Грамотно составленный образец юридического заключения по проверке контрагента помогает систематизировать действия юриста компании. В статье приведем образец юридического заключения и дадим пошаговую инструкцию по составлению регламента проверки контрагента.
Зачем нужна форма заключения по контрагенту
Одна из главных задач юриста компании — согласовывать и визировать договоры. Ключевой момент в решении этой задачи — проверить контрагента на благонадежность. Проверка идёт по стандартной схеме: юрист разрабатывает регламент процедуры и запрашивает у потенциального партнера пакет документов. Поскольку цена ошибки велика, а объём работы большой, формализуйте деятельность юриста.
Разработайте типовую форму юридического заключения, которая соответствует регламенту проверки потенциальных партнеров. При заключении сделки корректируйте общую форму под конкретного контрагента.
Образец юридического заключения позволит:
- закрепить регламент проверки документов;
- проверить документы по определенной схеме (по контрольным точкам);
- наглядно представить результат проверки.
Образец юридического заключения и порядок его заполнения компания может разработать самостоятельно с учетом особенностей проверки деловых партнеров, принятых в организации. В этой статье за основу взята форма, которую используют юридические отделы банков, но она может быть адаптирована и для других сфер деятельности.
Образец юридического заключения по проверке контрагента
Полезная памятка в Системе Юрист: Как бесплатно проверить контрагента. 15 ключевых источников
Структура юридического заключения
1. Цель составления заключения
Цель — подписать договор с контрагентом. Проследите, чтобы менеджер, ответственный за переговоры с будущим партнером, предоставил в юридический отдел пояснительную записку с информацией о деталях договора. В этом же разделе укажите номер обращения за составлением заключения.
2. Пакет документов от контрагента
Внесите в этот раздел весь перечень документов, которые должен предоставить контрагент. Сотруднику юридического отдела останется только указать реквизиты документов.
В этот перечень входят:
- документы, подтверждающие правоспособность контрагента (свидетельство о регистрации, выписка из ЕГРЮЛ);
- учредительные документы контрагента (устав);
- документы, подтверждающие полномочия исполнительного органа контрагента (копии решений о назначении единоличного исполнительного органа и совета директоров);
- бухгалтерский баланс (обычно запрашивают копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату с подтверждением его передачи налоговому органу).
Совет. Проверить организацию по ИНН можно с помощью онлайн-сервиса Юрист компании Контрагенты. Сервис используют данные из 39 источников. Они помогают всесторонне оценить деятельность контрагента и принять обоснованное решение о сотрудничестве. Если вы не знаете ИНН, можно ввести название фирмы, ее адрес или ОГРН.
Получить заключение по контрагенту
3. Дополнительные документы
Выделите отдельную строку для перечня дополнительных документов. Это может быть доверенность (если договор подписывает представитель контрагента), копии банковских карточек с образцами подписей, копия трудового договора с генеральным директором компании-партнера.
4. Примечания
Здесь специалист делает замечания к документам, если у него возникли сомнения в их подлинности по закону или внутреннему регламенту фирмы. Например, контрагент предоставил незаверенную копию, документ с отсутствующим реквизитом или юрист выявил противоречия в содержании документов.
5. Учредители (участники) контрагента
Перечислите основных учредителей (акционеров, участников) контрагента. В случае, если у фирмы много акционеров, то установите минимальный размер доли (например, 5%), на основании которого вы будете указывать акционера в заключении.
Изучить состав учредителей важно, чтобы избежать неприятностей с налоговой инспекцией. Дело в том, что если вы заключите договор с контрагентом, в составе которого есть «массовые учредители», это может привести суд к выводу, что вы не проявили должную осмотрительность при заключении сделки.
Справка. Массовый учредитель — это физическое лицо, которое является учредителем во многих организациях. Читайте в Системе Юрист: Как проверить руководителя контрагента на «массовость»
6. Компетенция исполнительного органа общества
В этой графе укажите название исполнительного органа и дайте ссылку на соответствующий пункт в уставе контрагента. Строкой ниже укажите компетенцию этого органа и также дайте ссылку на устав.
Чаще всего в уставе дублируют положения закона, поэтому можно просто указать нормативный акт. Например: «в соответствии с ФЗ об ООО» или «в соответствии с ФЗ об АО» и т. д. Если компетенция исполнительного органа сформулирована не так, как в законе, нужно указать отличия.
7. Сделки, требующие соблюдения специальных процедур, согласно представленным документам
Перечислите сделки, для которых нужно соблюдать специальные процедуры. Например, проведение конкурса, тендера или получение одобрения. Эти сделки перечислены в уставе контрагента. Дайте ссылку на пункт устава и соответствующее положение закона.
8. Особенности правоспособности контрагента
Для некоторых юридических лиц (например, унитарных предприятий или некоммерческих организаций) существуют ограничения по заключению сделок. Ограничения могут также затрагивать компании, которые занимаются определенной деятельностью (например, банковской или страховой) или занимают определенное положение на рынке (например, естественные монополии). Если в отношении контрагента есть такие ограничения, перечислите их в этом разделе.
9. Наличие у контрагента лицензии, членства в саморегулируемой организации (СРО) либо допуска СРО к определенным работам
Некоторые виды деятельности требуют обязательного лицензирования или членства компании в СРО. Например, в сфере строительства или проектирования. Если предмет договора связан с такой деятельностью, сделайте соответствующие пометки в этом разделе.
10. Рекомендация юриста по вопросу о заключении договора
На основании рассмотренных документов сделайте вывод, можно или нельзя заключать договор с контрагентом.
11. Представитель или орган контрагента
Укажите, кто будет представлять интересы контрагента при заключении контракта:
- должность (для лиц, действующих по доверенности, - «представитель по доверенности»);
- фамилия, имя, отчество и паспортные данные;
- основания и срок полномочий.
Доверенность представителя может быть заверена у нотариуса или в самой компании. В последнем случае проверьте полномочия лица, выдавшего доверенность.
12. Необходимость соблюдения специальных процедур при заключении договора
Перечислите и подробно раскройте ключевые моменты дополнительных требований, которые нужно соблюсти при заключении сделки. Например, проведение торгов, тендера, получения одобрения и т.д. Если таких требований нет, не заполняйте раздел.
13. Риски, возможные при заключении договора
Перечислите правовые риски, которые могут привести к тому, что сделка будет признана незаключенной или недействительной даже в ее части и риски, которые могут сделать невозможным исполнение сделки.
Отдельной строкой перечислите способы минимизировать эти риски. Например, включить в договор или исключить из него конкретные условия, потребовать дополнительные документы и т.д.
14. Отметки об изменении в юридическом заключении
Предусмотрите специальный раздел для отметок, если в заключение будут внесены коррективы. Например, контрагент предоставил дополнительные документы, и раздел о рисках изменился.
- Какие документы нужно запросить у контрагента перед тем, как подписывать с ним договор
- Как оформить заключение, отчет или аналитическую справку о проверке контрагента
- Как проверять контрагентов согласно требованиям и критериям ФНС: пошаговый алгоритм, регламент
- Нужно ли запрашивать у контрагента выписку из ЕГРЮЛ
Полнота проверки контрагента
Когда будете разрабатывать образец заключения, старайтесь соблюдать баланс интересов подразделений компании и юридической службы. Решение о том, какой перечень документов и в виде каких копий запрашивать у контрагентов, принимайте коллективно. Учитывайте не только правовые риски, но и риск увеличения времени на совершение операций или риск потери клиента и т.д. Степень полноты проверки зависит от цены сделки, позиции налоговых органов в вопросе должной осмотрительности при выборе партнера и ряда других обстоятельств.
Как проверить деловую репутацию контрагента
Если в задачи юридической службы входит проверка деловой репутации контрагента, то добавьте в форму заключения специальный раздел, куда внесите результаты анализа данных, полученных из доступных интернет-ресурсов:
- Картотека арбитражных дел https://kad.arbitr.ru/ и сайт ФНС России www.nalog.ru. Здесь можно получить информацию о судебных разбирательствах, в которых принимал участие контрагент.
- Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц (https://fedresurs.ru/). Здесь можно удостовериться, что потенциальный контрагент не находится в процедуре банкротства, реорганизации, ликвидации, о наличии решения о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ и иные важные сведения.
- Сайт ФАС России www.fas.gov.ru и реестр должников на сайте Федеральной службы судебных приставов России www.fssprus.ru. Здесь можно проверить, не указан ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков. Наличие у контрагента государственных контрактов может послужить для суда признаком должной осмотрительности при выборе контрагента.
- Сайт Главного управления МВД по вопросам миграции (http://services.fms.gov.ru/). Здесь проверьте паспортные данные учредителей и руководства потенциального контрагента.
- Информационные базы https://service.nalog.ru позволят проверить информацию о наличии дисквалификации и исполнительных органов контрагента, о регистрации контрагента по адресу массовой регистрации, о наличии контрагента в базе юридических лиц, связь с которыми по указанному в ЕГРЮЛ адресу отсутствует и т.д.
- Как можно проверить подлинность электронной подписи контрагента
- Как проверить, что контрагент не отозвал доверенность у представителя
- Как получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте
- Как убедить контрагента представить необходимые документы
- Какие документы запрашивать у контрагента, чтобы избежать претензий налоговой