Вопрос
Предусматривает ли ГОСТ особые требования к форматам бумаги и размерам полей на разных документах организации?
Ответ
Да, предусматривает.
Для бланков ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать бумагу формата А4 — 210×297 мм и А5 — 148×210 мм. Последний используют для документов с небольшим текстом — справок, командировочных удостоверений. Бланки писем формата А5 из употребления вышли. ГОСТ по делопроизводству и документообороту: основные правила и положения >>>
Минимальные размеры служебных полей на документах по ГОСТ-2016, независимо от того, оформили документ на бланке или нет (в мм):
- 20 — левое;
- 10 — правое;
- 20 — верхнее;
- 20 — нижнее.
Особого внимания требует левое поле — для подшивки документа в дело. ГОСТ-2016 определяет его в 30 мм для документов длительных — свыше 10 лет сроков хранения. Можно ли использовать бланки, если они оформлены не по ГОСТ
Максимальный размер левого поля есть в ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Он составляет 35 мм. Когда вы разрабатываете бланки для изготовления документов временного срока хранения до 10 лет, левое поле может быть 20 мм, а для бланков документов длительного хранения — больше 10 лет и постоянного хранения устанавливайте размер левого поля в 35 мм. Например, бланки писем вполне можно делать с левым полем в 20 мм, поскольку в большинстве своем деловые письма имеют сроки хранения 3—5 лет, а бланки для распорядительных документов и протоколов — с левым полем в 30 мм, поскольку они имеют длительные сроки хранения — свыше 10 лет.
Какой набор бланков должен быть в организации
- Бумажной трудовой книжки больше не будет. Что вам надо знать про ее электронный формат
- Пять вариантов структуры текстов документов: как выбрать правильный и избежать ошибок
- Что секретарю нужно проверить, прежде чем подписать обходной лист работника
- Читаем характер босса по лицу: как понять и... простить
- Как доказать руководителю свою эффективность после карантина
- Как помощнику руководителя принимать решения в условиях неопределенности
- Как использовать мессенджеры WhatsApp и Telegram максимально эффективно