Использование бланков документов

174
Каждый секретарь должен досконально знать правила и порядок оформления различных документов. От правильности их соблюдения зачастую зависит будет ли конкретный документ иметь юридическую силу или нет. Чтобы значительно упростить процесс оформления отдельных видов документации, можно прибегнуть к их оформлению на готовом бланке. О целесообразности данной меры и пойдет речь в этой статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое бланк документа и для чего он нужен;
  • наиболее популярные виды бланков в организации;
  • правила хранение и использования бланков;
  • преимущества использования бланков.

Многие организации уже по достоинству оценили удобство использования бланков при оформлении тех или иных категорий документов. Именно использование определенных форм позволяет быстро оформить большое количество однотипных документов. Именно поэтому следует рассмотреть данный вопрос более подробно.

Бланк и его назначение

Бланк является "заготовкой" для будущего документа. В зависимости от вида документа, бланк содержит определенный набор реквизитов, присущих конкретному виду деловой бумаги. Использование бланка не только значительно упрощает процесс создания документа, но и уменьшает временные затраты, связанные с процедурой Использование бланков документовоформления. Бланки документов изготавливаются на заказ в типографии и могут быть выполнены для любого вида деловой документации.

Каждый бланк имеет строгий перечень реквизитов и схему их расположения. Реквизиты могут быть расположены как продольным, так и угловым способом. При продольном расположении реквизиты размещены вдоль верхнего поля листа.

Несмотря на то, что каждая организация самостоятельно выбирает расположение реквизитов, которое считает более удобным, угловое расположение является более рациональным и самым популярным при изготовлении бланка для писем.

Кроме бланков для писем существуют такие формы, как:

  • общий бланк для изготовления любых документов (кроме письма);
  • бланк для изготовления конкретного документа (акта, приказа, справки и т.д. кроме письма);
  • бланк полномочного лица.

Популярные виды бланков

К наиболее популярным видам документов относятся бланки письма, различных договоров (в зависимости от деятельности организации), бухгалтерской отчетности и т.д. Например, каждый бухгалтер довольно часто использует в своей работе бухгалтерские бланки, такие как зарплатная ведомость, счет-фактура, квитанция и т.д. Без данных форм процесс оформления каждой бумаги стал бы значительно дольше и муторнее, а количество возможных ошибок, допущенных при оформлении, заметно возросло.

Также достаточно часто в организациях используются бланки типовых или трудовых договоров. К примеру, если речь идет о частном дошкольном садике, то, как правило, у них имеется типовой договор на оказание услуг, в который лишь вписываются имена клиентов, их контактные данные и прочие необходимые сведения.

Правила хранения и использования бланков

Требования по работе с формами включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно формы с использованием  Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков удобно осуществлять с помощью специального журнала, форма которого произвольна и разрабатывается самостоятельно компанией.

Введение в обращение и утверждение бланков документов 2016 года осуществляется по предложениям подразделений или личным распоряжением руководителя организации. Для их уничтожения должны издаваться акты с соответствующим указанием.

Контроль над изготовлением, применением и хранением необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в компании, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Для их назначения издаются специальные распорядительные документы.

Преимущества использования бланков

Использование бланков имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с оформлением документа от руки. Одним из них является сокращение временных затрат, требующихся для соблюдения всех норм и правил оформления. Также использование бланков позволяет в короткие сроки создать большое количество однотипных документов. К примеру, если организация планирует уведомить своих клиентов или партнеров о каких-либо изменениях с помощью массовой рассылки писем, то создать их в короткие сроки помогут именно бланки документов.

Следует отметить, что использование бланков также позволяет существенно минимизировать ошибки, возникающие при оформлении документов. Это может стать немаловажным фактором, если в вашей организации работают сотрудники с небольшим опытом. И не следует забывать о том, что применение бланков формирует единый деловой имидж вашей организации.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Новая гербовая печать, новые бланки и печати структур
  2. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно
  3. Действия секретаря при корпоративных изменениях

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль