Секретарю нередко поручают составить приглашение к сотрудничеству. Набив руку, делать это становится совсем просто. Но, возможно, вы упускаете важные стороны письма о сотрудничестве или только начинаете учиться его составлять. Предлагаем инструкцию, как это сделать.
Одна из форм приглашения к сотрудничеству – коммерческое предложение. Благодаря этому документу бизнес может успешно продавать свой продукт и распространять информацию о нем. Но коммерческие предложения редко приходится составлять секретарю. Чаще ему поручают набросать письмо для партнеров компании.
Деловое взаимодействие между партнерами состоит из четырех этапов:
- Поиск партнеров или клиентов, например, поставщика.
- Составление договора, например, поставка.
- Выполнение и контроль обязательств.
- Взаимодействие после выполнения договора, например, гарантийное обслуживание.
Приглашение к сотрудничеству обычно составляют на первом этапе.
Для кого составляют приглашение к сотрудничеству
Чтобы понять, как писать приглашение к сотрудничеству, нужно узнать о получателе следующее:
- пол и возраст,
- должность,
- регалии,
- интересы,
- опыт взаимодействия с вашей компанией,
- отношение к будущему сотрудничеству (степень лояльности),
- знание продукта вашей компании (ее ниши, актуальных предложений на рынке, других интересов),
- контактные данные и предпочтительный язык переписки,
- способ передачи письма (печатный, электронный)
и другую информацию.
В зависимости от всех этих параметров продумайте, как лучше подать информацию, как сформулировать основные положения, как обратиться к адресату.
Цели составления приглашения к сотрудничеству
Основная цель составления приглашения – не просто написать письмо или отправить яркий буклет. Нужна сделка, согласие на встречу, в крайнем случае просто улучшение узнаваемости компании и продукта (знакомство). К задаче, как мы видим, нельзя подходить формально.
Приглашение к сотрудничеству: требования и формат
Получатель письма или папки не должен увидеть небрежный, неграмотный, неаккуратный, неструктурированный текст, в котором нет четкого пояснения цели приглашения к сотрудничеству, а также максимально удобного способа связи с вашей компанией. Обязательно несколько раз перечитайте текст, покажите его другим сотрудникам, согласуйте с руководителем, при необходимости привлеките к составлению корректора, юриста, дизайнера, копирайтера.
Структура приглашение к сотрудничеству
Содержание приглашения к сотрудничеству не регламентировано законодательно. К нему нет также жестких требований в делопроизводстве. Каждый раз, составляя предложение, вы будете самостоятельно решать, какая структура и содержание больше подходят для данного случая.
Выберите те модули информации, которые нужны, из перечня:
- обращение и приглашение к сотрудничеству,
- комплименты второй стороне,
- рассказ о себе,
- перечень товаров и услуг,
- возможности презентации товаров и услуг,
- эмоциональное выражение интереса и надежды на сотрудничество,
- завершающая часть с учетом требований этикета
и другие.
Заголовок приглашения к сотрудничеству
Важнейшая часть письма, если вы планируете отправлять его по электронной почте – это заголовок письма. По нему адресат решит, нужно ли вообще с ним знакомиться. Заголовок приглашения к сотрудничеству должен стимулировать кликнуть и открыть письмо. Но не переборщите с провокацией, все уже давно перестали реагировать на спам и грубость. Такое письмо может сразу полететь в корзину. Пробуйте новые формулировки, чтобы найти оптимальную для каждой группы клиентов.
Потребность в приглашении к сотрудничеству
Мотивируйте получателя прочитать ваше предложение с помощью известного маркетингового хода. Постарайтесь угадать, какие потребности есть у читателя письма, что ему необходимо, что полезно, какую проблему вы можете решить.
Предложение и стоимость в приглашении к сотрудничеству
Ваше предложение должно решать проблему адресата, например, вместе найти новые рынки, приняв участие в разработке совместного продукта, улучшить узнаваемость бренда, организовав совместное пресс-мероприятие и так далее.
Призыв к действию в приглашении к сотрудничеству
Еще один мощный мотиватор – призыв к действию. Сформулируйте его так: «Подайте заявку, пока регистрация открыта!», «Свяжитесь с нашим директором по развитию, если хотите сэкономить на установке оборудования уже в этом году!», «Ответьте нам до 15 марта!», «Подпишитесь на наши письма, чтобы не пропустить мероприятие!», «Зайдите в каталог на сайте, там еще больше похожих моделей!» и так далее.
Контакты в приглашении к сотрудничеству
Дайте получателю приглашения к сотрудничеству как можно больше удобных способов, чтобы связаться с вами. Традиционно для этого используют адрес компании, email, телефон офиса. Но можно предложить номер icq, skype, мобильный телефон для связи по Viber и Watsapp, дать ссылку на группу в соцсети, например, Instagram, если там клиент найдет больше информации по теме.
Желаем вам, чтобы ваши приглашения мотивировали партнеров к дальнейшему сотрудничеству!