Довольно часто работодателю приходится оформлять выписки из документов по запросам сотрудников компании, а также госорганов или иных юридических лиц. Разберемся, как подготовить выписку из внутреннего документа и как ее оформить.

Содержание:

Что такое выписка из документа и когда ее оформляют
Как правильно оформить выписку из документа
Примеры оформления выписки из документов

Что такое выписка из документа и когда ее оформляют

Согласно инструкции по делопроизводству, утверждённой приказом Росреестра от 5.09.2016 № П/464, выписка из документа — это заверенная надлежащим образом копия части текста подлинного документа, необходимая для работы или подтверждения какого-либо факта, события. А по ГОСТ Р 7.0.8-2013 выписка из документа— это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписка состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде.

Оформление выписки необходимо, если требуется скопировать только часть исходного документа или же в случае, когда оригинал содержит конфиденциальную информацию, не относящуюся к запросу. В этих случаях весь документ просто не нужен заявителю. Выписку можно сделать из любого документа: распорядительного (приказа, распоряжения и др.), организационного (регламента, порядка, инструкции и др.) или справочно-информационного (акта, протокола). Запросить выписку из внутреннего документа организации могут:

деловые партнеры и конрагенты;
органы государственной власти, контроля и надзора, налоговики, судебные органы и пр.;
сотрудники.

Как предоставить выписку из документа по запросу контрагента

Партнерам и контрагентам могут потребоваться выписки из учредительных документов, договоров. Выписка в этом случае может содержать любые сведения, которые органы управления организации считают необходимым или возможным представить.

Обратите внимание! По запросу третьих лиц нельзя предоставлять документы, содержащие персональные данные физических лиц-работников организации.

Как предоставить выписку из документа по запросу ведомств

Копии или выписки из кадровых документов могут запросить органы власти, суд, а также ГИТ, прокуратура или СФР. При этом задача специалиста, который будет оформлять выписку, предоставить запрашиваемые сведения, не разгласив при этом конфиденциальную информацию, например, персональные данные других работников.

Эксперты журнала «Кадровое дело» расскажут, как поступить в ситуации, когда от компании требуют сведения по конкретной должности или конкретному работнику >>>

Если выписки из документов запросили контролирующие органы, передайте их проверяющим вместе с описью, составленной в двух экземплярах. Внизу под перечнем документов в описи укажите сведения о Ф.И.О., должности ответственного сотрудника компании. Он должен проставить свою подпись под документом с указанием ее расшифровки и даты, когда передали документы. Проверяющий также должен расписаться в описи на экземпляре организации, подтвердив, что документы по запросу он получил.

Образец выписки и описи по запросу ГИТЗабрать образцы в работу >>>

Как предоставить выписку из документа по запросу работника

В соответствии со статьей 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника. Конечно, работнику передаются не оригиналы, а только копии запрашиваемых документов или же выписки из них, в части, которая непосредственно относится к его трудовой деятельности. При этом копии и выписки из документов, связанных с работой, работодатель обязан выдать бесплатно и столько раз, сколько их затребует работник.

Заявление работник может подать любым удобным ему способом:

лично через канцелярию или отдел делопроизводства (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре);
через доверенное лицо, полномочия которого подтверждены в соответствующем порядке;
почтой, например, заказным письмом с описью вложения.

В статье 62 Трудового кодекса приведен перечень документов, которые работодатель обязан выдать по запросу работника, это выписки из трудовой книжки и копии приказов:

о приеме на работу;
о переводе на другую работу;
об увольнении.

Но этот перечень — не исчерпывающий и, как показывает судебная практика, работник на законных основаниях может потребовать копии или выписки и из других документов. Отказать ему работодатель вправе только в том случае, когда запрашиваемые документы никак не связаны с трудовой деятельностью данного сотрудника.

Работодатель обязан подготовить запрашиваемые работником документы или их копии в течение трех рабочих дней. Передать их работнику он может:

лично в руки с отметкой в журнале, подтверждающей факт выдачи;
через доверенное лицо, под расписку в соответствующем регистре;
по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательства того, что запрос выполнен).

Журнал регистрации выданных копий выписок документов: образец

Скачайте журнал полностью >>>

Если по каким-то причинам запрос работника выполнить невозможно полностью либо частично (например, при истечении сроков хранения запрашиваемых документов), заявителю нужно направить письменный ответ с обоснованием причин, почему его запрос не может быть выполнен. Письменный отказ предоставляется, так же, как и документы, по запросу или вместе с ними (если запрос выполняется частично).

Как правильно оформить выписку из документа

Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.

Выписку оформляйте на общем бланке организации для документов. Заполните все основные реквизиты, обязательные для этого вида документов:

наименование организации,
дата составления,
регистрационный номер,
место составления,
заголовок к тексту.

Если какой-то из этих реквизитов на подлиннике отсутствует, то и в выписке ничего указывать не нужно. Затем внесите наименование вида документа — «ВЫПИСКА», и ниже укажите, из какого документа вы ее сделали. Текстовая часть выписки должна быть полностью идентична тексту оригинала. Никаких исправлений и дополнений делать нельзя.

На выписке из документа укажите номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки. Выписку из документа подписывает сотрудник, который ее изготовил, но при этом необходимо соблюдать определенные правила.

Выписка — образец документа, имеющего юридическую силу, аналогичную той, что имеет исходный документ. Юридическую силу выписка приобретает после того, как будет заполнен реквизит «Отметка о заверении копии». Его оформление должно отвечать требованиям с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Проставьте его под реквизитом «Подпись». Реквизит включает: слово «Верно», под которым нужно указать наименование должности сотрудника, заверившего копию, его подпись с расшифровкой — инициалы, фамилию и дату заверения выписки.

Если выписка из документов представляется по запросу третьих лиц или органов власти, ее нужно заверить печатью организации, если она используется, и указать сведения о месте хранения подлинника. Например: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год». Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.

Примеры оформления выписок из документов

В общем случае представленный ниже пошаговый алгоритм используется при составлении любого вида выписок:

Шаг 1. Изучите исходный документ. Определите, какая часть документа-оригинала нужна.
Шаг 2. Выделите цитаты. В выписке нельзя менять формулировки, цитаты должны точно совпадать с исходным документом. Выделите и скопируйте всю необходимую информацию, включая реквизиты документа.
Шаг 3. Оформите выписку. Перепишите заголовок документа по образцу выше, вставьте выбранные цитаты из исходника, реквизиты документа (дату, номер, ответственное лицо).
Шаг 4. Заверьте выписку. Заверение выписок — обязанности секретаря или кадрового работника, если бывший сотрудник подал запрос по поводу работы в вашей организации.

Примеры составления выписок из документов:

Выписка из листка нетрудоспособности, сформированного в форме электронного документаИнформация о файле

Выписка из графика отпусковИнформация о файле

Как оформить выписку из приказа

Выписку оформляют на обычном листе или бланке организации. Шапку документа переносят в выписку полностью, со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова: «Выписка из приказа»

В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа. Вступительную часть, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку. А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.

Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.

Выписка из приказа о премировании сотрудников: образец

Скачайте образец полностью >>>

Как оформить выписку из табеля рабочего времени

Законом не предусмотрено никаких специальных требований к оформлению выписки из табеля учета. В качестве наименования документа укажите: «Выписка из табеля учета рабочего времени» и укажите приведите наименование, дату и номер документа.

Далее воспроизведите текст оригинала документа полностью или частично, но только в отношении тех работников, по которым поступил запрос. Под текстом выписки укажите должность лица, который подписал оригинал табеля, его инициалы и фамилию. Личную подпись этого лица в выписке ставить не нужно — достаточно указать: «Личная подпись».

Как оформить выписку из штатного расписания

Если при проверке инспекторы запросили информацию в отношении конкретного работника, можно предоставить выписку из штатного расписания только со сведениями по данному работнику, а не полную копию документа. При оформлении выписки из штатки, помимо информации о должности и зарплате работника, укажите реквизиты подлинника документа, сведения о приказе, которым его утвердили, и период действия.

Выписка из штатного расписания: образец

Скачайте образец в журнале >>>

Как оформить выписку из трудовой книжки

Выдать выписку из бумажной трудовой книжки потребуется, если с запросом в организацию обратился уже уволенный сотрудник. Документ оформите на фирменном бланке компании и заверьте подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью при ее наличии.

Выписка из трудовой книжки уволенного сотрудника