Расскажем, для чего нужно прописать обязанности и права помощника руководителя отдельным документом. Объясним, как составить документ.
Скачайте документ:
Зачем нужна должностная инструкция помощника руководителя организации
Нормативные акты, которые в обязательном порядке должен разработать и утвердить работодатель, упомянуты в Трудовом кодексе. Должностная инструкция не входит в этот перечень. Но, как показывает практика, должностная инструкция — это важный и необходимый документ. Причем, полезен он обеим сторонам трудового договора — и работодателю, и работнику.
Трудовую функцию работника прописывают в трудовом договоре. Эта часть соглашения — константа, изменить которую в одностороннем порядке не имеет право ни одна из сторон. Но описание трудовой функции обобщенное. Трудовой договор не устанавливает права работника, не содержит полного перечня обязанностей по должности, не определяет, какая ответственность предусмотрена за ненадлежащее исполнение этих обязанностей. Однако все это есть в должностной инструкции.
Оформление должностной инструкции в виде отдельного документа позволяет работодателю актуализировать его при необходимости, вносить изменения и дополнения в любой из разделов, не согласовывая корректировки с работником. Кроме того, конкретные перечни обязанностей, прав и предусматриваемой ответственности позволяют работодателю четко понимать, что можно требовать от работника. Сам сотрудник четко знает, какие функции он должен выполнять, что входит в зону его ответственности, какие у него есть права.
Конструктор документов: поможет составить должностные инструкции и другие важные документы
Грамотно составленная должностная инструкция помощника руководителя позволит устранить разногласия, избежать конфликтов и судебных разбирательств. Стороны понимают свои права и обязанности, сотрудник знает, что входит в его обязанности и какие деловые качества ему при этом требуются.
Должностная инструкция помощника руководителя организации – это, по сути, вишлист (от англ. Wish List — список желаний) директора компании. Пожелания нужно учесть при составлении документа, чтобы затем менеджер по персоналу, принимая на работу специалиста, мог сразу определить, насколько он соответствует указанным требованиям. Это поможет повысить качество подбора и сократить время поиска подходящего кандидата.
Топ-10 навыков и ценностей помощников руководителей: два взгляда
Узнать, каких помощников ждут руководители
Какие нюансы учесть при составлении должностной инструкции помощника руководителя
Унифицированной формы регламента нет, но к настоящему времени сама практика кадровой работы подсказала оптимальную структуру должностной инструкции. При этом структура, названия и содержание разделов — не догма. Их всегда можно дополнить и исправить, руководствуясь реальными условиями работы, спецификой сферы деятельности организации и функционалом конкретной должности.
В организации составляют, как правило, два вида должностных инструкций — типовые и индивидуальные. Когда речь идет о таком важном документе, как должностная инструкция помощника руководителя организации, мы говорим, конечно, об индивидуальном подходе.
Нужно помнить, что помощник — правая рука генерального директора. У него должны быть развиты не только профессиональные компетенции, но и определенные личные качества. Поэтому есть смысл установить требования к квалификации не в разделе «Общие положения», а оговорить их в специальном разделе.
Кроме того, если у руководителя несколько помощников, их конкретные обязанности, зоны ответственности, вопросы подчиненности и взаимодействия оговорите отдельными должностными инструкциями.
К обязательным разделам инструкции помощника директора можно отнести:
- Общие положения.
- Основные задачи и функции.
- Требования к квалификации.
- Обязанности по должности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимосвязи.
Мы остановимся только на нюансах, которые нужно отразить именно в должностной инструкции помощника руководителя.
В разделе «Общие положения» обязательно укажите порядок назначения, освобождения и замещения специалиста. Приведите перечень нормативно-правовых актов, которыми помощник обязан руководствоваться в своей деятельности, а также оговорите подчиненность.
Раздел «Общие положения» в должностной инструкции помощника руководителя
Скачать образец
Раздел «Основные задачи и функции». Укажите, для решения каких основных задач в штатное расписание включили должность помощника директора, оговорите его участок работы.
Узнайте, как вы очерчиваете границы своей ответственности
В разделе «Требования к квалификации» определите, какой опыт работы и по каким направлениям нужен помощнику, установите требования к профессиональной подготовке, уровню образования. ТК требует, чтобы специалиста оценивали исключительно по деловым качествам. Но для эффективного исполнения обязанностей помощника руководителя одних профессиональных знаний мало. В данном случае стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, умение соблюдать конфиденциальность также являются деловыми качествами, которые можно включить в перечень требований к должности.
Раздел «Обязанности по должности» — это не только описание функционала, но и требования к выполнению этих функций. В настоящее время уже разработали профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и вам нет необходимости изобретать велосипед. Ознакомьтесь с этим профстандартом и выберите из него те должностные обязанности, которые будет выполнять помощник руководителя вашей компании.
Обязанности личного помощника руководителя в должностной инструкции
Скачайте образец документа полностью
В соответствии с профстандартом, под описанием обязанности сразу можно привести перечень знаний и умений, которые потребуются для того, чтобы качественно выполнить данную работу.
Должностная инструкция помощника руководителя: образец
Раздел «Права» с учетом той трудовой функции, которую выполняет помощник директора, должен оговаривать его право принимать самостоятельные решения по конкретным вопросам, визировать определенные виды документов. Приведите в инструкции эти направления и дайте перечень видов документов. Кроме того, включите в раздел права:
- Получать информацию, в том числе имеющую конфиденциальный характер, необходимую для эффективного исполнения поставленных задач;
- Требовать исполнения определенных документов и выполнения определенных действий, давать задания и распоряжения, контролировать их своевременное выполнение.
Раздел «Права» в должностной инструкции помощника руководителя
Скачать образец
В разделе «Ответственность» оговорите те виды дисциплинарных взысканий, материальной или административной ответственности, которые можно применить к помощнику директора за некачественное и несвоевременное исполнение возложенных на него функций.
В разделе «Взаимосвязи» оговорите порядок взаимодействия помощника с руководителями другого уровня. Этот специалист напрямую подчиняется только генеральному директору, но инструкцией можно допустить и оговорить иерархию взаимоотношений с теми, кто руководит другими структурными подразделениями.
Скачайте образцы должностных инструкций
Как утвердить должностную инструкцию помощника руководителя
Должностные инструкции, как правило, разрабатывают сотрудника отдела кадров. Согласовывать должностную инструкцию помощника руководителя организации с руководителями других структурных подразделений, кроме юридической службы, не нужно. Утверждает документ директор компании.
С утвержденной должностной инструкцией помощника руководителя нужно ознакомить под подпись тем способом, который принять в организации: на самом документе, на листе ознакомления.
|
Итог Разработайте и утвердите должностную инструкцию помощника руководителя организации, чтобы избежать конфликтов и облегчить взаимопонимание сторон. |