Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан. В настоящей статье мы рассмотрим вопросы организации проведения аудита кадровой документации и поделимся методикой его проведения.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации?

Разные словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»).

Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»:

аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Опираясь на это определение, можно сделать попытку переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере следующим образом:

аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины проведения аудита 

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны. Мы постарались объединить все причины в две большие группы:

Как видно, даже перечень «мирных» причин довольно внушительный. Причем, нередко потребность в проведении аудита обуславливается сразу несколькими причинами.

Цели и задачи проведения аудита

К целям  и задачам проведения аудита кадровой документации можно отнести следующие:

•  определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
•  определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;
•  проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
•  выявление «пробелов» в кадровых документах и определение путей их ликвидации;
•  определение направления совершенствования работы с кадровой документацией;
•  оптимизация системы учета документации;
•  проведение предварительной работы по составлению графика документооборота;
•  определение объема работы с кадровой документацией;
•  определение состава работающих, выявление категорий «льготников»;
•  подготовка документов для архивного хранения;
•  создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
•  определение отношения кадровика к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Состав аудируемой документации

Один из наиболее сложных вопросов – определение состава аудируемой документации. Между тем, именно решение этого вопроса будет напрямую влиять и на количество затраченного времени, и на количество людских ресурсов, задействованных в мероприятии.

Таким образом, прежде чем приступать к проверке, определите, какие именно документы подлежат аудиту.

Состав аудируемой документации определяется:

• целями и задачами аудита;
• распоряжениями контрольно-надзорных органов;
• ситуационным развитием событий;
• характером конфликтной ситуации с работником;
• пожеланиями  (требованиями) кадровиков, коллег и руководства;
• требованиями локальных нормативных актов и (или) законодательства.

Так, перечень документов, которые следует проверить, может содержаться в решении о назначении проверки в отношении работодателя. Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом «поднять» все документы, касающиеся этого дела. Нередко новое руководство ставит задачу перепроверить все документы, создававшиеся в кадровой службе. В локальных нормативных актах некоторых организаций (инструкциях по делопроизводству и т.п.) также задается периодичность обращения к аудиту (каждый год, один раз в несколько лет).

Как определить состав кадровой документации? На что можно опереться? 

Прежде всего, можно опереться на требования законодательства. Так, если в ст. 68 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ четко говорится о необходимости издания приказа о приеме на работу, значит, такой документ должен быть у каждого работодателя. В локальных нормативных актах часто указывается, какой комплект документов применительно к каждой кадровой операции необходимо создать. Допустим, если в инструкции по делопроизводству сказано, что при ознакомлении с должностной инструкцией работник расписывается в отдельном журнале, значит, такой журнал должен быть.

Иногда определенные «пожелания» высказывают чиновники.

Например, в письме от 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дает «совет»: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение. Хотя о необходимости подписания дополнительного соглашения в этом случае Трудовой кодекс РФ не говорит. Да и трудовые договоры с работниками крайне часто дают ссылки на разные документы, которых нередко у работодателя нет в наличии: положение об оплате труда, положение о премировании, должностную инструкцию и др.

Определенные представления, какие документы относятся к числу кадровых, дает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Вот те вопросы, которые должны задать себе участники рабочей группы по проведению аудита кадровой документации: зачем на самом деле мы это делаем (т.е. в  чем причина проведения мероприятия), какова наша цель, чего мы хотим этим достичь и т.п.

Сколько вы готовы уделить времени аудиту? 

Скорее всего, аудит придется совмещать с выполнением повседневных обязанностей. И это составит проблему для всех участников рабочей группы. Определение примерного времени позволит решить и связанные с ним вопросы: посчитать количество участников процедуры, установить место проведения аудита. А если вы планируете провести аудит силами привлеченных со стороны экспертов, то еще и подсчитать стоимость услуги.

При планировании аудита чрезвычайно важно выбрать оптимальный метод анализа кадровой документации. Выбирать придется из двух методов: сплошной и выборочный.

Сплошной метод предусматривает анализ всей кадровой документации, включая средства учета документов (журналы, книги учета и т.п.). При выборочном методе анализируется часть кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Используя этот метод, надо четко определить, какое количество документов будет просмотрено. Это количество можно определить и в процентах от общего числа имеющейся документации. Причем, смотреть документы не обязательно в том порядке, в каком они размещены в деле.

Например, перед вами стоит задача: просмотреть 10% приказов о приеме на работу за 2013 г. Вы можете открыть папку и смотреть эти 10% приказов в порядке их создания (№ 1, № 2, № 3 …). Но допускается и просмотр другим способом, например: № 1, № 5, № 11, № 21 – чтобы в целом тоже получилось 10% от просмотренного. Надо ли говорить, что выборочный метод позволить сэкономить и человеческий ресурс, и временной?

Приглашать ли внешних экспертов?

Обязательно поднимите вопрос о допуске посторонних лиц к «секретным» документам. При определении состава конфиденциальных документов надо помнить, что не являются конфиденциальными в соответствии с постановлением РСФСР от 05.12.1991 №  35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» следующие документы:

• учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежах;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

• персональные данные (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006  № 152-ФЗ, ст. 3);
• сведения о частной жизни лица, составляющие его личную или семейную тайну (Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ, ст.137);
• информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении – врачебная тайна (Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», ч. 1 ст. 13);
• сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст.  6).

Как видно, с конфиденциальной информацией разного рода кадровик сталкивается ежедневно.

Например, факт обращения за медицинской помощью подтверждается листком нетрудоспособности, который непременно проходит через руки кадровика. А потому важно взять с приглашенных экспертов подписку о неразглашении этих сведений. Ограничить их доступ к конфиденциальной информации во многих случаях просто невозможно. Так, если запретить пользоваться персональными данными, то они не получат возможности ознакомиться с содержанием приказов, личных карточек, поскольку фамилия, имя, отчество, как и многие другие сведения о сотруднике – это персональные данные.

Как можно рассчитать и оптимизировать время на аудит?

Скорее всего, руководство будет интересоваться тем, сколько времени займет аудит. Рекомендуем вам для понимания этой ситуации воспользоваться «старыми» нормативными документами. Это могут быть:

1. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утв. постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57).
2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72).
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152).
4. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утв. постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17-42).
5. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (утв. постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 6.07.1989 №233/13-15).

Хорошо видно, что разработчики активно занимались вопросами нормирования в конце 80 – начале 90-х годов. Предполагалось, что принятые нормы будут периодически пересматриваться и корректироваться. Вот почему некоторые из перечисленных документов требуют делать поправку на современную эпоху.  И все же формулы, заложенные в них, и выводы не потеряли актуальность и по сей день.

Что еще позволит сократить время на аудит?

 Минимизировать временные затраты поможет, во-первых, выбор правильной последовательности анализа документов, во-вторых, эффективное распределение функций внутри рабочей группы. Ну и, конечно же, выборочная проверка документов, о чем мы уже говорили.

Одна из основных ошибок кадровых аудиторов заключается  в том, что они не знают, с чего начать проверку. Нередко члены рабочей группы беспорядочно листают то одну папку, то другую. Такой подход нельзя признать верным. Не следует перекидываться на другое дело, не закончив предыдущего. Таким образом, крайне важным представляется определение последовательности анализа документации. Выделите ведущий критерий. Аудит кадровых документов можно проводить по разным критериям:

• по кадровым операциям;
• по каждому сотруднику;
• по степени значимости документов;
• по хронологии создания;
• по ситуациям;
• по степени востребованности документа;
• по процедуре принятия (утверждения);
• по системе учета;
• по полноте сведений (комплектности);
• по группе (виду) документов.

Допустим, вы решили последовательно отследить правильность оформления каждой кадровой операции. Значит, сначала будем просматривать документацию о приеме на работу каждого сотрудника, затем перейдем к отпускам каждого сотрудника и т.д.

Можно проводить проверку и в другом порядке: для начала проанализировать наиболее значимые документы на предмет их соответствия законодательству. В делопроизводстве чем важнее документ, тем более продолжительный срок хранения он имеет.

Таким образом, опираясь на сроки хранения документации, названной в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08. 2010 № 558), начинаем с тех документов, для которых определены постоянные сроки хранения.

В целом важно не только проанализировать каждый документ с точки зрения соответствия его содержания установленным требованиям законодательства, но еще и посмотреть, насколько правильно он составлен с позиции делопроизводства. Так что придется постоянно иметь перед глазами базовые документы по делопроизводству:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65-ст);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33); 
• Закон «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991  № 1807-1;
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477);
• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»;  
• постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Если руководство и внешние эксперты усомнятся в вашей правоте относительно корректности составления документа, то придется продумать, на что вы будете опираться в подтверждение своей позиции. Помните: веским аргументом будет апеллирование к нормам законодательства о труде (включая документы международного характера). Многие нормы имеются в соглашениях,  подписываемых на разных уровнях социального партнерства.  Спорные вопросы можно урегулировать в локальных нормативных актах (например, установить перечень документов, создаваемых при переводе на другую работу). И, конечно же, обратите внимание на трудовые договоры: ведь часть условий труда определяется соглашением сторон, а это значит, что есть возможность сопоставить содержание того или иного документа и текст трудового договора.

Не надо забывать и про компетентные мнения: разъяснения Минтруда России и Роструда, комментарии видных юристов, позицию судебных органов. Не поленитесь просмотреть те замечания, которые были вынесены по итогам предыдущих проверок. Это значит, что и в следующий раз проверяющие будут обращать внимание на те же ошибки и недочеты.

Как убедить директора, что проводимая вами работа заслуживает его одобрения и поддержки?

Конечно, аргументы могут быть разными. Вполне возможно, что его убедят цитаты из законодательства, устанавливающего различные виды  юридической ответственности: материальную, административную, уголовную, дисциплинарную, имущественную. Если такими методами его убедить не удалось, то попробуйте другие.

Например, сообщите, что аудит кадровой документации позволит оптимизировать организационную структуру и численность сотрудников, пересмотреть условия и нормы труда, да и просто «быть во всеоружии» на случай любой проверки.

Итак, подведем итоги нашей подготовительной работы. Что обязательно нужно сделать для успешной организации аудита кадровой документации?

• определить цели и задачи аудита;
• определить объем изучаемых документов;
• выбрать метод анализа документации;
• подсчитать временные затраты;
• подсчитать людские ресурсы, задействованные в аудите;
• выбрать последовательность исследования документов;
• издать распорядительный документ и (или) локальный нормативный акт;
• создать рабочую группу;
• распределить функции в рабочей группе;
• определить порядок фиксирования недостатков;
• определить порядок взаимодействия с коллегами;
• определить и согласовать стоимость участия независимых экспертов и консультантов;
• сформировать график аудита.

Вот основные шаги, которые следует пройти сотруднику, назначенному ответственным за проведение аудита кадровой документации. Помните, что большой путь начинается с маленького шага – дерзайте, и тогда следующее подобное мероприятие уже не будет вызывать у вас никаких трудностей.

Французова Л.В., практикующий юрист