Служба ДОУ и секретариат

Мы начинаем публикацию небольшой серии статей. Она посвящена взаимодействию службы документационного обеспечения управления (далее – СДОУ) и структурных подразделений. Причем тех подразделений, работа с документами в которых носит специфический и масштабный характер. Первым из них станет секретариат. Как наладить взаимоотношения двух подразделений по ключевым вопросам делопроизводства? Надеемся, наша статья поможет вам в этом.

Секретари в организации. Какое отношение они имеют к СДОУ?

Секретариат не всегда является отдельным структурным подразделением. Секретари и помощники руководителей могут:

• подчиняться непосредственно топ-менеджерам, с которыми работают. Иногда они не относятся ни к одному из структурных подразделений;
• быть работниками тех структурных подразделений, с руководителями которых работают;
• входить в такие подразделения, как Секретариат, Административный отдел, Аппарат генерального директора и т.п.;
• формально числиться в отделах, службах и управлениях по общим вопросам, административно-хозяйственных и даже логистики и транспорта;
• работать в СДОУ (Канцелярии, Отделе делопроизводства и т.п.).

Трудно сказать, какая из перечисленных позиций в оргструктуре является оптимальной. Свои плюсы и минусы есть у каждой. Мы рассмотрим взаимодействие секретарей и делопроизводителей с двух сторон. Первая – эти работники трудятся в одном подразделении. Вторая – в разных.

Если секретари входят в СДОУ

Как разделить функции секретарей и делопроизводителей из одного подразделения?

Руководители СДОУ порой забывают о том, кто настоящий начальник секретаря руководителя или помощника. А это директор или топ-менеджер, с которым работает секретарь. Задания «топа» всегда будут более приоритетными, чем задачи начальника СДОУ. С этим нужно считаться, распределяя обязанности внутри службы. Нельзя возлагать на секретарей ответственность за участки, где работа должна делаться «здесь и сейчас».

Примеры таких участков: прием входящей корреспонденции, регистрация документов (если она происходит непосредственно при исполнителе) и т.п.

Такие вещи нужно оставить делопроизводителям. Они постоянно находятся на рабочем месте. А секретарь может уехать на несколько часов по заданию шефа.

Зато секретарям вполне можно поручить:

• подготовку несрочной корреспонденции к отправке;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

На выполнение этого секретарь сам выберет время в течение рабочего дня.

Таким образом, директору и начальнику СДОУ рекомендуется не устраивать семибоярщину над несчастным секретарем. Функции последнего нужно четко закрепить в должностной инструкции. И заодно помнить, что секретари и помощники руководителей в первую очередь работают с руководителем. А уже во вторую – с начальником СДОУ, даже если формально подчинены последнему.

Если секретари относятся к смежному подразделению

Как быть, если секретари и делопроизводители работают в смежных подразделениях? Задача начальника СДОУ – наладить максимально эффективное взаимодействие.

Ответственные за делопроизводство

Делопроизводством занимаются во всех отделах (в отличие от, например, правового обеспечения или бухгалтерии). У всех образуются те или иные документы. Над этими документами производятся определенные операции вне канцелярии. Чтобы эти операции выполнялись правильно, в каждом подразделении назначается ответственный за делопроизводство. Секретарь для этого – лучшая кандидатура. Что должен сделать начальник СДОУ? Проследить, чтобы секретари были официально оформлены как ответственные за делопроизводство в тех подразделениях, в приемных и с руководителями которых работают. Для оформления достаточно приказа. Приведем пример текстовой части такого приказа:

Приказ о назначении ответственных за делопроизводство в обязательном порядке проходит процедуру согласования у всех топ-менеджеров, секретари которых перечислены в нем. Руководители должны знать о том, что в ближайшее время на их секретарей будут возложены дополнительные обязанности.

В части делопроизводства ответственные за него в подразделениях подчиняются начальнику СДОУ.

Он же следит за тем, чтобы его подопечные владели навыками работы с документами, были в курсе особенностей делопроизводства именно этого предприятия, а при необходимости организует и их обучение.

Точки пересечения

В этом разделе статьи мы постараемся охватить все процессы делопроизводства, в которых предусматривается взаимодействие секретарей и СДОУ. В ежедневной работе с документами эти два подразделения идут рука об руку.

Передача документов на рассмотрение руководителям

Каким образом поступившие документы будут попадать на рассмотрение к генеральному директору или уполномоченным руководителям? Каждый секретарь определяет со своим шефом время дня, оптимальное для рассмотрения документов. Кому-то удобно отнести документы утром, кто-то копит бумаги в течение дня, а кто-то успевает и дважды в день положить перед директором папку «На подпись».

В любом случае служба ДОУ подстраивается под график каждого топ-менеджера вместе с его секретарем. Секретарь дополнительно отвечает за то, чтобы директор не забывал: рассмотрение документов – его ежедневная обязанность.

Передача на рассмотрение срочных документов 

В регулировании нуждается вопрос доведения до руководителя срочных документов. Они должны быть рассмотрены немедленно и не могут ждать установленного для этого часа.

Дело может быть решено за несколько секунд одним звонком: делопроизводитель, зарегистрировавший только что поступивший с пометкой «Срочно» документ, набирает секретаря и сообщает входящий номер. Кому-то удобно отправить скан по электронной почте, но тогда все равно придется звонить. Секретарь или «достает» скан-копию письма из электронной базы, или пересылает электронное письмо директору. Кроме того, делопроизводитель всегда должен знать, как срочное письмо попадет к директору, если его секретаря нет на месте: может ли он сам позвонить или подняться в приемную, или это сделает за него другой секретарь.

Независимо от способа передачи, довести срочный документ до секретаря или (при отсутствии последнего) напрямую до руководителя является обязанностью службы ДОУ.

Регистрация документов  

Все три основных потока документов (входящие, исходящие, внутренние) могут иметь в организации самые причудливые маршруты. Они могут поступать и отправляться как централизованно – через СДОУ, так и через коллег из других подразделений. Важно «ловить» документы и учитывать их независимо от того, принесли их секретарю или работнику СДОУ.

Оптимальный вариант – регистрация их в общих базах данных теми делопроизводителями или секретарями, в чьи руки попал документ. Это будет быстрее всего! Однако реализуем такой вариант только при условии, что организация пользуется электронными базами данных или СЭД. Если регистрация документов по-прежнему ведется в бумажных книгах, то их следует сосредоточить в канцелярии.

Распределение документов по структурным подразделениям

Сделать так, чтобы документы, рассмотренные и подписанные руководителем, оказались у исполнителей в кратчайшие сроки – обязанность секретаря. Чем больше в организации приемных и топ-менеджеров, работающих с документами, тем важнее централизовать этот процесс. Другими словами – перенести в СДОУ. Секретари, получив и рассортировав рассмотренные директором документы, не ждут исполнителей (это можно делать неделями), не обходят последовательно свое и соседние подразделения и не обзванивают коллег, а несут всю стопку бумаг в канцелярию. Здесь должна работать система физического распределения документов по подразделениям.

Например, знакомые многим лотки или стеллаж, каждая ячейка которого соответствует отделу (службе, управлению, дирекции, департаменту) компании.

Доступ в помещения и к информационным ресурсам СДОУ

Важно, чтобы секретарь мог всегда попасть в канцелярию. Если в организации есть охранные системы, доступ секретарей в СДОУ и в архив в любое время не должен смущать службу безопасности. Секретарю может понадобиться печать, базы данных, лотки для документов и пр.

Все базы данных – от «амбарной» книги до СЭД – должны быть доступны секретарям в любое время. Как минимум для просмотра, а лучше всего – и для внесения изменений.

Таким образом, не важно, работают ли делопроизводители и секретари в одном отделе. Помимо личных дружеских отношений, они должны наладить удобное взаимодействие. Довольны должны быть все: и делопроизводители, и секретари, и топ-менеджеры, и остальные коллеги. Это залог отлаженной системы делопроизводства в организации. Продолжат наш цикл рассказы о взаимодействии службы ДОУ с отделом кадров, а также с производственно-техническими службами.

Е. Н. Кожанова, специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству