От того, как организовано рабочее время руководителя зависит деятельность и успех всех компании. Напрасно многие считают, что руководители имеют массу свободного времени и вправе им распоряжаться как им захочется. Напротив, ежедневно руководители сталкиваются с большим количеством срочных дел, которые требуют безотлагательного решения. Планирование графика руководителя поможет решить большую часть задач без особых усилий.
В данной статье мы рассмотрим:
- цели планирования графика руководителя;
- принцип Парето в планировании графика руководителя;
- планирование встреч руководителя.
Руководитель организации – это именно тот человек, от которого в наибольшей степени зависит успех и прибыль компании. Вместе с ответственностью на его плечи возлагается и большое количество повседневных задач, требующих быстрого решения. Кроме того, каждый день требуется проводить встречи, будь то с партнерами или сотрудниками компании. Чтобы не запутаться во всем этом разнообразии дел, рекомендуется осуществлять планирование графика руководителя.
Для чего необходимо планирование графика руководителя?
Главная причина, по которой необходимо вести планирование графика руководителя – это производительность. Когда все дневные задачи систематизированы, то и решать их значительно легче, нежели кидаться от одного дела к другому. Также планирование требуется для того, чтобы случайно не забыть о важной встрече. Такая забывчивость может стоить организации денежных издержек и репутации, а секретарю – должности. Поэтому очень важно записывать все дела и встречи по мере их возникновения.
https://1kadry.ru/#/document/189/422747/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art%20" rel="nofollow" target="_blank">Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опытТакже планирование графика необходимо для того, чтобы секретарь всегда мог знать, где находится его руководитель. Это очень важно, ведь в любой момент в приемную может поступить важный звонок или произойти какой-нибудь форс-мажор. Наличие связи с руководителем или осведомленность о его местонахождении помогут оперативно решить возникшие дела.
Не стоит забывать, что секретарь руководителя имеет и личную заинтересованность в планировании графика. К примеру, если руководитель уехал на важную встречу, то можно отвлечься на некоторое время по личным делам. Однако не стоит злоупотреблять данной возможностью без видимых на то причин.
Узнайте подробнее, о правилах внутреннего трудового распорядка
Принцип Парето в планировании графика руководителя
Принцип Парето является одним из самых эффективных и действенных способов планирования. Он заключается в том, что за первые 20% рабочего дня удается сделать 80% от итогового результата. В течение всего остального времени удается достичь лишь 20% от всего результата. Таким образом, эффективное планирование графика руководителя предусматривает решение самых важных задач именно в начале рабочего дня. Необходимо как можно более плотно "забить" график руководителя утренними важными вопросами. При этом встречи лучше перенести на вторую половину дня.
При составлении графика руководителя необходимо учитывать конкретные условия процесса управления и производства. В первую очередь необходимо учитывать те задачи, в которые не могут вноситься изменения руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний и т. д). При необходимости график уточняют и сокращают временные интервалы для введения других видов задач. Графики утверждает лично руководитель.
Планирование встреч руководителя
Секретарь должен знать и беспрепятственно пропускать лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно выделить специальные даты и время, что также позволит скоординировать работу всей организации.
https://1kadry.ru/#/document/189/423248/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art%20" rel="nofollow" target="_blank">Компетенции персонального ассистента. Работа в условиях эмоционального прессингаВопросы от подчиненных, требующие срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать график приема руководителя. В каждой организации должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом.
https://1kadry.ru/#/document/189/480128/&utm_medium=refer&utm_source=www.sekretariat.ru&utm_campaign=ssom_art%20" rel="nofollow" target="_blank">Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментовТакже следует учитывать ежемесячные заседания и оперативные совещания, проходящие в организации. Лучше всего записать их на весь текущий год вперед, чтобы случайно не назначить важную встречу на то же время. Для этого необходимо в начале календарного года составить график плановых мероприятий, проводимых в организации. Следует учитывать, что подобные мероприятия сбивают ритм коллектива, поэтому проводить их лучше во второй половине дня. Это также полезно для руководителя, так как в первой половине дня должны решаться более важные дела и задачи.