Аудит делопроизводства в организации

940
В настоящее время успех любой компании во многом зависит от высокой культуры работы сотрудников с документацией. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемую информацию, проконтролировать исполнение поручений, обеспечить сохранность материалов. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки документа и его дальнейшего движения зависит скорость получения необходимой информации. Рациональная работа с документами – залог успеха всей команды. Внутренний аудит дает возможность получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и избежать многих ошибок. О том, как провести аудит в компании, читайте в статье.
Делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (определение согласно ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), зародилось еще в ХVII в. На протяжении эпох менялись принципы работы с документами, выстраивалось отношение к данной сфере, делопроизводство расширяло свои границы.

В настоящее время в каждой организации образуется большое количество официальных документов. Кто-то не воспринимает делопроизводство как значимую часть деятельности компании, остальные, напротив, уделяют большое внимание развитию документационного управления, но и одни, и другие абсолютно уверены в том, что правильно оформленные документы – это лицо организации, а работа с ними должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность компании.

Организация рациональной работы с документационным материалом – основная задача службы ДОУ. Взглянуть по-новому на казалось бы отлаженный процесс документационного обеспечения управления или выстроить новую модель документооборота позволит аудит делопроизводства организации.

Традиционно термин «аудит» употребляется применительно к проверке финансовых показателей компании.

Согласно п.1 ст.1 Закона «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ, под аудитом понимается предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей, а также по оказанию сопутствующих аудиту услуг.

В более широком понимании аудит – это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. С этой точки зрения аудит делопроизводства – это анализ деятельности компании в области документационного обеспечения управления, включающий в себя проверку документации на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и внутренним локальным актам, а также организации работы с документами.

Виды аудита

1. В зависимости от того, будут ли привлечены к проверке сторонние специалисты или же проверка будет организована «своими силами», выделяют внешний и внутренний аудиты.

 Внешний аудит – проверка деятельности с привлечением внешних специалистов. Данный вид аудита позволит получить действительно независимую оценку, которая возможна только при «взгляде со стороны». Такой вид аудита приемлем в случае внедрения системы электронного документооборота, когда специалисты фирмы-разработчика ПО исследуют объект автоматизации, описывают схемы документооборота, выявляют виды документов, используемых в деятельности организации. Полученные результаты и варианты оптимизации представляют на согласование, а затем уже приступают непосредственно к автоматизации.

При внешнем аудите в группе аудиторов все же должен присутствовать представитель фирмы-заказчика аудита (желательно специалист службы ДОУ), поскольку некоторые нюансы могут быть скрыты от «внешних глаз». К тому же часто при внешнем аудите приоритеты могут быть отданы процессам документооборота, а не документированию информации. Только специалист службы ДОУ сможет проанализировать документы на соответствие внешним и внутренним нормам.

Внутренний аудит – мероприятие, осуществляемое собственными силами организации. Основная цель внутреннего аудита - контроль соблюдения сотрудниками компании требований законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Согласно ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (идентичен международному стандарту ISO 9001:2008), в организации, стремящейся к повышению удовлетворенности потребителей (клиентов) путем эффективного применения системы менеджмента качества, должны фигурировать 6 обязательных документированных процедур (стандартов), одна из которых – «Внутренний аудит». В данном внутреннем документе  возможно описать цели, принципы и правила проведения мероприятия.

2. С точки зрения планирования мероприятий возможны плановый и внеплановый аудиты.

Плановый аудит. Уместен в случаях, если компания стремится к постоянному контролю данной сферы, если актуальность и достоверность информации позволяет избегать штрафов и санкций. Такой аудит целесообразно проводить раз в год (предположим, в конце года), чтобы иметь возможность исправить выявленные ошибки «по горячим следам». Поскольку Аудит делопроизводства в организациизаконодательством Российской Федерации не закреплены обязательность и периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства, возможно проведение данного мероприятия и реже, однако параметры запланированной процедуры должны быть отражены в локальном нормативном акте.

Внеплановый аудит. Добровольный аудит, проводится по решению руководства компании, по инициативе службы ДОУ.

О необходимости проведения внепланового аудита могут говорить и такие факторы, как:

  • смена (увольнение, перевод) сотрудника, отвечающего за делопроизводство компании;
  • смена руководства компании;
  • необходимость приведения документации в соответствие с нормативными актами (после внесения каких-либо изменений).

Плановый и внеплановый аудиты могут быть как внешними, так и внутренними, в зависимости от того, какие цели преследует организация и каким бюджетом она располагает на данную процедуру.

Схема аудита делопроизводства компании

Вне зависимости от выбранного вида аудита проверку делопроизводства возможно построить по следующей схеме:

  1. Организационный этап. В данном случае определяется состав аудиторской группы, определяются цели, задачи и сроки проведения аудита.

Компании, серьезно подходящие к организации и развитию бизнеса, давно перестали рассматривать аудиторскую проверку как формальность, поэтому целями процедуры будут являться представление истинной картины деятельности, компетентная оценка и полезные рекомендации.

Согласно сформулированным целям отдается предпочтение внешним или же внутренним аудиторам.

В случае если выбор сделан в пользу внешних проверяющих, то следует обратить внимание на наличие у специалистов знаний не только общего делопроизводства, но и понимания специфики сферы деятельности предприятия. Внутренние же аудиторы, напротив, зачастую отлично разбираются в тонкостях своего направления, но оценка деятельности по ряду причин не всегда может быть объективной. В таком случае к проверке дополнительно следует привлекать незаинтересованных сотрудников компании (возможно, из других отделов, филиалов), а если аудит организован на постоянной основе, то в традиционный состав аудиторов включать новые персоны со свежими мыслями и идеями.

Сроки проведения аудита не должны быть слишком затянуты, поскольку любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Оптимальный период определяется индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от объема исследуемого материала и может составлять от двух до семи и более дней.

Решения, принятые на организационном этапе, следует отразить в распорядительном документе – приказе, который и будет служить основанием к проведению мероприятия (приложение 1). В случае если компания располагает внутренним стандартом, регламентирующим проведение аудиторских проверок, приказ может содержать не все указанные выше параметры или отсутствовать вовсе.

  1. Определение объекта аудита. Аудит делопроизводства может быть проведен как в организации в целом (ее филиале), так и в отдельно взятом структурном подразделении. В зависимости от выбранного объекта проверки формируется план мероприятия (приложение 2) и определяется перечень документов, подлежащих проверке (приложение 3).

Этап второй возможно объединить с первым, в этом случае решения, принятые по определению объекта и предмета проверки, отражаются в приказе, план мероприятия может служить приложением к приказу и пр.

План проведения проверки позволяет эффективно распределять работу междуспециалистами, разграничить зоны ответственности, определить сроки для каждого этапа процедуры. Планирование способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены реальные и потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно.

Перечень документов, подлежащих проверке, - документ, целью которого является не только помочь аудиторам провести проверку, но и позволить проверяемым подготовиться к этой проверке, заранее собратьвесь необходимый материал, не тратя в ответственный момент драгоценное время на его поиски на полках, в архивах и у ответственных лиц.

  1. Сверка документов. Процедура предполагает проверку наличия документов. Перечень необходимых документов каждая организация устанавливает самостоятельно. К часто встречаемым обязательным документам в сфере делопроизводства относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания), Методическая инструкция по делопроизводству, нормативные документы в сфере архивного делопроизводства.

Сверку документов возможно проводить по номенклатуре дел (список дел, образующихся в деятельности компании), которую каждый отдел согласно правилам делопроизводства формирует в конце текущего года на последующий календарный год.

Результаты сверки можно представить в таблице (табл. 1).

Таблица 1. Пример отражения результатов сверки документов

Документ в наличии

Документ в наличии, но требует актуализации

Документ отсутствует

Нормативные акты Российской Федерации в области делопроизводства

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. документации. Требования к оформлению документов» (копия);

 

- ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» (копия);

 

- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные коллегий Росархива 2002 (копия)

 

-//-//

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (копия)

Локальные нормативные акты

- Положение о службе ДОУ;

 

- Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ (копии);

 

- Инструкция по организации работы в автоматизированной системе (СЭД);

 

- Положение об архиве

- Методическая инструкция по делопроизводству;

 

- Регламент работы с обращениями граждан

- Правила работы с документами ограниченного доступа;

 

Распорядительные документы

- Приказы № 1-67;

 

- Приказы № 70 - 73

- Приказ № 68 «Об определении состава экспертной комиссии»

 

 Приказ № 74 «О наделении правом подписи организационно-распорядительных документов

- Приказ № 69 «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях» (документ утерян)

 Акты приема передач дел в архив от структурных подразделений № 1 – 15;

 

-Протоколы заседания Совета директоров № 1 – 11, № 13 - 14



 

-//-//



 

Протокол № 12 (документ находится в отделе контроллинга)

  1. Проверка документации – детальное изучение документов с целью выявления соответствия установленным требованиям, выявление ошибок.

Не ко всем распорядительным документам возможно применение параметра «Документ в наличии, но требует актуализации», поскольку представители службы ДОУ могут быть не осведомлены о кадровой ротации или смене функционала сотрудников. Однако необходимость в актуальности подобных документов высока и требует особого внимания; в данном случае возможно привлечение  к проверке таких документов специалистов смежных служб.

Правила оформления основных видов документов зачастую изложены в Методической инструкции по делопроизводству в организации; в случае ее отсутствия в качестве эталона (свода правил) возможно использовать  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то что ГОСТ носит рекомендательный характер, применение его уместно, поскольку унификация позволит избежать хаоса.

Табличная форма отражения результатов проверки документов весьма удобна, поскольку позволит увидеть типичные и уникальные ошибки, выявить основных «нарушителей» и впоследствии провести работу по разъяснению основных правил при оформлении документов (табл. 2).

Таблица 2. Пример отражения результатов проверки документации

Типичные ошибки (нарушения)

Уникальные ошибки (нарушения)

СП/сотрудники, допускающие ошибки

СП/сотрудники, допускающие ошибки

Приказы, распоряжения

Использование шрифтов, отличных от установленного фирменного шрифта

Отдел безопасности

Использование штрих-корректора для редактирования документа

Киселева О.А.

Отсутствие или несоответствие заголовка документа (краткого содержания) его сути

Отдел рекламы,

отдел ИТ

Употребление аббревиатур без расшифровок, что может привести к неоднозначной трактовке реалий

Отдел эксплуатации зданий и сооружений

Отсутствие дат согласования на листах согласования

Согласующее лицо –

Орлов П.П.

Использование формы документа, отличной от утвержденной

Свердлова К.Е.

Служебные записки

Отсутствие регистрации служебных записок

Отдел контроллинга

5. Анализ делопроизводственных процессов. Поскольку в понятие «делопроизводство» включена организация работы с документами, то при проверке следует обратить внимание на существующие схемы, правила документооборота, а также делопроизводственные процессы. Данный этап может и отсутствовать в плане аудиторов в случаях, если акцент сделан в пользу анализа документации. Однако если аудит предшествует внедрению электронного документооборота или вызван необходимостью корректирующих мероприятий в области документационного обеспечения управления, игнорировать его не стоит. Детальное изучение существующих процедур позволит оптимизировать работу не только службы ДОУ, но и всей организации в целом.

К основным делопроизводственным процессам принято относить такие процессы, как работа с входящими документами, создание (регистрация) исходящих документов, создание распорядительных документов.

Под процессами делопроизводства в данном случае понимается последовательность определенных операций (работ, заданий), совершаемых сотрудниками компании для решения какой-либо задачи в рамках документационного обеспечения. Можно также сказать, что процесс – это последовательная смена состояний документа в его жизненном цикле, поэтому для наглядности его визуализируют при помощи схем (рис. 1,2,3).

Каждый этап (стадия) делопроизводственного процесса включает в себя одно или несколько действий, которые производятся в соответствии с определенными правилами.

Требования к стадиям указанных процедур зачастую отражены в локальных нормативных актах, например, в Методической инструкции по делопроизводству или регламентах по работе с бизнес-процессами. Соблюдение зафиксированной технологии работы с документами является залогом успешного функционирования всей организации, однако на практике случается так, что выполнение правил затрудняется в связи с их некорректностью или недостаточной осведомленностью сотрудников, задействованных в процессе. Поэтому при анализе делопроизводственных процедур необходимо предварительно изучить требования, изложенные в нормативных материалах, а затем определить важные в каждом конкретном случае параметры для сопоставления ожидаемыхпоказателей с реальными.

Как правило, информация, позволяющая судить о соблюдении/несоблюдении утвержденных правил, содержится в карточках электронных документов в случае, если в компании введен электронный документооборот, или в журналах регистрации, передачи документов и на прочих бумажных носителях при традиционном документообороте.

Подобное сравнение «нормы» и «факта» в рамках аудита делопроизводства позволит легко выявить основные проблемные зоны и откорректировать при необходимостипроцесс работы (табл. 3).

Таблица 3. Пример отражения результатов анализа делопроизводственных процессов

Регистрация входящих документов

Прием и первичная обработка входящих документов

В службе ДОУ

В службе ДОУ

В службе ДОУ в день поступления документов

Документ № 123 зарегистрирован через три дня после поступления в организацию

Заполнение карточки документа в СЭД/отражение информации в журнале регистрации

Заполнение полей

«Адресант»,

«№ и дата адресанта»;

«Заголовок (краткое содержание) документа»;

«Информация о приложениях»

Не заполняется поле «Информация о приложениях»

Сброшюрованные приложения, не подлежащие сканированию, передаются лично адресату, отсутствие информации о том, кому передан материал, может привести к его утере

Создание распорядительных документов

Создание проекта документа

В структурном подразделении

В структурном подразделении

Согласование документа

Обязательное согласование в службе ДОУ, юридическом департаменте

Приказы № 34,67 не проходили согласование юристами

6. Оформление отчетов по аудиту. По завершении аудита аудиторы должны составить отчет о текущем состоянии делопроизводства, зафиксировать выявленные недостатки. Отчет может быть исключительно информативным, т.е. излагать только факты без пояснения причин сложившейся ситуации, или же, напротив, содержать элементы анализа проблемы (аналитики).

В таком документе будут представлены данные, разъяснена их суть, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и отражены рекомендации. Форма отчета в данном случае не принципиальна – отчет, справка о проведенной проверке, протокол и т.п. за подписью председателя или всех членов аудиторской комиссии (приложение 4, 5).

7. Подготовка рекомендаций по устранению выявленных нарушений (ошибок). Поскольку целью аудита делопроизводства является не только отражение объективной картины дел, но и возможность впоследствии скорректировать рабочий процесс, то подготовка рекомендаций по устранению нарушений является важной, неотъемлемой частью проверки.

Целесообразно данный этап выразить в плане устранения нарушений с указанием сроков и ответственных лиц (приложение 6); также рекомендации могут быть отражены и в отчете (справке) о проведенной проверке. В таком случае предложения по оптимизации рабочего процесса будут носить общий характер, разработка детального плана возлагается непосредственно на представителей структуры, в которой проводился аудит (см. п. 6) (приложение 5).

В заключение следует отметить, что указанный алгоритм проведения аудита делопроизводства может быть преобразован в зависимости от специфики организации, однако основные цели и задачи останутся все же неизменными – аудит позволит реорганизовать работу службы ДОУ таким образом, чтобы в современных условиях документационное управление не представляло собой бюрократический процесс.

Аудит делопроизводства – отличный способ получить достоверную информацию о фактическом уровне документационного обеспечения управления и профессиональной компетенции сотрудников; организованный на постоянной основе - это еще и метод контроля деятельности специалистов службы ДОУ и других структурных подразделений по совершенствованию рабочего процесса, без которого невозможно ни применить мотивацию, ни поставить задачи, ни определить сильные и слабые места. Многоаспектность аудита, возможность с его помощью решить комплекс вопросов, связанных с формированием корпоративной памяти организации, позволяет выделить его как средство создания имиджа стабильной, ориентированной на высокие результаты компании.

 

Приложение 1

Общество с ограниченной ответственностью «Маяк»

(ООО «Маяк»)

ПРИКАЗ

____10.08.2012__                                                                            №________118______

г. Краснодар

О проведении аудита делопроизводства

В связи с необходимостью оптимизации рабочего процесса в области делопроизводства в ООО «Маяк» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Создать комиссию для проведения внутреннего аудита делопроизводства в следующем составе:

Тарасова С.Б.

-

заместитель директора по общим вопросам, председатель комиссии.

Члены комиссии:

Архипов С.Г.

-

руководитель отдела контроллинга;

Кусакина Т.В.

-

главный специалист службы ДОУ;

Ющенко В.Н.

-

архивариус сектора архивного делопроизводства службы ДОУ.

2. Комиссии:

2.1. провести аудит делопроизводства в исполнительном аппарате и филиалах Общества в срок до 16.08.2012;

2.2. результаты аудита отразить в акте за подписью председателя комиссии;

2.3. акт о проведенной проверке представить генеральному директору в срок до 22.08.2012.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                              Н.Н. Петров

О.А. Онищенко,

1586

 

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Маяк»

__________________________Н.Н. Петров

________________ 2012

ПЛАН

проведения аудита делопроизводства

№ п/п

Мероприятие

Ответственные

Срок

Результат по данному направлению

Прим.

1

Организация работы комиссии (определение целей проверки, утверждение перечня проверяемых вопросов, распределение зон ответственности)

Председатель комиссии

10.08.2012

Совещание

2

Уведомление о проведении проверки (ознакомление с перечнем проверяемых вопросов, обозначение сроков проверки, запрос необходимых материалов и пр.)

Председатель комиссии

11.08.2012

Совещание в СП, филиале

Возможно

направление приказа, дополнительных материалов без проведения совещания

3

Изучение нормативных материалов

Председатель и члены комиссии

11.08.2012 – 13.08.2012

-

4

Подготовка рабочих материалов для проведения проверки

Председатель и члены комиссии

11.08.2012 – 13.08.2012

Шаблоны документов, таблицы, содержащие основные параметры проверки

См. таблицы в статье

5

Проведение проверки

Председатель, члены комиссии

14.08.2012 – 16.08.2012

Рабочие материалы, на основании которых будет сформирован отчет

6

Обсуждение предварительных результатов

Председатель, члены комиссии, представители проверяемой структуры

16.08.2012

(17.08.2012)

Совещание в СП, филиале

7

Оформление отчета о проведенной проверке

Председатель комиссии

21.08.2012

Отчет

В форме, принятой в организации

8

Утверждение/ рассмотрение директором отчета, ознакомление заинтересованных лиц

Председатель комиссии

22.08.2012

Отчет

Ознакомление заинтересованных лиц возможно провести дистанционно путем направления копий или лично с подтверждением факта ознакомления путем проставления личной подписи ознакомившихся

Председатель комиссии                                                                                        С.Б. Тарасова

 

Приложение 3

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Маяк»

__________________________Н.Н. Петров

________________ 2012

ПЕРЕЧЕНЬ

вопросов, проверяемых при осуществлении аудита делопроизводства

п/п

Проверяемый вопрос

Делопроизводство и документационное обеспечение

1

Наличие Положения о службе ДОУ (канцелярии, секретариате)

2

Наличие должностных инструкций работников службы ДОУ (канцелярии, секретариата)

3

Наличие Методической инструкции по делопроизводству

4

Наличие нормативно-правовых документов, регламентирующих работу службы ДОУ (канцелярии, секретариата)

5

Наличие научно-справочного материала

6

Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции

7

Подготовка, оформление и регистрация исходящих писем

8

Требования к оформлению ОРД

9

Порядок оформления ОРД

10

Требования к оформлению протоколов

11

Требования к оформлению актов

12

Требования к оформлению служебных записок

13

Требования к оформлению положений, правил, инструкций

14

Порядок работы с контрольными документами

15

Проверка охранного режима

Архивное делопроизводство

1

Наличие специального помещения под архив, его соответствие нормативным требованиям

2

Проверка светового режима

3

Проверка температурно-влажностного режима

4

Проверка охранного режима

5

Наличие Положения об архиве

6

Наличие Положения об экспертной комиссии

7

Наличие должностных инструкций работников архива

8

Наличие научно-справочного аппарата

9

Правильность составления описей дел постоянного хранения

10

Правильность составления описей дел по личному составу

11

Порядок составления сводной номенклатуры дел

12

Правильность составления актов приема-передачи дел в архив

13

Порядок формирования дел

14

Правильность составления актов об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

15

Порядок ведения журнала учета выдачи дел во временное пользование

16

Порядок ведения журнала регистрации выдачи архивных справок, копий выписок из документов, исходящей корреспонденции

17

Наличие копий архивных справок, выданных по запросам граждан, документов (заявлений, запросов, справок, приписок) к ним

18

Порядок размещения документов в хранилище

Председатель комиссии                                                                                     С.Б. Тарасова

__________________2012 г.

 

Приложение 4

Шаблон акта о проведенной проверке

Общество с ограниченной ответственностью «Маяк»

(ООО «Маяк»)

_________________________________

АКТ

_________________ №_________

_____________________________

(место составления)

Проведенной проверки

На основании___________________________________________________________

комиссией в составе____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

проведен внутренний аудит делопроизводства.

В рамках проверки рассмотрены следующие документы:

п/п

Индекс дела (согласно номенклатуре)

Заголовок

Дата и номер документа (при наличии)

Прим.

1

2

3

4

5

Проанализированы ______________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Выявлены следующие нарушения:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Председатель комиссии                                                                                         С.Б. Тарасова

 

Приложение 5

СПРАВКА

по итогам аудита деятельности ООО «Маяк»

в области делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности

16.08.2012 проведен анализ деятельности ООО «Маяк» в части организации документооборота компании, работы с организационно-распорядительными документами, приема и обработки входящей корреспонденции, подготовки и отправки исходящей корреспонденции, работы сотрудников с внутренними документами, организации архивного делопроизводства. Проверка проводилась выборочно, с уведомлением генерального директора Петрова Н.Н..

При работе с документами компании присутствовал менеджер по персоналу Гавриленко Е.В.

В ходе анализа выявлены следующие недостатки:

1.   В организации документационного обеспечения управленческой деятельности:

1.1. Отсутствует нормативная база (Инструкция по делопроизводству, локальные нормативные акты).

1.2. Общие бланки, бланки организационно-распорядительных документов содержат не все обязательные реквизиты. ОРД оформляются на не оригинальных бланках (черно-белых копиях).

1.3. Не проработаны стадии жизненного цикла организационно-распорядительного документа (создание, печать, согласование, подписание, регистрация и пр.).

1.4. Отсутствует алгоритм контроля исполнения поручений, резолюций.

1.5. Не проработан процесс обработки и регистрации входящей корреспонденции (регистрация производится в двух журналах и пр.), а также подготовки, оформления и регистрации исходящих писем. Отсутствует утвержденный перечень документов, не подлежащих регистрации.

1.6. Отсутствует учет внутренних документов.

1.7. Штампы, печати требуют актуализации.

2.   В графическом и стилистическом оформлении документов:

2.1. Не выдержаны границы документа.

2.2. Реквизиты, используемые в документах (адресат, заголовок документа, грифы утверждения, исполнитель и пр.)  не соответствуют утвержденным ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.3. Отсутствует адресная регламентация документов.

2.4. Отсутствует нумерация страниц в документах.

2.5. В организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях) встречаются аббревиатуры, сокращения без каких-либо ссылок, уточнений, расшифровок, что может привести к неоднозначной трактовке упоминаемых реалий.

2.6. Отсутствует единообразие в оформлении некоторых текстовых элементов (оформление дат, должностей, графического материала и пр.).

2.7. Отсутствуют листы согласования, листы ознакомления, листы замены приложений.

3. В организации архивного делопроизводства:

3.1. Необходима актуализация следующих документов: Положения об архиве, Положения об экспертной комиссии, сводной номенклатуры дел.

3.2. Частично отсутствуют описи дел, акты приема-передачи дел в архив от структурных подразделений, журнал учета выдачи дел во временное пользование, журнал учета выдачи архивных справок.

Методические рекомендации

для оптимизации рабочего процесса

1. Организовать разработку и внедрение Методической инструкции по делопроизводству в ООО «Маяк», отвечающей современным условиям работы в области управленческой документации, а также соответствующей международным стандартам системы менеджмента качества.

2. Организовать оформление бланков компании, уточнить их использование. Актуализировать печати и штампы.

3. Проработать основные делопроизводственные бизнес-процессы (при необходимости документально закрепить).

4. Ввести необходимые документы: перечень документов, не подлежащих регистрации, журнал учета проверок, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, журнал учета выдачи дел во временное пользование, журнал учета архивных справок и пр.

5. Сгруппировать документы в дела по основной деятельности в дела, обеспечить наличие всех документов (при необходимости завершить оформление). Организовать оформление описей дел, актов приема-передачи дел в архив от структурных подразделений.

6. Актуализировать следующие документы: Положение об архиве, Положение об экспертной комиссии и пр.

7. Обеспечить оформление сводной номенклатуры дел на 2013 год, разработать делопроизводственные индексы структурных подразделений.

8. Организовать работу архива в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

9. Организовать размещение методических рекомендаций, правил, шаблонов документов, реестров регистрации и пр. в сетевой общедоступной электронной библиотеке.

17.08.2012                                                                                                   И.А. Шияневская

Приложение 6

ПЛАН

реализации предложений по устранению недостатков, выявленных в ходе аудита делопроизводства

п/п

Проводимые мероприятия

Исполнители

Срок

исполнения

Осуществляет

контроль

Отметка о

выполнении

1.1

Организовать разработку и внедрение 
Методической инструкции по делопроизводству
в ООО «Маяк», отвечающей современным
условиям работы в области управленческой документации, а также соответствующей
международным стандартам системы
менеджмента качества

Служба ДОУ

До

10.09.2012

Генеральный директор

1.2

Организовать ознакомление сотрудников
компании с Методической инструкцией
по делопроизводству

Служба ДОУ

До 15.09.2012

Руководитель службы ДОУ

1.3

Организовать оформление бланков
компании (заказать бланки, отпечатанные
типографским способом)

Служба ДОУ

До 20.09.2012

Директор

1.4

Издать приказ о правилах использования
бланков

Служба ДОУ

До 22.09.2012

Директор

И. А. Шияневская, менеджер проектов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль