Заявление требуется в разных ситуациях - при трудоустройстве и увольнении, оформлении ежегодного отпуска и отпуска за свой счет. В статье рассказывается о типовой структуре заявления и общих правилах оформления этого документа.
Из статьи вы узнаете:
В какой форме подавать заявление
Заявление - официальная форма обращения граждан или сотрудников в администрацию учреждения. Оно содержит просьбу или предложение.
В некоторых организациях разработаны специальные бланки для обращений сотрудников. Однако чаще всего документ составляется в свободной форме.
Как написать заявление руководителю, решает сам сотрудник. Он может сделать это от руки, а может - набрать на компьютере и распечатать на листе А4. В любом случае, чтобы документ имел силу и был рассмотрен, он должен содержать несколько обязательных элементов:
- Сведения об адресате и заявителе (т.н. «шапка»).
- Наименование документа.
- Формулировка просьбы или предложения.
- Дата подачи.
- Подпись заявителя.
Такая структура утверждена Федеральным законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Может ли компьютер писать заявления вместо сотрудников? Ответ на этот вопрос вы найдете в статье.
Как правильно написать «шапку» заявления
«Шапкой» называется информация об адресате, т.е. кому этот документ предназначается и информация о заявителе, т.е. авторе документа. «Шапка» размещается в правом верхнем углу документа.
Информация об адресате
Заявление - это официальный документ, поэтому информация об адресате должна быть полной:
- должность адресата;
- название организации;
- фамилия, имя, отчество адресата.
Имя и должность пишутся в дательном падеже (отвечают на вопрос «Кому»).
Например:
Генеральному директору
ООО «Коммуникативные технологии»
Рождественскому Петру Андреевичу
Информация о заявителе
Если заявление пишет сотрудник организации, то в информации о заявителе нужно указать должность, фамилию и инициалы.
Например:
от главного бухгалтера
Андрюховской Таисии Петровны
Если документ составляет кандидат на вакансию при трудоустройстве, то указывается только фамилия и инициалы. Должность будет упомянута в основном тексте.
Например:
от Смирнова Сергея Николаевича
Традиционным считается написание имени заявителя без предлога «от»:
Генеральному директору
ООО «Коммуникативные технологии»
Рождественскому Петру Андреевичу
Смирнова Сергея Николаевича
В настоящее время считаются допустимым и вариант с предлогом «от»:
от Смирнова Сергея Николаевича
Наименование документа
Наименование документа допускает три варианта написания:
- Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова:
заявление.
Такой вариант написания считается традиционным. Сведения об адресате, заявители и наименование составляют одно предложение.
- С заглавной буквы без точки в конце:
Заявление
В этом случае слово «Заявление» является заголовком ко всему документу, а не частью предложения. Правила оформления заголовков предписывают написание наименование документа с заглавной буквы и без точки в конце.
- Заглавными буквами без точки в конце:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Этот вариант написания чаще всего используется при компьютерном наборе текста. Наименование документа здесь также является заголовком, поэтому точка в конце не ставится.
Как составить основную часть заявления
Эта часть документа начинается с красной строки. Как правило, целью деловой бумаги является изложение просьбы, поэтому начинать основную часть следует со слова «Прошу». Если ваша просьба - типовая, например, о предоставлении ежегодного отпуска, то ее никак не нужно аргументировать. Достаточно указать даты начала и окончания отпуска:
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 14.05.2018 по 30.05.2018.
Если вы просите предоставить отпуск по семейным обстоятельствам, то нужно объяснить причины, приложить подтверждающие документы и сослаться на них в основной части текста.
Основная часть пишется в свободной форме, но общие требование к стилю изложения такие же, как и ко всей деловой документации:
- официально-деловой стиль;
- краткость;
- конкретность;
- ясность.
Дата подачи
Дата подачи обычно ставится сразу после основной части и выравнивается по левому краю:
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 14.05.2018 по 30.05.2018.
30.04.2018
Допускается вариант, когда дата указывается сразу под наименованием документа:
заявление.
30.04.2018
Подпись
Если текст набран на компьютере, то на распечатке ставится подпись от руки. Без этого элемента документ считается недействительным.
О разновидностях заявлений, а также особенности их составления и оформления читайте в статье.
Как написать заявление: примеры
Рассмотрим особенности составления самых распространенных заявлений.
Как правильно написать заявление на имя директора о приеме на работу
Согласно современному законодательству при устройстве на работу не обязательно подавать заявление. В некоторых организациях его просят написать для отчета и составления приказа. В тексте документа укажите предполагаемую должность и дату начала работы. Иногда в тексте перечисляют прилагаемые документы: диплом, военный билет, трудовая книжка, ИНН, СНИЛС.
Как писать заявление на отпуск: образец 2018 года
Заявление на очередной оплачиваемый отпуск составляется в 2018 году только в том случае, если на предприятии не утвержден или отсутствует график отпусков или вы хотите уйти в отпуск вне графика.
Обратите внимание, что такой документ следует составить и подать за две недели до планируемого отдыха.
Как правильно написать заявление на декретный отпуск: образец
Женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам пишут соответствующее заявление. В тексте нужно указать продолжительность отпуска в днях. Она определяется по больничному листу, выдаваемого в женской консультации. Сам больничный лист следует приложить к документу.
Рис. 1. Заявление на декретный отпуск: образец
Как правильно написать заявление на отпуск за свой счёт: пример
Когда сотрудник просит предоставить ему отпуск за свой счет, он должен указать причину этой просьбы и приложить документы, подтверждающие необходимость такого отпуска.
Рис. 2. Пример заявления на административный отпуск (за свой счет).
Подробнее об оформлении отпуска за свой счет рассказывается в статье.
Как правильно писать заявление на увольнение: пример
Когда работник просит расторгнуть трудовое соглашение, он указывает причину расторжения. Это может быть увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки.
Рис. 3. Пример заявления на увольнение
Вывод
Писать заявление приходится в разных ситуациях, но все виды этого документа имеют стандартную структуру и подчиняются общим правилам оформления. Любое заявление начинается с информации об адресате и заявителе. Далее следует наименование документа, основная часть, дата и подпись. Основная часть пишется в свободной форме, но общие требование к стилю изложения такие же, как и ко всей деловой документации: краткость, конкретность, ясность.