В нашей стране основным видом информационных ресурсов, которым уделяется повышенное внимание, являются официальные документы, фиксирующие управленческую деятельность. Как в государственных, так и в коммерческих организациях, именно официальные документы традиционно служат главным (и, зачастую, единственным) объектом целенаправленного управления. К ним применяются веками отработанные правила создания, обработки и хранения. Прочие же виды информации (независимо от ее реальной ценности), как правило, остаются вне поля зрения делопроизводственных служб и архивов организаций.
На западе уже достаточно давно и успешно применяется более широкий и универсальный подход к управлению всеми видами информационных ресурсов, включая документы. Такой подход основан на концепции «Enterprise Content Management» (ЕСМ). Данная концепция рассматривает управление документами в контексте формирования более обширной корпоративной системы управления информацией, охватывающей все значимые для организации виды информационных ресурсов независимо от формы их представления.
За рубежом сегодня уделяется значительное внимание выработке комплексных подходов к управлению информационными ресурсами. Концепция ЕСМ нашла отражение в целой серии международных стандартов, обобщающих современные «лучшие практики» управления документами, выработанные специалистами данной отрасли из Европы, США, Канады, Австралии. Активную исследовательскую и образовательную деятельность по продвижению концепции «Enterprise Content Management» (ЕСМ) ведет также Международная профессиональная организация в области управления информацией – AIIM International[1].
Понятие «ЕСМ»
Согласно определению AIIM, «ЕСМ – это набор стратегий, методов и инструментов, используемых для сбора, обработки, хранения и распространения документов и иной информации, относящихся к процессам управления».
Стратегии и инструменты ECM позволяют управлять любой неструктурированной информацией организации независимо от того, где она создается. ECM ориентируется на работу с информацией в любом виде, включая документы, графические образы, аудио и видео-файлы, сообщения электронной почты, факсы и т.д. – независимо от типа данных и формата. Основная 
задача ECM состоит в поддержке полного жизненного цикла информации.
Ключевая особенность определения, сформулированного AIIM, состоит в понимании ЕСМ одновременно как сочетания трех элементов:
-
стратегии комплексного управления информационными ресурсами («strategy»);
-
практической деятельности по реализации данной стратегии («practice»);
-
информационных систем и технологий, поддерживающих данную деятельность («technology»).
Данное определение отражает одну из важных особенностей концепции ЕСМ: сегодня формирование эффективной стратегии и реальной практики управления информацией невозможно без применения современных информационных технологий. Иными словами ЕСМ-технологии становятся неотъемлемой частью информационной инфраструктуры организации, а эффективность управления ставится в прямую зависимость от успешного внедрения и использования этих технологий.
Компоненты ЕСМ
Концепция ЕСМ описывает общие подходы к управлению всеми видами корпоративных информационных ресурсов, независимо от их назначения, формы представления, носителя и т.п. В рамках данной концепции разработано несколько моделей, детально описывающих основные функциональные области ЕСМ и технологии, предназначенные для их поддержки.
При детализации предметной области ЕСМ в качестве одной из базовых моделей применяется разделение всего спектра информационных процессов на 5 блоков: ввод в систему (англ., «capture»), управление (англ., «manage»), хранение (англ., «store»), сохранение (англ., «preserve») и распространение (англ., «deliver»). Каждый из блоков, в свою очередь, разделяется на различные области или виды деятельности, для которых характерно применение определенных технологий ЕСМ. Каждая область требует четкого определения круга решаемых задач и функциональных границ, планирования, внутренней регламентации, а также обучения ответственных сотрудников.
О системах класса ECM часто говорят как о некой единой сущности. На самом деле, это совокупность множества технологий, которые при правильном сочетании, способны обеспечить эффективное взаимодействия между людьми и используемой ими информацией и процессами.
Обычно под ЕСМ-системой понимают объединение следующих отдельных, но совместимых и тесно интегрированных технологий:
|
Название технологии (рус./англ.) |
Описание |
|
Управление рабочими версиями документов Document management |
Создание библиотек файлов с возможностями хранения, извлечения для совместного редактирования, контролем версий, управлением доступом. |
|
Управление официальными документами Records management |
Регистрация, обработка и хранение официальных документов (не подлежащих изменению) с целью обеспечения соответствия нормативным требованиям к деловой документации. |
|
Управление архивными документами Archive |
Обеспечение долговременного хранения документов, управление форматами хранения. |
|
Управление электронной почтой E-mail management |
Сохранение корпоративной переписки в целях доказательства деловой деятельности, управление сообщениями их содержимым. |
|
Управление цифровыми активами Digital asset management |
Хранение и обработка специфических видов мультимедиа-контента (аудио, видео и пр.). |
|
Управление веб-контентом Web content management |
Управление информацией, размещаемой на Intranet / Internet сайтах; сбор, подготовка и публикация динамически обновляемого контента. |
|
Перевод документов из бумажной формы в электронную Scanning / Imaging |
Перевод в электронный вид бумажных документов путем сканирования (и распознавания); обработка электронных образов. |
|
Электронные формы E-forms |
Сбор и обмен документами, созданными на основе шаблонов и веб-форм. |
|
Вывод данных Output management |
Преобразование информации из одного формата в другой, перенос из одного расположения в другое. |
|
Корпоративный поиск Search |
Индексирование различных корпоративных источников данных для обеспече6ния пользователей единой точкой поиска всей необходимой им информации. |
|
Управление бизнес-процессами Workflow |
Автоматизация деловых процессов: маршрутизация контента, назначение задач, отслеживание хода их обработки; использование средств моделирования процессов. |
|
Управление метаданными Metadata management |
Фиксация и последующее управление метаданными, описывающими деловой контекст информационных ресурсов |
|
Совместная работа Collaboration |
Совместное редактирование документов; средства обмена данными и знаниями; поддержка работы в составе проектных команд. |
|
Портал Portal |
Создание единого пространства для доступа к информации и/или приложениям через портал. |
Таб. 1. Ключевые технологии ЕСМ
Каждая из перечисленных ЕСМ-технологий имеет свое определенное назначение и область применения. Технология также включает целый набор поддерживающих ее инструментов. Для их реализации разработчики ЕСМ-систем предлагают различные программные продукты – как универсальные платформы, так и специализированные модули.
Даже для решения задач ЕСМ начального уровня, как правило, организациям требуется создать систему, объединяющую одновременно несколько технологий (например, корпоративный портал, средства совместной работы и поиска информации, управления рабочими и официальными документами). Также следует принимать во внимание, что в некоторых случаях различные технологии обладают сходными, а иногда и идентичными функциональными возможностями (т.е. «перекрывают» возможности друг друга).
Каждая из технологий призвана поддерживать одну или несколько связанных областей деятельности ЕСМ. Эта связь представлена в виде схемы на рисунке. На данной схеме все ключевые технологии сгруппированы по видам предоставляемых сервисов, т.е. по «глобальным» функциональным разделам ЕСМ-системы.
Рис. 1. Ключевые компоненты ЕСМ-системы
Перечисленные выше технологии могут выбираться и внедряться в зависимости от требований конкретной организации, в том числе индивидуально и независимо друг от друга. Это своего рода «строительные блоки», которые можно использовать для выстраивания оптимального механизма для управления, контроля и получения максимальной отдачи от деловой информации.
В зарубежных методических документах по управлению информационными ресурсами под ЕСМ-системой понимается не какое-либо конкретное программное обеспечение или продукт, обладающий заданными свойствами и параметрами. Не существует некой единой «эталонной» системы, которую можно было бы растиражировать и применять повсеместно. Корпоративная ЕСМ-система – это тонко настроенный механизм, собранный из базовых технологий, обеспечивающий решение стоящих перед организацией задач и развивающийся вместе с ростом ее потребностей.
ЕСМ-платформа
Следует отметить, что построение ЕСМ в организации непосредственно путем комбинирования базовых технологий является достаточно трудоемким процессом. Кроме того, такой подход не позволяет обеспечить требуемый уровень интеграции компонентов. На практике в большинстве случаев современные ЕСМ-системы строятся на основе представленных на рынке тиражируемых ЕСМ-платформ.
Платформами принято называть программные продукты, предоставляющие широкий набор базовых сервисов в рамках единой технологической инфраструктуры. Преимущество использования платформ состоит в возможности создавать на их основе готовые функциональные компоненты для решения различных прикладных задач. При этом такие компоненты создаются, как правило, путем настройки и адаптации базовых сервисов платформы, что существенно упрощает данный процесс по сравнению с разработкой «с нуля». По той же причине создаваемые компоненты значительно лучше интегрируются друг с другом.
Можно выделить некоторые общие свойства ЕСМ-платформ:
-
Совместимость всех компонентов друг с другом;
-
Модульность и расширяемость компонентов;
-
Совместное использования компонентов администрирования и общих ресурсов;
-
Единообразное использование информации всеми компонентами;
-
Использование компонентов в качестве сервисов в рамках общей архитектуры;
-
Согласованность с действующими отраслевыми стандартами для облегчения внедрения компонентов от сторонних разработчиков.
Платформа Microsoft SharePoint 2010
В качестве одного из примеров современной ЕСМ-платформы можно рассматривать портал Microsoft SharePoint. Это одна из популярнейших в мире ЕСМ-платформ, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов и построения единого информационного пространства компании. Создание корпоративного портала на базе технологий SharePoint позволяет предоставить единую точку доступа к ключевым данным, документам, интернет-ресурсам, включая внешние бизнес-приложения (ERP, CRM и т.п.).
Данный продукт впервые появился на рынке в 2001-м году как портал для совместной работы сотрудников компании и назывался SharePoint Portal Server. С того времени он прошел достаточно длинный путь развития и в 2010-й версии «перерос» возможности портала как такового и превратился в мощную платформу ЕСМ-класса.
В России, как и в других странах, SharePoint уже успел стать одним из наиболее популярных инструментов создания корпоративных порталов и систем для совместной работы с документами. Сама Microsoft за короткое время заняла лидирующие позиции среди компаний-разработчиков портальных платформ.
На сегодняшний день SharePoint является уникальным продуктом на рынке ЕСМ по многим параметрам – по широте своих возможностей, распространенности и доступности конечным пользователям. Сегодня становится все более вероятным мнение, что в недалеком будущем MS SharePoint суждено превратиться в новый «отраслевой стандарт» среды для совместной работы сотрудников организации – как ранее это уже произошло с операционной системой MS Windows и настольными приложениями MS Office.
Данная платформа также активно используется партнерами Microsoft для разработки собственных готовых решений на ее основе. Так например, компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), чьи системы электронного документооборота являются наиболее часто внедряемыми в России, не так давно выпустила новый продукт, полностью реализованный в среде SharePoint. СЭД «Enterprise Office Solution (EOS) for SharePoint» создавалась с учетом многолетнего опыта, накопленного компанией ЭОС в области автоматизации работы с документами, и ключевых особенностей российского документооборота.
Ключевой особенностью подобных систем, отличающей их от большинства других представленных на рынке продуктов для создания СЭД, является широта функциональных возможностей в сочетании с гибкостью настроек. Это становится возможным благодаря тому, что ЕСМ-система не является единым «монолитным» программным комплексом, а представляет собой «конструктор» – выстраивается из набора различных ИТ-продуктов, технологий и функциональных компонентов. При этом все они реализованы на основе единых принципов и стандартов в единой «экосистеме» – среде базовой ЕСМ-платформы.
***
Таким образом, методология ЕСМ изначально предполагает применение комплексного подхода к управлению всеми информационными ресурсами организации, который основывается на комбинировании тех или иных технологических компонентов. При этом, качество такого управления напрямую зависит от полноты и степени интеграции данных компонентов. В свою очередь, степень интеграции компонентов определяется применением технологических платформ и отраслевых стандартов.
Такой подход требует решения целого спектра сложных методических, организационных и технологических задач, но именно он позволяет выйти на качественно иной уровень эффективности в управлении информацией.