Активировать демодоступ

Секретариат

Деловая переписка: примеры писем

2 сентября 2019
1900
Средний балл: 0 из 5

Расскажем о правилах ведения деловой переписки и требованиях к оформлению и содержанию основных видов деловых писем. Бонус: примеры писем и специальный конструктор, с помощью которого вы сможете без проблем составить любое деловое письмо.

Скачайте образцы писем:

Виды деловых писем

Любые контакты организации с другими юридическими и физическими лицами сопровождаются деловыми письмами. С делового письма, содержащего предложение о сотрудничестве, начинается взаимодействие с контрагентами, заказчиками, поставщиками, а благодарственным письмом эти контакты могут завершаться. В процессе сотрудничества предприятия также ведут деловую переписку, имеющую разный характер. 

В зависимости от назначения и содержания деловые письма подразделяются на:

  • рекламные;
  • информационные;
  • благодарственные;
  • гарантийные;
  • претензии;
  • сопроводительные;
  • запросы;
  • ответы;
  • с предложением о сотрудничестве. 

Все виды деловых писем по своей юридической сути являются документами. Это означает, что их содержание имеет юридическое значение. Все, что изложено в этих документах, не нужно дополнительно заверять или подтверждать. Если возникнет судебный спор, любая из сторон может предъявить деловую переписку в качестве подтверждения своей правоты. 

Адресатами исходящих писем, составленных исполнителями организации, являются:

  • органы исполнительной власти, контрольно-надзорные органы;
  • вышестоящие организации, филиалы и дочерние предприятия;
  • иные юридические лица;
  • внебюджетные фонды;
  • граждане. 

Деловая переписка: основные правила оформления всех видов писем

Чтобы письмо имело статус делового, его нужно оформить соответствующим образом. Обязательные реквизиты и соблюдение требований к оформлению — гарантия, что письмо признают юридически значимым документом. 

Чтобы быстрее и проще заполнять деловые письма, используют угловые штампы или готовые бланки. Угловой штамп и шапка бланка содержат справочную информацию об организации-авторе письма, ее реквизиты, почтовый адрес и контактные телефоны. Использовать бланки удобнее, так как после обязательных реквизитов они содержат и разметку для заполнения необходимых полей. 

Бланк делового письма каждая организация может разработать самостоятельно, но требования к такому шаблону общие. Их устанавливает ГОСТ по делопроизводству, который действует с 1 июля 2018 года. 

Бланк делового письма: образец шапки, рекомендованный ГОСТ Р. 7.0.97-2016

Деловая переписка: примеры писем

Другие нюансы деловых писем

ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации по тому, как должны быть расположены реквизиты деловых писем на бланках. 

Бланк делового письма: образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Деловая переписка: примеры писем

Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Структура делового письма

Кроме обязательных реквизитов, в деловом письме должна быть четкая структура. Кроме справочной и адресной части документ содержит: 

1. Заголовок. Это тема письма — краткое содержание, суть сообщения. Адресат, получив письмо и взглянув на тему, может даже не вникать в его содержание, а сразу направить документ ответственному исполнителю. Например: «О необходимости продления сроков выполнения договора №…», «О направлении сотрудника в командировку», «О подписании акта выполненных работ». 

Тема письма в электронном сообщении

Деловая переписка: примеры писем

Как составить электронное письмо

2. Обращение к адресату. Традиционное обращение: «Уважаемый(ая) + Имя + Отчество!». Если имя и отчество неизвестны, вполне уместно обращение по должности: «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа ответственный секретарь!». 

3. Вступление. Цель написания письма со ссылками на распоряжения вышестоящих органов, инициативные письма и запросы. Например: «В соответствии с Постановлением … направляем Вам…», «На ваш запрос сообщаем: …». 

4. Основной поясняющий текст. Суть сообщения в развернутом виде: рекомендации, предложения, замечания, запрашиваемая информация, просьба. Здесь нужно не просто излагать свои пожелания и факты, но давать предложения, требования к оформлению. Адресат письма должен понимать, какой ответ и в каком виде вы от него ожидаете получить. Основные требования к содержанию основной части делового письма: лаконичность, логичность, последовательность и грамотность. 

Обратите внимание

В письмах-просьбах, запросах используется глагол «просить» — просим сообщить, просим направить, просим предоставить, в письмах-напоминаниях — глагол «напоминать», в информационных письмах , извещениях — глагол «сообщать». В гарантийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …».

5. Выводы и заключение. В этой части можно резюмировать то, о чем говорилось выше, указать сроки выполнения поручения, написания ответа. В зависимости от вида и содержания письма уместными будут фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С нетерпением ждем Ваших предложений и замечаний». 

6. Подпись. В деловых письмах автор, представляющий юридическое лицо, обязательно подписывается с указанием свой должности. Если у письма есть конкретный исполнитель, к которому адресат может при необходимости обратиться с уточняющими вопросами, его фамилию и контактный телефон также указывают. 

Подпись к электронному письму

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/4ezktn.jpg

Как создать подпись к письмам в Outlook

Деловая переписка: примеры писем разных видов

Для оформления любых видов писем, как инициативных, так и писем-ответов, используется единый стандартный бланк организации. Рассмотрим, как составляются некоторые наиболее популярные виды деловых писем. 

Письмо-приглашение к сотрудничеству

Адресатом такого письма является производитель или поставщик заинтересовавшей отправителя продукции, товара, услуги. При этом цель письма о сотрудничестве — показать преимущества партнерского взаимодействия. Доводы, приводимые в сообщении должны стать для адресата стимулом к заключению договора, сделки. 

Иногда приглашение к сотрудничеству составляют с целью возобновить деловые контакты, которые прервались на некоторое время по независящим от сторон обстоятельствам. 

Пример письма с предложением о сотрудничестве

Деловая переписка: примеры писем

Скачать письмо

Сопроводительное письмо

Этот вид писем составляют, когда необходимо переслать адресату документы, которые не являются письмами и не содержат адресную часть, например:

  • договоры, допсоглашения и контракты;
  • разного рода акты;
  • протоколы;
  • методические указания, инструкции, рекомендации. 

Характерная особенность сопроводительного письма — обязательное наличие реквизита «Приложение». В поле этого реквизита вносят перечень прикладываемых к письму документов с указанием количества экземпляров и числа страниц в каждом из них. Кроме того, в сопроводительном письме должны быть фразы:

  • «Направляем Вам…»;
  • «Представляем на ознакомление …»;
  • «Высылаем на согласование…». 

Пример сопроводительного письма

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/eauyyr.jpg

Скачать письмо

Гарантийное письмо

Гарантийные письма содержат обязательства и гарантии, соблюдение которых принимает на себя отправитель. Такое письмо подтверждает, что организация обязуется, например, вовремя вернуть заемные средства, поставить товар, принять на практику студент-стажера. 

Пример гарантийного письма

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/r6fdtz.jpg

Скачать образец

Пример делового письма-ответа

Предыдущие письма были инициативными — их составляют и отправляют адресатам организации-авторы. Письма-ответы вторичны: их составляют после того, как получили внешний запрос. Такие письма могут содержать и согласие, и отказ. 

Характерная особенность писем-ответов — ссылка на исходящий номер, которую присвоил письму-запросу отправитель. Это негласное правило делового этикета переписки, которое позволяет получателю письма-ответа быстро найти свой исходный документ и понять, о чем конкретно идет речь. 

Пример положительного письма-ответа

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/8rdvq-.jpg

Скачать образец

Итог

Изучите требования к оформлению и содержанию деловых писем. Грамотная деловая переписка, которую ведет компания, — часть ее положительного имиджа.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.