Правила составления презентации

386
Иллюстрации текста слайдами уже недостаточно! Как правильно создать эффективную презентацию в MS Powerpoint. Наши советы.

Творческая работа: составление презентаций

В общем смысле презентация — это представление чего-то нового: готового продукта, проекта, планируемой разработки. Правила составления презентацииСейчас чаще под этим термином понимается способ подачи информации, при котором доклад сопровождается иллюстративными материалами, слайдами, визуализация которых осуществляется на отдельном большом экране. Такая комбинация лекции и ее визуального ряда значительно упрощает восприятие, позволяет привлечь внимание слушателей и сконцентрировать его на сути излагаемого вопроса. То есть, презентация использует свойство человека лучше и быстрее понимать именно «картинку», а не монотонно излагаемый докладчиком текст.

Но, чтобы составление презентации проекта или бизнес-презентации для заказчиков действительно имело ожидаемый эффект, только иллюстрации текста слайдами явно недостаточно. Очень важно, чтобы цели, которые необходимо достигнуть, были адаптированы к конкретной аудитории, то есть к тому, что именно собравшиеся на презентацию хотят увидеть и услышать, насколько они подготовлены и владеют информацией по тому вопросу, которому посвящен доклад.

Кроме этого, правила составления презентации зависят от той ситуации, в которой она будет проведена. К числу таких ситуаций можно отнести:

Доклад на отраслевой конференции, совещании, аудиторией которого будут специалисты, прекрасно знакомые с той проблемой, которой будет посвящено выступление. Обычно, докладчику предоставляется 15-20 минут, этого вполне достаточно, чтобы не только обозначить проблему, но и предложить свое решение, проиллюстрировав выступление слайдами строгого дизайна, не отвлекающего от изложения сути проблемы.

 

Выступление на выставке, сопровождение стенда. В этом случае рассчитывать на подготовленных слушателей особенно не приходится, поэтому презентация должна быть короткой и сопровождаться «картинками», способными привлечь внимание. В этом случае предпочтительнее использовать больше слайдов, дизайн которых должен быть много красочным и запоминающимся.

 

Бизнес-презентация перед заказчиками и клиентами, также не должна длится долго и основное внимание в ней должно уделяться результату, а не постановке проблемы и вариантам ее решения. Сам доклад должен быть адаптирован к конкретной аудитории, учитывать степень ее подготовленности. Содержание слайдов — максимально информационно емкое, дизайн - профессиональный.

То есть, правила и порядок составления презентации должны учитывать и степень подготовленности аудитории и ситуацию, для которой она создается. В этом случае такой способ прорекламировать предлагаемые новые решения и товары становится действенным инструментом убеждения и достижения той цели, для которой создается данная презентация.

Читайте также:

Общая схема составления презентации

Чтобы выступление докладчика с презентацией достигло той цели, ради которой она была составлена, необходимо, чтобы то, что хочет сказать докладчик, было интересно аудитории. В том случае, когда при составлении проекта презентации докладчик не сформулировал для себя цели, с которой она создается, вряд ли ему удастся заинтересовать ею слушателей.

Для общих случаев можно использовать классическую S-образную схему составления презентации, которая содержит четырех основных раздела:

Вводное слово — постановка и обозначение сути вопроса;

Описание существующей проблемы, доказательства необходимости ее решения;

Предлагаемые варианты или вариант решения проблемы, доказательства его оптимальности и актуальности;

Заключительное слово — краткое изложение основных предложенных решений, призыв к их практическому воплощению.

Порядок составления презентации

Еще на этапе подготовки презентации необходимо проанализировать, для какой аудитории она предназначена. Благодаря этому, при составлении проекта презентации можно будет учесть потребности и способности восприятия слушателей, сделать ее максимально интересной для них. Что необходимо учесть при анализе состава слушателей показано в таблице.

Основные характеристики аудитории

Показатели, которые необходимо учесть

Размер и состав

- приблизительное количество слушателей;

- демографический и гендерный состав;

- принадлежность к какому-то одному профессиональному сообществу

Возможная реакция слушателей на содержание презентации

- цель, с которой собрались люди;

- степень заинтересованности в теме презентации;

- уровень подготовленности и возможность восприятия специальной терминологии;

- стиль изложения материала (научный, деловой, популярный).

Справка

Составление презентации проекта — процесс, состоящий из нескольких последовательных этапов:

  1. Выбор темы презентации, постановка задачи, обзор предлагаемых решений;
  2. Составление текстового содержания и подбор иллюстративных материалов;
  3. Создание иллюстраций, в том числе выбор единого стиля оформления слайдов, их содержания и количества;
  4. Встраивание слайдов в текстовую часть презентации;
  5. Публикация готовой презентации.

Что касается выбора темы, он обусловлен актуальностью рассматриваемого в презентации вопроса. Поскольку время, отводимое на доклад, как правило, ограничено, лучше всего рассмотреть одну, а не несколько тем, как бы ни были важны остальные. Это позволит слушателям сконцентрировать внимание на самом важном вопросе и значительно усилит степень восприятия материала.

Текстовое содержание необходимо разбить на разделы и дать каждому из них краткое, но емкое название. Во вводной части вкратце следует перечислить, какие вопросы будут рассмотрены в докладе.

При подборе иллюстраций, в соответствии с общими правилами составления презентаций, расчет их количества производится с учетом продолжительности самого доклада. Практика показывает, что по времени на одну иллюстрацию нужно предусмотреть около одной минуты. Этого вполне достаточно, чтобы аудитория смогла подробно рассмотреть слайд и уяснить информацию, которую он содержит. У каждого слайда должен быть заголовок. Не следует перегружать иллюстрацию информацией — у слушателей не так уж много времени, чтобы внимательно ознакомиться с ним.

Иллюстрации должны быть наглядными и простыми для восприятия. При размещении текста нужно использовать маркированные списки, краткие фразы. Не стоит увлекаться шрифтами — вполне достаточно двух — для заголовков и основного текста.

При составлении презентации проекта и оформлении иллюстративного материала нужно использовать контрастные цвета и учитывать, что при проектировании на экран на белом фоне шрифты и иллюстрации светлых тонов могут быть просто не видны. Лучше отказаться от использования инверсных цветов — когда текст и иллюстрации размещаются на более темном фоне — это также затрудняет восприятие.

При возможности, каждый слайд должен содержать изображение, график или диаграмму, при этом для восприятия лучше, если поясняющий «картинку» текст располагается правее нее. Для оформления графических иллюстраций используется тот же шрифт, что и при оформлении текстов.

Обратите внимание: Докладчик должен сопроводить пояснениями все элементы слайда, как текстовые, так и графические.

Удобным инструментом для составления презентаций проектов являются специализированные сервисы — программное обеспечение, позволяющее обычному пользователю представить нужную информацию аудитории на вполне профессиональном уровне. К самым популярным программным продуктам можно отнести PowerPoint от компании Microsoft.

Правила составления презентации в PowerPoint

Программа PowerPoint входит в стандартный пакет MSOffice, поэтому тем пользователям, кто хорошо знаком с работой текстового редактора MSWord, освоить ее будет легко. В этих программных продуктах используется одинаковая техника создания и редактирования как текстов, так и презентаций.

Для тех пользователей, кто впервые обратился к помощи  этого инструмента, принципы и правила составления презентации в  PowerPoint поможет лучше понять встроенный Мастер автосодержания и готовые Шаблоны.

Составление презентации проекта в режиме Мастер автосодержания осуществляется через диалоговое окно, после ответов в котором программа предложит для дальнейшего редактирования готовый черновик. Также в качестве основы можно воспользоваться одним из предлагаемых Шаблонов, в них содержатся образцы оформления, разработанные профессиональными дизайнерами.

После того, как будет выбран дизайн слайдов, содержимое их можно будет импортировать из любого файла, созданного в пакете MSOffice — и из тех, для оформления которых использовался текстовый редактор Word, и из электронных таблиц Excel.

В окне Создать слайд можно выбрать схему размещения элементов подготавливаемой иллюстрации. Это макет, на котором выделены области размещения графики и текста. Желательно, чтобы все элементы слайд-фильма были созданы по единому макету.

Правилами составления презентации в PowerPoint предусматривается, что просмотр слайдов, то есть вывод их на экран можно будет осуществлять как в ручном, так и в автоматическом режиме. Автоматическая смена слайдов может производится как через одинаковые промежутки времени, так и через те, что можно будет установить в индивидуальном порядке.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль