Использование бланков документов

Каждый секретарь должен досконально знать правила и порядок оформления различных документов. От правильности их соблюдения зачастую зависит будет ли конкретный документ иметь юридическую силу или нет. Чтобы значительно упростить процесс оформления отдельных видов документации, можно прибегнуть к их оформлению на готовом бланке. О целесообразности данной меры и пойдет речь в этой статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• что такое бланк документа и для чего он нужен;
• наиболее популярные виды бланков в организации;
• правила хранение и использования бланков;
• преимущества использования бланков.

Многие организации уже по достоинству оценили удобство использования бланков при оформлении тех или иных категорий документов. Именно использование определенных форм позволяет быстро оформить большое количество однотипных документов. Именно поэтому следует рассмотреть данный вопрос более подробно.

Бланк и его назначение

Бланк является "заготовкой" для будущего документа. В зависимости от вида документа, бланк содержит определенный набор реквизитов, присущих конкретному виду деловой бумаги. Использование бланка не только значительно упрощает процесс создания документа, но и уменьшает временные затраты, связанные с процедурой оформления. Бланки документов изготавливаются на заказ в типографии и могут быть выполнены для любого вида деловой документации.

Каждый бланк имеет строгий перечень реквизитов и схему их расположения. Реквизиты могут быть расположены как продольным, так и угловым способом. При продольном расположении реквизиты размещены вдоль верхнего поля листа.

Несмотря на то, что каждая организация самостоятельно выбирает расположение реквизитов, которое считает более удобным, угловое расположение является более рациональным и самым популярным при изготовлении бланка для писем.

Кроме бланков для писем существуют такие формы, как:

• общий бланк для изготовления любых документов (кроме письма);
• бланк для изготовления конкретного документа (акта, приказа, справки и т.д. кроме письма);
• бланк полномочного лица.

Популярные виды бланков

К наиболее популярным видам документов относятся бланки письма, различных договоров (в зависимости от деятельности организации), бухгалтерской отчетности и т.д. Например, каждый бухгалтер довольно часто использует в своей работе бухгалтерские бланки, такие как зарплатная ведомость, счет-фактура, квитанция и т.д. Без данных форм процесс оформления каждой бумаги стал бы значительно дольше и муторнее, а количество возможных ошибок, допущенных при оформлении, заметно возросло.

Также достаточно часто в организациях используются бланки типовых или трудовых договоров. К примеру, если речь идет о частном дошкольном садике, то, как правило, у них имеется типовой договор на оказание услуг, в который лишь вписываются имена клиентов, их контактные данные и прочие необходимые сведения.

Правила хранения и использования бланков

Требования по работе с формами включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно формы с использованием  Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков удобно осуществлять с помощью специального журнала, форма которого произвольна и разрабатывается самостоятельно компанией.

Введение в обращение и утверждение бланков документов 2016 года осуществляется по предложениям подразделений или личным распоряжением руководителя организации. Для их уничтожения должны издаваться акты с соответствующим указанием.

Контроль над изготовлением, применением и хранением необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в компании, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Для их назначения издаются специальные распорядительные документы.

Преимущества использования бланков

Использование бланков имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с оформлением документа от руки. Одним из них является сокращение временных затрат, требующихся для соблюдения всех норм и правил оформления. Также использование бланков позволяет в короткие сроки создать большое количество однотипных документов. К примеру, если организация планирует уведомить своих клиентов или партнеров о каких-либо изменениях с помощью массовой рассылки писем, то создать их в короткие сроки помогут именно бланки документов.

Следует отметить, что использование бланков также позволяет существенно минимизировать ошибки, возникающие при оформлении документов. Это может стать немаловажным фактором, если в вашей организации работают сотрудники с небольшим опытом. И не следует забывать о том, что применение бланков формирует единый деловой имидж вашей организации.

Рекомендуем материалы по теме:

1. Новая гербовая печать, новые бланки и печати структур
2. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно
3. Действия секретаря при корпоративных изменениях