Контроль исполнения документов – один из важнейших этапов работы любой организации. Из данного материала вы сможете подробно узнать о его разновидностях и всех тонкостях организации.
Из статьи вы узнаете:
- как качественно организовать контроль исполнения документов;
- из чего состоит система контроля исполнения;
- цели контроля исполнения документов в компании;
- какие существуют виды контроля;
- преимущества автоматизированного контроля исполнения документов.
Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Также с помощью правильной организации каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.
Организация контроля исполнения документов
В организации контроля документов в 2016 году можно выделить несколько главных задач:
- отслеживание хода исполнения на каждом этапе и фиксация информации о фактическом исполнении документов и распоряжений руководителя;
- обобщение и учет данных о ходе исполнения и его итогах, доведение этих сведений до руководства организации;
- внесение изменений по совершенствованию организации работы с деловыми бумагами и повышение исполнительности сотрудников.
Контроль исполнения документов
Для качественной организации контроля исполнения следует составить четкую последовательность действий. Для начала необходимо поставить на контроль документы, требующие исполнения. Далее необходимо удостовериться в осведомленности исполнителей о получении поручений. На этом этапе очень важно своевременное доведение сведений, иначе задержки могут возникнуть уже на этом этапе. По факту исполнения документ снимается с контроля и направляется в дело. Окончательным этапом становится анализ результатов, сбор статистики и информирование руководства. Именно такая последовательность позволит организовать четкий контроль за исполнением документов 2016 года.
Система контроля исполнения документов
Контроль исполнения, как правило, представляет собой целую систему, функционирующую на разных этапах. Она представляет собой:
- контроль своевременного выполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы созданных документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
- анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая система на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляется сотрудниками службы ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у работников, следящих за оформлением проектов документов.
Контроль содержания деловых бумаг входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом документообороте, специального подразделения в компании.
Цель контроля исполнения документа
Действенный контроль выполнения должен, прежде всего, осуществлять своевременное и качественное исполнение поручений, получение аналитической информации, которые помогут в оценке работы сотрудников, подразделений и всей компании.
Главная цель контроля исполнения документа – это обнаружение проблем, возникающих в процессе исполнения, и их решение. Грамотный подход к решению цели контроля позволит значительно улучшить эффективность во всей структуре организации.
Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение
Также контроль исполнения позволит определить время, которое требуется для выполнения того или иного поручения. В дальнейшем это позволит планировать аналогичные проекты и поручения, зная заранее приблизительные сроки их выполнения.
Виды контроля исполнения документов
Существуют различные виды контроля исполнения документов в 2016 году. Его можно осуществлять с помощью электронных журналов (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек, входящих в картотеку. В любую регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор, наименование вида, дата и регистрационный номер (индекс), заголовок к тексту, резолюция, сроки исполнения, отметка о выполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.
Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка о выполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.
Как организовать делопроизводство на базе системы электронного документооборота?
Для сбора данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указывается общее количество поручений и приказов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок, количество неисполненных или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения.
Автоматизированный контроль исполнения документов
Переход на СЭД значительно упрощает функцию контроля в организации и существенно сокращает время для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине в организациях с большим документооборотом. Автоматизированный контроль исполнения документов 2016 года дает руководителю возможность следить за ходом выполнения поручений и приказов в режиме реального времени. Также в электронных системах можно в любое время просмотреть сроки исполнения, не потратив при этом много времени на поиски. Кроме того, система автоматически напоминает исполнителям о приближении либо нарушении сроков. Следует заметить, что использование СЭД для автоматизации проектов позволяет оптимизировать как временные, так и человеческие затраты. Таким образом, дальновидный руководитель, вложив средства в автоматизированный контроль исполнения документов, делает выгодное вложение, которое очень быстро начнет давать свои результаты.