Деловые письма: примеры и образцы

Виды деловых писем

Любые контакты организации с другими юридическими и физическими лицами сопровождаются деловыми письмами. С делового письма, содержащего предложение о сотрудничестве, начинается взаимодействие с контрагентами, заказчиками, поставщиками, а благодарственным письмом эти контакты могут завершаться. В процессе сотрудничества предприятия используют и другие примеры писем официально делового стиля. 

В зависимости от назначения и содержания деловые письма подразделяются на:

• рекламные;
• информационные;
• благодарственные;
• гарантийные;
• претензии;
• сопроводительные;
• запросы;
• ответы;
• с предложением о сотрудничестве. 

Все виды деловых писем по своей юридической сути являются документами. Это означает, что оформление делового письма и его содержание имеют юридическое значение. Все, что изложено в этих документах, не нужно дополнительно заверять или подтверждать. Если возникнет судебный спор, любая из сторон может предъявить деловую переписку в качестве подтверждения своей правоты. 

Адресатами исходящих деловых писем, направляемых в организации, являются:

• органы исполнительной власти, контрольно-надзорные органы;
• вышестоящие организации, филиалы и дочерние предприятия;
• иные юридические лица;
• внебюджетные фонды.

 Официально деловое письмо может быть направлено и физическому лицу, например, как ответ на его запрос или же как инициативное письмо-требование.

Деловые письма: образцы и основные правила оформления всех видов писем

Чтобы письмо имело статус делового, его нужно оформить соответствующим образом. Обязательные реквизиты делового письма и соблюдение требований к его оформлению — гарантия, что письмо признают юридически значимым документом. 

Чтобы быстрее и проще заполнять деловые письма в коммерческой работе, используют угловые штампы или готовые бланки. Угловой штамп и шапка бланка содержат справочную информацию об организации-авторе письма, ее реквизиты, почтовый адрес и контактные телефоны. Использовать бланки удобнее, так как после обязательных реквизитов они содержат и разметку для заполнения необходимых полей. 

Бланк делового письма каждая организация может разработать самостоятельно, но требования к такому шаблону общие. Их устанавливает ГОСТ по делопроизводству, который действует с 1 июля 2018 года. 

Бланк делового письма: образец шапки, рекомендованный ГОСТ Р. 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016 также содержит рекомендации по тому, как должны быть расположены реквизиты деловых писем на бланках. 

Бланк делового письма: образец расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачайте план расположения и перечень реквизитов письма>>>

Материалы для скачивания:

Структура делового письма

Правила оформления делового письма предусматривают не только наличие обязательных реквизитов, но и четкой структуру. Кроме справочной и адресной части документ содержит: 

1. Заголовок. Это тема письма — краткое содержание, суть сообщения. Адресат, получив письмо и взглянув на тему, может даже не вникать в его содержание, а сразу направить документ ответственному исполнителю. Например: «О необходимости продления сроков выполнения договора №…», «О направлении сотрудника в командировку», «О подписании акта выполненных работ». 

Тема письма в электронном сообщении

2. Обращение к адресату. Традиционное обращение: «Уважаемый(ая) + Имя + Отчество!». Если имя и отчество неизвестны, вполне уместно обращение по должности: «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа ответственный секретарь!». 

3. Вступление. Цель написания письма со ссылками на распоряжения вышестоящих органов, инициативные письма и запросы. Например: «В соответствии с Постановлением … направляем Вам…», «На ваш запрос сообщаем: …». 

4. Основной поясняющий текст. Суть сообщения в развернутом виде: рекомендации, предложения, замечания, запрашиваемая информация, просьба. Здесь нужно не просто излагать свои пожелания и факты, но давать предложения, требования к оформлению. Адресат письма должен понимать, какой ответ и в каком виде вы от него ожидаете получить. Основные требования к содержанию основной части делового письма: лаконичность, логичность, последовательность и грамотность. 

Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Текст делового письма: характерные ошибки и как их исправить

Обратите внимание! В письмах-просьбах, запросах используется глагол «просить» — просим сообщить, просим направить, просим предоставить, в письмах-напоминаниях — глагол «напоминать», в информационных письмах , извещениях — глагол «сообщать». В гарантийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …».

5. Выводы и заключение. В этой части можно резюмировать то, о чем говорилось выше, указать сроки выполнения поручения, написания ответа. В зависимости от вида и содержания письма уместными будут фразы: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С нетерпением ждем Ваших предложений и замечаний». 

6. Подпись. В деловых письмах автор, представляющий юридическое лицо, обязательно подписывается с указанием свой должности. Если у письма есть конкретный исполнитель, к которому адресат может при необходимости обратиться с уточняющими вопросами, его фамилию и контактный телефон также указывают. 

Оформление делового письма на английском

Письменный деловой этикет в странах Евросоюза предусматривает наличие в деловом письме следующих реквизитов:

• наименование получателя и адрес,
• дата составления письма,
• ссылка на входящее сообщение (при его наличии),
• обращение к адресату,
• текстовая часть,
• подпись,
• отметка о наличии приложений.

Как видим, требования к деловому письму на русском мало чем отличаются от тех, которые предъявляются к содержанию делового письма в адрес зарубежных партнёров. В этом случае самое главное — сделать как можно меньше орфографических и грамматических ошибок.

Деловая переписка: примеры писем разных видов

Для оформления любых видов писем, как инициативных, так и писем-ответов, используется единый стандартный бланк организации. Рассмотрим, как составляются некоторые наиболее популярные виды деловых писем. 

Письмо-приглашение к сотрудничеству

Адресатом такого письма является производитель или поставщик заинтересовавшей отправителя продукции, товара, услуги. При этом цель письма о сотрудничестве — показать преимущества партнерского взаимодействия. Доводы, приводимые в сообщении должны стать для адресата стимулом к заключению договора, сделки. 

Иногда приглашение к сотрудничеству составляют с целью возобновить деловые контакты, которые прервались на некоторое время по независящим от сторон обстоятельствам. 

Пример письма с предложением о сотрудничестве

Скачайте образец полностью>>>

Сопроводительное письмо

Этот вид писем составляют, когда необходимо переслать адресату документы, которые не являются письмами и не содержат адресную часть, например:

• договоры, допсоглашения и контракты;
• разного рода акты;
• протоколы;
• методические указания, инструкции, рекомендации. 

Характерная особенность сопроводительного письма — обязательное наличие реквизита «Приложение». В поле этого реквизита вносят перечень прикладываемых к письму документов с указанием количества экземпляров и числа страниц в каждом из них. Кроме того, в сопроводительном письме должны быть фразы:

• «Направляем Вам…»;
• «Представляем на ознакомление …»;
• «Высылаем на согласование…». 

Пример сопроводительного письма

Скачайте документ полностью>>>

Гарантийное письмо

Гарантийные письма, в отличие от остального вида писем, содержат формулировки, описывающие принимаемые на себя отправителем обязательства, их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами — соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов, например:

• Настоящим письмом подтверждаем …;
• Оплату гарантируем…;
• Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….;
• Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…;
• Гарантируем возмещение амортизационных расходов…;
• Настоящим письмом гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».

Шаблон гарантийного письма обязательно содержит банковские реквизиты, их указывают в заключительной части текста.

Пример гарантийного письма

Скачайте образец полностью>>>

Пример делового письма-ответа

Предыдущие письма были инициативными — их составляют и отправляют адресатам организации-авторы. Письма-ответы вторичны: их составляют после того, как получили внешний запрос. Такие письма могут содержать и согласие, и отказ. 

Характерная особенность писем-ответов — ссылка на исходящий номер, которую присвоил письму-запросу отправитель. Это негласное правило делового этикета переписки, которое позволяет получателю письма-ответа быстро найти свой исходный документ и понять, о чем конкретно идет речь. 

Пример положительного письма-ответа

Скачайте образец полностью>>>

Скачайте образцы деловых писем: