Вопрос
Как составляется и оформляется сопроводительное письмо?
Ответ
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки документов, не имеющих адресной части.
Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное письмо дает возможность зафиксировать факт отправки документов, составляющих приложение к сопроводительному письму, и зафиксировать факт получения этих документов адресатом. В делопроизводстве это осуществляется посредством регистрации документов. Отправляемые документы и другие материалы, как правило, не имеют адресной части, то есть на них невозможно обозначить наименование и почтовый адрес корреспондента, проставить дату и регистрационный номер. Зафиксировать эти сведения мы можем только используя бланк письма, имеющий эти реквизиты. Именно поэтому в управленческой деятельности и появились сопроводительные письма. Название этой разновидности писем само по себе раскрывает их назначение – сопровождать документы.
Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма
Не существует какой-либо определенной, законченной формы сопроводительного письма, если иметь в виду не состав реквизитов и их оформление, а, собственно, текст. Причина этого в большом разнообразии управленческих ситуаций, дающих повод для составления сопроводительных писем.
О оформлении дел читайте подробнее по ссылке.
Безусловно, основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов, но текст письма может включать и дополнительные сведения. Например,
это может быть информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму; сведения о конфиденциальности передаваемых документов; просьба осуществить какие-либо действия; ссылка на нормативные или иные документы, в соответствии с которыми осуществляются определенные действия и высылается сопроводительное письмо и др.
Структура текста сопроводительного письма
Большая часть сопроводительных писем – это письма, имеющие несложную структуру текста.
Такого рода сопроводительные письма обычно начинаются словами: “Представляем Вам…”, “Направляем Вам …”, “Высылаем Вам …”.
Важную информацию о оформлении документов вы найдете в материале здесь.
Если содержание сопроводительного письма нуждается в обосновании, текст лучше начинать именно с обоснования. В этом случае письмо может начинаться следующими фразами:
“В соответствии с распоряжением правительства Москвы от … № … “О …”;
“В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам …”;
“В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам …”;
“В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам …” и др.
Например:
Направляет в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности “Менеджмент”.
Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
3. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.
4. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.
Сопроводительное письмо, кроме информации о высылке документов, может содержать просьбу или просьбы. В этом случае, как правило, сначала дается сопроводительная часть, затем излагается просьба.
Например:
Направляем Вам на заключение проект методических рекомендаций “Унификация текстов управленческих документов”.
Замечания и предложения по проекту просим направить в наш адрес до 28 сентября 2013 г.
Приложение: на 38 л. в 1 экз.
Мы рекомендуем почитать о ведении деловой переписки материал по этой ссылке.
Сопроводительное письмо может содержать информацию, поясняющую содержание сопроводительной части письма. В этом случае также сначала адресат информируется о высылке ему документов, а затем даются пояснения или разъяснения относительно этих документов, например:
Высылаем Вам Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, осуществляемого Пензенским институтом экономического развития и антикризисного управления.
Занятия планируется проводить в период с 25 января по 25 февраля 2013 г.
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
О входящей корреспонденции в 2017 году читайте подробнее здесь.