Расскажем о правилах ведения деловой переписки и требованиях к оформлению и содержанию основных видов деловых писем. Бонус: примеры писем и специальный конструктор, с помощью которого вы сможете без проблем составить любое деловое письмо.
Виды деловых писем
Любые контакты организации с другими юридическими и физическими лицами сопровождаются деловыми письмами. С делового письма, содержащего предложение о сотрудничестве, начинается взаимодействие с контрагентами, заказчиками, поставщиками, а благодарственным письмом эти контакты могут завершаться. В процессе сотрудничества предприятия используют и другие примеры писем официально делового стиля.
В зависимости от назначения и содержания деловые письма подразделяются на:
- рекламные;
- информационные;
- благодарственные;
- гарантийные;
- претензии;
- сопроводительные;
- запросы;
- ответы;
- с предложением о сотрудничестве.
Все виды деловых писем по своей юридической сути являются документами. Это означает, что оформление делового письма и его содержание имеют юридическое значение. Все, что изложено в этих документах, не нужно дополнительно заверять или подтверждать. Если возникнет судебный спор, любая из сторон может предъявить деловую переписку в качестве подтверждения своей правоты.
Адресатами исходящих деловых писем, направляемых в организации, являются:
- органы исполнительной власти, контрольно-надзорные органы;
- вышестоящие организации, филиалы и дочерние предприятия;
- иные юридические лица;
- внебюджетные фонды.
Официально деловое письмо может быть направлено и физическому лицу, например, как ответ на его запрос или же как инициативное письмо-требование.
Деловые письма: образцы и основные правила оформления всех видов писем
Чтобы письмо имело статус делового, его нужно оформить соответствующим образом. Обязательные реквизиты делового письма и соблюдение требований к его оформлению — гарантия, что письмо признают юридически значимым документом.
Чтобы быстрее и проще заполнять деловые письма в коммерческой работе, используют угловые штампы или готовые бланки. Угловой штамп и шапка бланка содержат справочную информацию об организации-авторе письма, ее реквизиты, почтовый адрес и контактные телефоны. Использовать бланки удобнее, так как после обязательных реквизитов они содержат и разметку для заполнения необходимых полей.
Бланк делового письма каждая организация может разработать самостоятельно, но требования к такому шаблону общие. Их устанавливает ГОСТ по делопроизводству, который действует с 1 июля 2018 года.
Бланк делового письма: образец шапки, рекомендованный ГОСТ Р. 7.0.97-2016
ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации по тому, как должны быть расположены реквизиты деловых писем на бланках.
Бланк делового письма: образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Скачайте план расположения и перечень реквизитов письма>>>
Материалы для скачивания:
Структура делового письма
Правила оформления делового письма предусматривают не только наличие обязательных реквизитов, но и четкой структуру. Кроме справочной и адресной части документ содержит:
1. Заголовок. Это тема письма — краткое содержание, суть сообщения. Адресат, получив письмо и взглянув на тему, может даже не вникать в его содержание, а сразу направить документ ответственному исполнителю. Например: «О необходимости продления сроков выполнения договора №…», «О направлении сотрудника в командировку», «О подписании акта выполненных работ».
Тема письма в электронном сообщении
2. Обращение к адресату. Традиционное обращение: «Уважаемый(ая) + Имя + Отчество!». Если имя и отчество неизвестны, вполне уместно обращение по должности: «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа ответственный секретарь!».
3. Вступление. Цель написания письма со ссылками на распоряжения вышестоящих органов, инициативные письма и запросы. Например: «В соответствии с Постановлением … направляем Вам…», «На ваш запрос сообщаем: …».
4. Основной поясняющий текст. Суть сообщения в развернутом виде: рекомендации, предложения, замечания, запрашиваемая информация, просьба. Здесь нужно не просто излагать свои пожелания и факты, но давать предложения, требования к оформлению. Адресат письма должен понимать, какой ответ и в каком виде вы от него ожидаете получить. Основные требования к содержанию основной части делового письма: лаконичность, логичность, последовательность и грамотность.
Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Текст делового письма: характерные ошибки и как их исправить
Обратите внимание! В письмах-просьбах, запросах используется глагол «просить» — просим сообщить, просим направить, просим предоставить, в письмах-напоминаниях — глагол «напоминать», в информационных письмах , извещениях — глагол «сообщать». В гарантийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …».
5. Выводы и заключение. В этой части можно резюмировать то, о чем говорилось выше, указать сроки выполнения поручения, написания ответа. В зависимости от вида и содержания письма уместными будут фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С нетерпением ждем Ваших предложений и замечаний».
6. Подпись. В деловых письмах автор, представляющий юридическое лицо, обязательно подписывается с указанием свой должности. Если у письма есть конкретный исполнитель, к которому адресат может при необходимости обратиться с уточняющими вопросами, его фамилию и контактный телефон также указывают.
Оформление делового письма на английском
Письменный деловой этикет в странах Евросоюза предусматривает наличие в деловом письме следующих реквизитов:
- наименование получателя и адрес,
- дата составления письма,
- ссылка на входящее сообщение (при его наличии),
- обращение к адресату,
- текстовая часть,
- подпись,
- отметка о наличии приложений.
Как видим, требования к деловому письму на русском мало чем отличаются от тех, которые предъявляются к содержанию делового письма в адрес зарубежных партнёров. В этом случае самое главное — сделать как можно меньше орфографических и грамматических ошибок.
Деловая переписка: примеры писем разных видов
Для оформления любых видов писем, как инициативных, так и писем-ответов, используется единый стандартный бланк организации. Рассмотрим, как составляются некоторые наиболее популярные виды деловых писем.
Письмо-приглашение к сотрудничеству
Адресатом такого письма является производитель или поставщик заинтересовавшей отправителя продукции, товара, услуги. При этом цель письма о сотрудничестве — показать преимущества партнерского взаимодействия. Доводы, приводимые в сообщении должны стать для адресата стимулом к заключению договора, сделки.
Иногда приглашение к сотрудничеству составляют с целью возобновить деловые контакты, которые прервались на некоторое время по независящим от сторон обстоятельствам.
Пример письма с предложением о сотрудничестве
Сопроводительное письмо
Этот вид писем составляют, когда необходимо переслать адресату документы, которые не являются письмами и не содержат адресную часть, например:
- договоры, допсоглашения и контракты;
- разного рода акты;
- протоколы;
- методические указания, инструкции, рекомендации.
Характерная особенность сопроводительного письма — обязательное наличие реквизита «Приложение». В поле этого реквизита вносят перечень прикладываемых к письму документов с указанием количества экземпляров и числа страниц в каждом из них. Кроме того, в сопроводительном письме должны быть фразы:
- «Направляем Вам…»;
- «Представляем на ознакомление …»;
- «Высылаем на согласование…».
Пример сопроводительного письма
Скачайте документ полностью>>>
Гарантийное письмо
Гарантийные письма, в отличие от остального вида писем, содержат формулировки, описывающие принимаемые на себя отправителем обязательства, их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами — соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов, например:
- Настоящим письмом подтверждаем …;
- Оплату гарантируем…;
- Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….;
- Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…;
- Гарантируем возмещение амортизационных расходов…;
- Настоящим письмом гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».
Шаблон гарантийного письма обязательно содержит банковские реквизиты, их указывают в заключительной части текста.
Пример гарантийного письма
Пример делового письма-ответа
Предыдущие письма были инициативными — их составляют и отправляют адресатам организации-авторы. Письма-ответы вторичны: их составляют после того, как получили внешний запрос. Такие письма могут содержать и согласие, и отказ.
Характерная особенность писем-ответов — ссылка на исходящий номер, которую присвоил письму-запросу отправитель. Это негласное правило делового этикета переписки, которое позволяет получателю письма-ответа быстро найти свой исходный документ и понять, о чем конкретно идет речь.
Пример положительного письма-ответа
Скачайте образцы деловых писем: