Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственный стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. Например, Типовая инструкция по основам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.06, рег. № 7418, устанавливает порядок ведения делопроизводства в министерствах, службах, агентствах. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций.

Основы делопроизводства в организации

Инструкция по ведению делопроизводства в организации

Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее – Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.   Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т. д.).

Структура Инструкции

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

• общие положения;
• состав документов организации;
• подготовка документов, организация документооборота;
• информационно-поисковая система организации;
• контроль исполнения документов;
• организация документов в делопроизводстве;
• передача документов на архивное хранение.

В “Общих положениях” указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесения в нее изменений и дополнений.  

В разделе “Состав документов организации” называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т. е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации. 

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство Российской Федерации. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т. е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам.

Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т. п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

• своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;
• заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных форм документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
• внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью “привязки” их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, “жесткой” регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления.   Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и др. ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений.   Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

Табель форм документов

Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.   Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

• о наименовании формы документа;
• о присвоенном этой форме коде;
• о наличии общегосударственной формы документа;
• об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа, и др.);
• о степени ограничения доступа к документу.

Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов.   Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель.   Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др. далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке.

Например, если в организации имеется график отпусков, содержащий конкретную дату начала отпуска, и у работника нет причин для его перенесения на другое время, то тогда с юридической точки зрения от работника не требуется личное заявление с просьбой о предоставлении очередного отпуска. Однако многие организации при документировании процедуры предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в обязательном порядке требуют от работников такое заявление, что приводит к неоправданному росту объема документооборота. В то же время для перевода работника на другую постоянную работу недостаточно будет одного заявления работника, хотя это нередко практикуется в негосударственных организациях. Обязательным документом в данной ситуации является дополнительное соглашение к трудовому договору, который был заключен с работником при приеме на работу. Отсутствие названного документа – грубое нарушение действующего трудового законодательства, вызванное серьезной ошибкой в процедуре документирования факта перевода работника.

Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе “Подготовка документов, организация документооборота” Инструкции.   Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т. д.), порядок придания документам юридической силы.   Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование).   В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов.   Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов, о создании которых мы расскажем вам в следующих статьях журнала.