×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Деловые письма: примеры и образцы

9 июня 2023
119079
Средний балл: 0 из 5

Расскажем о правилах ведения деловой переписки и требованиях к оформлению и содержанию основных видов деловых писем. Бонус: примеры писем и специальный конструктор, с помощью которого вы сможете без проблем составить любое деловое письмо.

Виды деловых писем

Любые контакты организации с другими юридическими и физическими лицами сопровождаются деловыми письмами. С делового письма, содержащего предложение о сотрудничестве, начинается взаимодействие с контрагентами, заказчиками, поставщиками, а благодарственным письмом эти контакты могут завершаться. В процессе сотрудничества предприятия используют и другие примеры писем официально делового стиля. 

В зависимости от назначения и содержания деловые письма подразделяются на:

  • рекламные;
  • информационные;
  • благодарственные;
  • гарантийные;
  • претензии;
  • сопроводительные;
  • запросы;
  • ответы;
  • с предложением о сотрудничестве. 

Все виды деловых писем по своей юридической сути являются документами. Это означает, что оформление делового письма и его содержание имеют юридическое значение. Все, что изложено в этих документах, не нужно дополнительно заверять или подтверждать. Если возникнет судебный спор, любая из сторон может предъявить деловую переписку в качестве подтверждения своей правоты. 

Адресатами исходящих деловых писем, направляемых в организации, являются:

  • органы исполнительной власти, контрольно-надзорные органы;
  • вышестоящие организации, филиалы и дочерние предприятия;
  • иные юридические лица;
  • внебюджетные фонды.

 Официально деловое письмо может быть направлено и физическому лицу, например, как ответ на его запрос или же как инициативное письмо-требование.

Деловые письма: образцы и основные правила оформления всех видов писем

Чтобы письмо имело статус делового, его нужно оформить соответствующим образом. Обязательные реквизиты делового письма и соблюдение требований к его оформлению — гарантия, что письмо признают юридически значимым документом. 

Чтобы быстрее и проще заполнять деловые письма в коммерческой работе, используют угловые штампы или готовые бланки. Угловой штамп и шапка бланка содержат справочную информацию об организации-авторе письма, ее реквизиты, почтовый адрес и контактные телефоны. Использовать бланки удобнее, так как после обязательных реквизитов они содержат и разметку для заполнения необходимых полей. 

Бланк делового письма каждая организация может разработать самостоятельно, но требования к такому шаблону общие. Их устанавливает ГОСТ по делопроизводству, который действует с 1 июля 2018 года. 

Бланк делового письма: образец шапки, рекомендованный ГОСТ Р. 7.0.97-2016

Деловые письма: примеры и образцы

ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации по тому, как должны быть расположены реквизиты деловых писем на бланках. 

Бланк делового письма: образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Бланк делового письма: образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачайте план расположения и перечень реквизитов письма>>>

Материалы для скачивания:

Структура делового письма

Правила оформления делового письма предусматривают не только наличие обязательных реквизитов, но и четкой структуру. Кроме справочной и адресной части документ содержит: 

1. Заголовок. Это тема письма — краткое содержание, суть сообщения. Адресат, получив письмо и взглянув на тему, может даже не вникать в его содержание, а сразу направить документ ответственному исполнителю. Например: «О необходимости продления сроков выполнения договора №…», «О направлении сотрудника в командировку», «О подписании акта выполненных работ». 

Тема письма в электронном сообщении

Деловые письма: примеры и образцы

2. Обращение к адресату. Традиционное обращение: «Уважаемый(ая) + Имя + Отчество!». Если имя и отчество неизвестны, вполне уместно обращение по должности: «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа ответственный секретарь!». 

3. Вступление. Цель написания письма со ссылками на распоряжения вышестоящих органов, инициативные письма и запросы. Например: «В соответствии с Постановлением … направляем Вам…», «На ваш запрос сообщаем: …». 

4. Основной поясняющий текст. Суть сообщения в развернутом виде: рекомендации, предложения, замечания, запрашиваемая информация, просьба. Здесь нужно не просто излагать свои пожелания и факты, но давать предложения, требования к оформлению. Адресат письма должен понимать, какой ответ и в каком виде вы от него ожидаете получить. Основные требования к содержанию основной части делового письма: лаконичность, логичность, последовательность и грамотность. 

Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Текст делового письма: характерные ошибки и как их исправить

Обратите внимание! В письмах-просьбах, запросах используется глагол «просить» — просим сообщить, просим направить, просим предоставить, в письмах-напоминаниях — глагол «напоминать», в информационных письмах , извещениях — глагол «сообщать». В гарантийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …».

5. Выводы и заключение. В этой части можно резюмировать то, о чем говорилось выше, указать сроки выполнения поручения, написания ответа. В зависимости от вида и содержания письма уместными будут фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С нетерпением ждем Ваших предложений и замечаний». 

6. Подпись. В деловых письмах автор, представляющий юридическое лицо, обязательно подписывается с указанием свой должности. Если у письма есть конкретный исполнитель, к которому адресат может при необходимости обратиться с уточняющими вопросами, его фамилию и контактный телефон также указывают. 

Оформление делового письма на английском

Письменный деловой этикет в странах Евросоюза предусматривает наличие в деловом письме следующих реквизитов:

  • наименование получателя и адрес,
  • дата составления письма,
  • ссылка на входящее сообщение (при его наличии),
  • обращение к адресату,
  • текстовая часть,
  • подпись,
  • отметка о наличии приложений.

Как видим, требования к деловому письму на русском мало чем отличаются от тех, которые предъявляются к содержанию делового письма в адрес зарубежных партнёров. В этом случае самое главное — сделать как можно меньше орфографических и грамматических ошибок.

Поможет составить деловое письмо любого типа и любой сложности
Конструктор деловых писемУникальная таблица-шпаргалка, которая поможет грамотно и быстро составить любое деловое письмо в разных ситуациях

Деловая переписка: примеры писем разных видов

Для оформления любых видов писем, как инициативных, так и писем-ответов, используется единый стандартный бланк организации. Рассмотрим, как составляются некоторые наиболее популярные виды деловых писем. 

Письмо-приглашение к сотрудничеству

Адресатом такого письма является производитель или поставщик заинтересовавшей отправителя продукции, товара, услуги. При этом цель письма о сотрудничестве — показать преимущества партнерского взаимодействия. Доводы, приводимые в сообщении должны стать для адресата стимулом к заключению договора, сделки. 

Иногда приглашение к сотрудничеству составляют с целью возобновить деловые контакты, которые прервались на некоторое время по независящим от сторон обстоятельствам. 

Пример письма с предложением о сотрудничестве

Пример письма с предложением о сотрудничестве

Скачайте образец полностью>>>

Сопроводительное письмо

Этот вид писем составляют, когда необходимо переслать адресату документы, которые не являются письмами и не содержат адресную часть, например:

  • договоры, допсоглашения и контракты;
  • разного рода акты;
  • протоколы;
  • методические указания, инструкции, рекомендации. 

Характерная особенность сопроводительного письма — обязательное наличие реквизита «Приложение». В поле этого реквизита вносят перечень прикладываемых к письму документов с указанием количества экземпляров и числа страниц в каждом из них. Кроме того, в сопроводительном письме должны быть фразы:

  • «Направляем Вам…»;
  • «Представляем на ознакомление …»;
  • «Высылаем на согласование…». 

Пример сопроводительного письма

Пример сопроводительного письма

Скачайте документ полностью>>>

Гарантийное письмо

Гарантийные письма, в отличие от остального вида писем, содержат формулировки, описывающие принимаемые на себя отправителем обязательства, их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами — соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов, например:

  • Настоящим письмом подтверждаем …;
  • Оплату гарантируем…;
  • Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….;
  • Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…;
  • Гарантируем возмещение амортизационных расходов…;
  • Настоящим письмом гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».

Шаблон гарантийного письма обязательно содержит банковские реквизиты, их указывают в заключительной части текста.

Пример гарантийного письма

Пример гарантийного письма

Скачайте образец полностью>>>

Пример делового письма-ответа

Предыдущие письма были инициативными — их составляют и отправляют адресатам организации-авторы. Письма-ответы вторичны: их составляют после того, как получили внешний запрос. Такие письма могут содержать и согласие, и отказ. 

Характерная особенность писем-ответов — ссылка на исходящий номер, которую присвоил письму-запросу отправитель. Это негласное правило делового этикета переписки, которое позволяет получателю письма-ответа быстро найти свой исходный документ и понять, о чем конкретно идет речь. 

Пример положительного письма-ответа

Пример положительного письма-ответа

Скачайте образец полностью>>>

Скачайте образцы деловых писем:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.