ячеек можно протяжкой мыши при нажатой клавише Shift.
  • Выделять ячейки в произвольном порядке можно протяжкой мыши или щелчками при нажатой клавише Ctrl.

Кроме этого можно воспользоваться кнопкой Выделить, расположенной на ленте Макет  контекстного инструмента Работа с таблицами.

Выделение ячеек также предшествует форматированию текста в ячейке. Само же форматирование текста в выделенных ячейках таблицы ничем не отличается от форматирования обычного текста документа.

Лента  Макет

Для вставки и удаления элементов таблицы предназначены инструменты группы Строки и столбцы контекстной ленты Макет.

Выше был представлен вариант "рисования" таблицы с помощью инструмента Нарисовать таблицу. Существует еще один способ достичь того же результата – воспользоваться инструментами группы Объединить, для того чтобы разбить ячейку на две или объединить ячейки.

Инструменты группы Размер ячейки позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты группы Выравнивание предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которая будет выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку Повторить строки заголовков в группе Данные.

Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст

Еще одним способом создания таблицы является преобразование текста в таблицу. Для этого необходимо выделить нужный блок текста и выбрать пункт Преобразовать в таблицу в меню кнопки Таблица на ленте Вставка. В появившемся окне надо задать параметры будущей таблицы. Следует иметь в виду, что фрагмент должен быть предварительно отформатирован символами-разделителями, чтобы программа смогла различить столбцы таблицы.

Для обратного преобразования таблицы в текст необходимо выделить таблицу и выполнить команду Преобразовать в текст в группе Данные на ленте Макет контекстно-зависимого инструмента Работа с таблицами.

Мы попытались представить основные возможные способы создания таблиц MS Word 2007.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль