Создание электронного архива документов

Научно-технический прогресс не стоит на одном месте и в наш век информационных технологий создание электронного архива документов требуется каждой компании. Он представляет собой специальное хранилище файлов, созданное на сервере компании или на съемных носителях. Электронный архив документов предназначен для накапливания и хранения важной информации, причастной к деятельности компании, а также для ее систематизации по датам и отделам. Создание своего собственного архива необходимо и секретарю руководителя. Ведь он имеет доступ к важнейшим документам компании. В нашей статье мы расскажем о том, как правильно организовать секретарю свое электронное хранилище информационных файлов и максимально упростить работу с ними.

Для чего нужен электронный архив документов?

Даже за короткий период работы у секретаря руководителя накапливается огромное количество документов, содержащих в себе важную информацию, касающуюся работы компании. Это – письма, приказы, распоряжения, пояснительные, акты, инструкции и т.д. Создание электронного архива требуется для того, чтобы их не растерять, а наоборот – упорядочить. Содержащееся на центральном сервере, рабочем столе ПК или на съемных носителях должным образом организованное файловое хранилище существенно облегчит поиск нужных документов и работу с ними. Тем более, что доступ к ним всегда будет открыт.

Созданием электронного архива документов секретарь занимается самостоятельно. Это очень правильно, он с помощью специальных программ может упорядочить и систематизировать документы так, как ему будет удобно. Ведь работать с электронными файлами или использовать их в качестве шаблонов будет именно он. Электронное хранилище информации позволит ему хорошо экономить свое рабочее время, ведь тот или иной документ может понадобиться не только руководителю, но и другим сотрудникам компании, которые обращаются за ним к секретарю.

Преимущества создания электронного архива очевидны. К ним можно отнести:

• Хранение большого объема информации, касающейся деятельности компании;
• Исключение повреждения или утраты важных документов;
• Легкий поиск требуемого приказа, распоряжения, должностной инструкции и т.д.;
• Экономия рабочего времени секретаря.

Уходят в прошлое те времена, когда для архивирования документации компании отводились огромные помещения. Теперь на бумажных носителях хранится, преимущественно, конфиденциальная информация, доступ к которой открыт ограниченному кругу лиц. Все прочие документы, накопившиеся в процессе работы компании, хранятся на сервере, где для них созданы специальные файлохранилища, что существенно облегчает работу с ними.

Особенности создания электронного архива документов

Информацию для электронного архива документов требуется тщательно отбирать. Хранить в нем рекомендуется только те файлы, к которым в процессе работы приходится неоднократно обращаться. Все прочие приказы, распоряжения и т.д. следует разместить в отдельную папку и, разумеется, заархивировать ее.

Что касается той документации, которая должна быть в оперативном пользовании, то универсального списка ее нет. Связано это с особенностями деятельности разных компаний, их документооборотом, принципами делопроизводства и т.д. Но сразу можно сказать, что оперативному хранению подлежат те файлы, которые можно использовать, как шаблоны, к примеру:

• Приказы руководителя;
• Фирменные бланки;
• Должностные инструкции;
• Правила ТБ и др.

Электронное хранилище может содержать не только текстовые документы. В нем можно разместить видео записи проведенных симпозиумов, выставок и конференций, видео презентации продукции компании, рекламные ролики и прочие файлы.

Обновлять архивные папки можно ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Более того, в файлохранилище документы можно добавлять сразу после их создания. Периодичность его обновления устанавливается на усмотрение секретаря. Ведь архив создается для удобства его работы.

Рекомендуем материалы по теме:

Электронный архив документов и его структура

Для создания электронного хранилища документов, как уже было упомянуто выше, используются специальные компьютерные программы. Они позволяют создать такую структуру хранения файлов, которая будет удобна его основному пользователю, то есть секретарю. Удачной будет та структура, которая обеспечит вам легкое архивирование документов и быстрый их поиск. Именно поэтому структура файлохранилища обычно бывает уникальной в каждой компании. По мнению секретарей с большим опытом работы, всю документацию компании удобнее всего классифицировать сначала по видам, а затем и по датам. Например:

1. Приказы руководителя:

• по основному производству;
• по кадровой работе;
• по труду и заработной плате;
• по организационным вопросам.

2. Деловая переписка:

• входящие письма;
• исходящие письма.
• внутренние письма.

3. Протоколы:

• акционеров;
• соучредителей;
• руководителей первого звена;
• инвентаризационных комиссий и т.д.

Это лишь примерная схема структурирования. Хранилище файлов можно организовать на свое усмотрение так, чтобы вам легко было работать с ним.

Электронный архив документов и работа с ним

В крупных компаниях электронным архивом пользуется не только секретарь руководителя, но и другие сотрудники. Поэтому он хранится на центральном сервере компании и доступ к нему открыт для всех. Но для обеспечения сохранности документации и оперативного управления его работой все же рекомендуется разграничить доступ путем создания отдельных архивных папок, открыть которые можно только с помощью пароля.

То же касается ограничения прав сотрудников в работе с содержащимися в этом хранилище файлами. К примеру, секретарь руководитель имеет право их:

• Добавлять;
• Переносить из одной папки в другую;
• Копировать;
• Редактировать;
• Удалять.

Другие сотрудники могут их лишь просматривать и копировать, а иногда и добавлять. В этом случае рекомендуется разработать правила работы с архивом, которые будут содержать принцип добавления новых файлов определенного формата, требования к их названиям и принципы их размещения в тех или иных архивных папках. В больших компаниях для названий размещаемых в общих хранилищах файлов используются специальные коды. Например:

07.044.ПР.012-241.2016.11.21, где:

07 – код отдела, в котором был создан этот документ;

044 – порядковый номер, присвоенный ему при архивировании;

ПР – тип документа (приказ);

012-241 – регистрационный номер;

2016.11.21 – дата создания.

Форматы, используемые в создании электронного архива

Документы в электронном архиве компании принято хранить в традиционных форматах:

• MS Word – текстовые файлы;
• MS Excel – электронные таблицы;
• PDF – сканированные копии;
• WAV – аудио записи;
• JPEG – видео записи;
• MS Power Point – рекламные ролики и презентации.

Таким образом, если в архив нужно отправить ответ компании-партнеру, то в формате PDF нужно сохранить копию входящего письма, в формате MS Word – исходящее письмо. Если есть приложения, то их можно сохранить в формате MS Excel. Если ответ был отправлен по e-mail, то архивированию подлежит и электронное письмо.

Где можно организовать электронный архив документов?

Как уже было упомянуто выше, электронный архив можно организовать:

• На центральном сервере компании;
• На своем ПК;
• На съемных носителях.

Рассмотрим особенности размещения, а также плюсы и минусы этих мест.

На сервере компании создаются не просто архивы, а огромные файлохранилища, поскольку там можно хранить большой объем информации и иметь к ней доступ в любой момент. Этот вариант удобен для тех случаев, когда с архивной документацией будет работать несколько сотрудников компании. Для создания своего личного архива подойдет и обычный ПК. Преимущества такого хранилища состоят в том, что для его создания пользователю не понадобится помощь системного администратора. Наличие свободного места на жестком диске можно проверить самостоятельно. Также самостоятельно можно установить программу архивирования файлов. К съемным носителям относят:

• CD и DVD диски;
• Флэш карты;
• SSD накопители;
• Внешние жесткие диски.

На съемных носителях обычно хранят дублирующие архивы, что позволяет полностью исключить риск потери важной информации, связанной с деятельностью компании. Но при этом нужно иметь в виду, что срок службы у них сильно ограничен. Особенно это касается CD и DVD дисков, которые, к тому же, могут портиться и выходить из строя. То же касается и флэш карт, которые постоянно теряются. Поэтому самыми надежными съемными носителями информации выступают SSD накопители и внешние жесткие диски. Их срок службы составляет до 10 лет.

Итак, для создания электронного архива вам потребуется:

• Место для хранения файлов;
• Специальная программа для их добавления и систематизации;
• Разработка структуры хранения файлов;
• Открытие доступа к отдельным архивным папкам для других сотрудников.

Электронный архив документов необходим каждой компании. Причем о создании его нужно позаботиться еще до того, как у вас накопится большой объем деловой информации, которую нельзя потерять.

Рекомендуем материалы по теме:

• Организация архива в 2017 году
• Требования к архивному помещению
• Организация централизованного хранения документов холдинга