Способы защиты договора от подделки и организация оперативной работы с договорами в организации

79
Как защитить договор от недобросовестных контрагентов? Существует несколько эффективных способов защиты. Поскольку использование различных способов защиты договоров от подделок подразумевает и дополнительные расходы, то постараемся проанализировать вышеуказанные способы и оценить их.

Способы защиты договора

Использование различных способов защиты договоров от недобросовестных контрагентов, конечно же, защитит вашу компанию от  многих непредвиденных ситуаций, возникающих при работе с договорами.

Например, нелегко заметить замену одной или нескольких страниц договора, а ведь это может быть сделано умышленно. Иногда при пересылке договора просто может затеряться одна страница, и только используя парафирование страниц (с указанием номера листа и общего количества листов в договоре), легко обнаружить отсутствие одного или нескольких листов договора.

  Посмотрим, какие же способы существуют.

Использование фирменных бланков с защитными свойствами

В настоящее время очень интенсивно создаются все новые средства защиты, основанные на последних достижениях в различных областях физики, химии, микроэлектроники, полиграфии и др., что существенно расширяет возможности предохранения документов от подделки. Сегодня в мировой практике используется многоуровневая система защиты, сочетающая в себе широкий спектр разнообразных способов и средств.

На заметку!

Способов защиты от подделки чрезвычайно много, и их число растет с каждым годом.

Изготовление фирменных бланков с различной степенью защиты позволяет заказчику сформировать собственный оригинальный и изысканный стиль с использованием индивидуальных водяных знаков на бумаге (в случае необходимости). Причем эта бумага пригодна для печати на принтерах, для использования в копировальной технике.

С использованием фирменной бумаги заменить страницу в договоре становится практически невозможно. Однако использование фирменной бумаги с защитными свойствами предполагает дополнительные расходы, которые может позволить себе далеко не каждая компания. Использовать этот способ защиты или нет, должно решить руководство компании, оценив все риски.

Парафирование и визирование

Практика парафирования пришла к нам из международного права.

Парафирование является формой подтверждения согласия с выработанным в результате переговоров текстом документа путем нанесения представителями сторон своих подписей на каждой его странице.

СЛОВАРЬ

Парафирование международного договора – подтверждение аутентичности текста договора инициалами уполномоченных договаривающихся государств; свидетельствует, что данный текст является окончательным. Может относиться как ко всему договору, так и к отдельным его статьям.

Во многих компаниях парафирование каждой страницы договора (контракта) тем лицом, которое его подписывает, применяется к отдельным видам договоров. Это обусловлено тем, что ни один из руководителей не сможет парафировать все Способы защиты договора от подделки и организация оперативной работы с договорами в организациистраницы всех заключаемых договоров (контрактов). Это и понятно, объять необъятное невозможно. Поэтому в Положении о договорной работе целесообразно предусмотреть те виды договоров, которые должны парафироваться лицом, подписывающим его.

Здесь можно рекомендовать парафировать страницы всех международных контрактов, договоров, заключаемых на определенную сумму, например все договоры на сумму свыше 3 000 000 рублей, а также те договоры, в которых парафирование каждой страницы предусмотрено контрагентом.

Дополнительное условие о парафировании каждой страницы договора может быть прописано в самом тексте договора в разделе «Дополнительные условия» и предусмотрено в колонтитуле каждой страницы договора. В остальных случаях возможно визирование листов договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в  организационно-распорядительных документах организации.

Такое право может быть предоставлено начальнику юридической службы или начальнику отдела документооборота. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:

  •  название организации;
  •  номер листа договора из общего числа листов, например «Лист № 8 из 12 листов»;
  •  подпись уполномоченного работника.

Штамп для визирования проставляется на оборотной стороне каждого листа договора. При этом следует заметить, что если парафирование подразумевает наличие подписей каждой из сторон на каждом листе, то визирование может быть односторонним, это защитит интересы именно вашего предприятия. Контрагенты, как правило, принимают одностороннее визирование каждой страницы договора. Парафирование каждой страницы договора занимает много времени у руководителя, но и визирование каждой страницы договора уполномоченным лицом также является достаточно трудоемким процессом, так как сначала проставляется штамп на обороте каждой страницы договора, а затем каждую страницу всех экземпляров договора визирует уполномоченное лицо.

Прошивание договора

Прошивание договора может осуществляться с левой стороны каждой страницы договора, по центру, так называемое «на две дырки», при использовании такого способа левое поле должно быть не менее 3,5 см. Данный способ используется для объемных документов.

Второй способ прошивания текста договора осуществляется в правом верхнем углу, так называемое «на одну дырку» или «угловой способ». Обычно такой способ используется, если документ не объемный.

Рассмотрим, как технически выполняется прошивание  «угловым способом».

Перед направлением договора на подпись руководителю предприятия (уполномоченному лицу) он должен быть прошит, для прошивания используют ленту (либо прочные нитки, специальный тонкий шнур):

  • в правом верхнем углу (оборотная сторона последнего листа договора) необходимо проделать отверстие дыроколом таким образом, чтобы оно не захватило текста договора;
  • взять ленту, примерно 40 см, сложить ее пополам и продеть в приготовленное отверстие с той стороны, на которой будет сделана заверительная надпись, затем оставшиеся концы нити продеть в петлю нити, которая находится с другой стороны таким образом, чтобы получился узелок;
  • на хвостики нити приклеить бумажный квадрат (прямоугольник), который по диагонали больше диаметра круглой печати; бумажный квадрат (прямоугольник) должен содержать следующую надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ____ листов». Количество листов указывается не только в цифрах, но и прописью;
  • количество скрепленных листов заверяется подписью лиц, подписавших договор, при этом бумажный квадрат может содержать информацию о подписантах с каждой стороны:

От исполнителя: директор А.К. Корискин;

От Заказчика: генеральный директор О.К. Лубин.

  •  подписи проставляются от каждой стороны с захватом части квадрата;
  • сверху ставят печать каждой организации с захватом части квадрата и подписи.

Именно такое расположение оттисков печатей и подписей помогает избежать подделки документов. Прошивание договоров способом «на две дырки» выполняется  работниками, как правило, без проблем, и  дополнительных вопросов не вызывает.

Требование обязательного прошивания договора возникает , например,  и  при необходимости получения нотариально заверенной копии договора, объем которого превышает более чем один лист, т.к. в соответствии со ст. 45 "Основ законодательства о нотариате" (ред. от 05.07.2010) от 11.02.1993 4462-1 «…В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью."

Проставление штампа

 Защитить договор от подделок также можно проставлением специально изготовленного штампа (без подписи и указания листов), с эмблемой и наименованием организации, на оборотной стороне каждого листа договора. Данный вариант не фиксирует количество листов в договоре, но на проставление штампа тратится гораздо меньше времени, чем во втором способе. И даже этот способ обеспечивает вам хоть и примитивную, но все же защиту от подделки документа.

Какой способ защиты договора выбрать?

Следует заметить, что первый из предложенных способов является наиболее дорогостоящим для организации. Второй способ достаточно трудоемкий. При использовании третьего способа защиты договоров следует иметь в виду, что прошивание также является достаточно трудоемким процессом, особенно при наличии большого количества договоров в организации, и требует дополнительных трудозатрат, а значит, и дополнительных расходов. Все это необходимо учитывать при выборе одного из способов.

Из четырех перечисленных способов защиты договоров от подделки вы можете выбирать любой, и не только один. На практике в организациях, как правило, используется не один способ. При этом выбор любого из способов должен быть закреплен в Положении о договорной работе.

На заметку!

Как правило, на практике в организациях используется несколько способов защиты договоров.

Сделаем одну оговорку. Использовать вышеперечисленные способы защиты договоров вы сможете только в том случае, если сделки заключаются в письменной форме в виде одного документа на бумажном носителе. В последнее время значительно возросло количество сделок, заключаемых в электронном виде, на которые данные способы защиты не распространяются.

Об организации оперативной работы с договорами, способах их регистрации, читайте в следующем номере журнала.

Е. Г. Юсипова, заместитель начальника правового управления,
начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль