И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

110
Пока количество документов в сервисе Google Docs не превышает два десятка, проблем с ориентацией в них и поиске не возникает. Но как только работа становится действительно активной - создается много документов самим владельцем аккаунта, предоставляется доступ его коллегами – тогда возникает насущная потребность организовывать и систематизировать файлы должным образом.

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google DocsПри традиционной модели работы у нас в распоряжении помимо программы создания документа (к примеру, MS Word) есть еще и операционная система, которая и позволяет нам сформировать папки и «разложить» в них наши файлы.

Очевидно, что такие функции в Google Docs будет не так удобно выполнять, но все же некоторые инструменты для «наведения порядка» это приложение нам предоставляет.

Предварительный просмотр

Предварительный просмотр часто необходим для того, чтобы решить, как поступить с тем или иным файлом, не открывая файл и не просматривая его целиком.

Чтобы настроить предварительный просмотр, пометьте в списке выбранный документ галочкой (рис. 1 [1]) и нажмите кнопку Предварительный просмотр (Preview) с изображением глаза (рис. 1 [2]). В правой части окна появится панель предварительного просмотра, в которой будет отображено начало документа, а также параметры разделения полномочий (Sharing): кому доступен данный документ (Visibility) и кто является владельцем (owner); описание документа (Description), к какой коллекции принадлежит данный документ (Collections) и общая информация (General info) о времени последнего изменения (Modified…) и времени последнего открытия файла (Opened…).

Здесь же можно изменить указанные параметры, нажав на значок редактирования с изображением карандаша (рис. 1 [4]). Описание (Description) изменяется простым вводом текста в открывшееся поле, а о том, как работать с коллекциями (Collections), мы поговорим ниже.

Закрывается панель предварительного просмотра точно так же, как и любая другая аналогичная панель - щелчком на крестике в правом верхнем углу (рис. 1 [3]).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 1. Предварительный просмотр документа (В иллюстрациях к статье представлен оригинальный (англоязычный) вариант интерфейса (меню, кнопки, команды, окна и т.п.), поскольку перевод интерфейса может отличаться при использовании различных версий).

Навигационная панель

Навигационная панель является как раз тем инструментом, который позволит организовать работу с файлами GoogleDocs. Она эмулирует функцию структуры папок Проводника в операционной системе Windows или, в общем виде, файлового менеджера.

Эмулировать - имитировать программными средствами работу какого-либо физического устройства, процесса, другого программного средства или действий пользователя.

Представления хранилища GoogleDocs. Представление – это некоторый вид «под определенным углом зрения» одного и того же объекта. Собственно, с нашими файлами ничего не происходит: мы создаем папки, не перемещаем в них файлы - мы просто настраиваем режимы отображения содержащейся в нашем хранилище информации.

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 2. Навигационная панель GoogleDocs и контекстное меню файла

Представления хранилища GoogleDocs нашли отражение в структуре навигационной панели:

  • Домашняя (Home). В данном представлении (режиме) отображаются все файлы, за исключением удаленных - перемещенных в Корзину (Trash).

Чтобы не отображать файл в данном представлении, щелкните его правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Dont show in home (рис. 2).

  • Избранное (Starred). В данном представлении отображаются файлы, помеченные звездочкой.

Пометить файлы очень просто: щелкните звездочку слева от названия файла левой кнопкой мыши либо выберите команду Добавить в избранное (Add star) в меню файла (рис. 2).

  • В представлении Принадлежащие мне (Owned by me) отображаются соответственно только те документы, для которых вы являетесь автором.
  • Все (All Items). В данном представлении отображаются все документы, включая не отображаемые в представлении Home.
  • Корзина (Trash). Здесь отображаются удаленные файлы. Удалять можно только те файлы, собственником которых вы являетесь.

Чтобы удалить (на самом деле не удалить, а закрыть ваш доступ) файлы, которыми с вами «поделились», отметьте файл галочкой (рис. 1 [1]), нажмите кнопку с изображением корзины, после чего появится диалоговое окно Unsubscribe? (рис. 3), информирующее о том, что вы не являетесь владельцем данного файла и предлагающее закрыть доступ к данному файлу. После нажатия кнопки Remove item файла в списке ваших документов не будет. Аналогичный результат можно получить, выбрав команду Unsubscribe в меню файла (правая кнопка мыши для файла, собственником которого вы не являетесь).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 3. Окно Unsubscribe?

Важно: сразу после этой операции файл можно восстановить, выбрав команду Отменить (Undo) в информационной панели о выполнении команды (рис. 4).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 4. Информационная панель о выполнении команды

  • Мои коллекции (My collections) – это представления, которые можно настраивать по собственному усмотрению, перемещая документы в нужные коллекции. На самом деле документы остаются на месте, просто они помечаются как принадлежащие той или иной коллекции, в отличие от файловой системы, где один файл может содержаться только в одной папке (а в другую можно поместить ярлык). Здесь файл может входить одновременно в несколько коллекций.
  • Коллекции, к которым мне предоставили доступ (Collections shared with me) служат для отображения коллекций, к которым вам предоставили доступ.

Коллекции

Рассмотрим работу с коллекциями более подробно.

Создание коллекции

Чтобы создать коллекцию, перейдите в представление Мои коллекции (My collections) и нажмите кнопку New collection in My collection с изображением папки со знаком плюс (рис. 5): откроется окно для ввода названия коллекции Rename, введите название коллекции и нажмите кнопку ОК. Созданная коллекция появится в навигационной панели в разделе Мои коллекции (My collections).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 5. Создание новой коллекции

Наполнение коллекции

Теперь, выбрав любое из представлений, в котором есть файлы (даже если это другая коллекция), перетаскивайте файлы из правой панели, в которой отображаются документы, на название коллекции в навигационной панели.

Добавить в коллекцию можно сразу несколько файлов. Отметьте необходимые файлы галочкой (рис. 6) и нажмите кнопку Организовать (Organize) над списком отображения файлов – откроется одноименное окно (рис.7).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 6. Выбор файлов и кнопка Организовать (Organize)

В данном окне отметьте галочкой коллекцию, в которую следует поместить указанные файлы, и нажмите кнопку Сохранить изменения (Apply changes) (рис. 7).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 7. Окно Организовать

В любой коллекции можно создавать другие коллекции, формируя иерархию коллекций (рис. 8, см. Навигационную панель). Коллекцию в коллекции можно создать либо так, как было описано выше, либо через меню коллекции, открываемое при нажатии кнопки с изображением стрелки справа от названия коллекции в навигационной панели (рис. 8): команда Создать (Create)Коллекцию (Collection).

Оформление коллекции

Этим же меню следует воспользоваться, чтобы изменить цвет маркера коллекции. Раскройте меню и выберите команду Изменить цвет (Change color) – в появившейся палитре выберите цвет.

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 8. Изменение цвета маркера Коллекции в навигационной панели

Всю коллекцию можно добавить в избранное, выбрав в этом же меню команду Add star. Переименовать коллекцию можно воспользовавшись командой Rename, а удалить - командой Move to trash.

Поиск и сортировка

Полезными бывают также и такие простые средства, как поиск и сортировка.

Чтобы найти нужный документ, в строку поискового запроса, как обычно, следует ввести слово или словосочетание. Помимо этого, раскрыв стрелку в правой части строки поиска, можно уточнить параметры поиска (Advanced search options), указав:

  • тип файла (Type) - Рисунок (Drawing) или Презентация (Presentation) и т.д. (см. рис. 9). В результате поиска будут представлены файлы только данного типа;
  • видимость файла в Интернет (Visibility) - Oткрыто в web (Public on the web), Частный (Private) и т.д. В результате поиска будут представлены файлы только с указанной характеристикой типа доступа/открытости;
  • владельца (Ownership). Можно настроить поиск только в собственных документах (Owned by me) или в тех, которыми поделились (Shared with me);
  • не входящие в коллекции (Not in collections) или открывавшиеся мной (Opened by me).

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Рис. 9. Параметры поиска

Чтобы произвести сортировку, следует воспользоваться командами меню кнопки Sort (рис. 10). Отсортировать можно по следующим параметрам:

  • последние измененные (Last modified);
  • последние открывавшиеся (Last opened by me), по названию в алфавитном порядке (Title);
  • по объему занимаемой памяти (Storage used);
  • по приоритету – сначала избранное, затем все остальное (Priority).

Рис. 10. Сортировка

И в облаках должен быть порядок! Средства организации документов Google Docs

Как мы видим, несмотря на то что рассмотренные средства организации информации в хранилище немногочисленны, их вполне достаточно, чтобы поддерживать в нем удобный для работы порядок и быстро находить необходимую информацию.

Итак, чтобы организовать порядок среди документов в облаках Google Docs, нужно уметь:

  • Пользоваться навигационной панелью, чтобы свободно ориентироваться в рабочем пространстве.
  • Создавать коллекции и сортировать по ним рабочие файлы, чтобы файловое пространство приобрело структурный вид.
  • Осуществлять поиск по различным параметрам, чтобы максимально быстро находить нужные документы.
  • Настраивать удобное графическое оформление, что визуально подчеркнет удобство и функциональность работы в облаках Google Docs.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль