Оформление обложки дела

Из данного материала вы узнаете:

• этапы формирования дел;
• оформление обложки дела;
• распространенные ошибки в оформлении.

Формирование документов в дела является одним из самых важных этапов работы с документами. Помимо того, что от правильности формирования дела зависит дальнейшая жизнь документа, это еще и сказывается на деятельности всей организации. Ведь если в документах организации царит полный беспорядок, то и не стоит ожидать особых успехов в остальной работе компании. Именно поэтому в данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить дело и его обложку.

Этапы формирования дел

Для начала следует отметить, что дело формируется только из документов, относящихся только к одному структурному подразделению. Это, пожалуй, самое главное и важное правило. Ни в коем случае не должно возникнуть ситуации, когда в одно дело включены различные документы (к примеру, бухгалтерские и кадровые). Это приведет не только к путанице и потере важной деловой документации, но и к возможному уничтожению документов, срок хранения которых еще не истек. Напомним, что подобная оплошность может грозить организации не только административным наказанием, но и уголовным.

Следующее важное правило: в дело должны входить документы только по завершенным делам. Это также немаловажно, ведь в противном случае, документ по незавершенному вопросу придется периодически изымать из дела, вносить исправления в номенклатуру и опись (если дело уже помещено в архив).

Следующее правило относится к соблюдению хронологии при составлении дела. Более ранние документы должны располагаться в деле в самом верху. Соответственно, открывая дело, первыми документами в нем будут бумаги, датирующиеся началом календарного ода, и так по возрастающей до конца календарного года.

Отметим, что в одно дело нельзя включать деловые бумаги с разными сроками хранения. Подобная невнимательность может привести к уничтожению неистекших документов или, наоборот, хранению бумаг с истекшим сроком.

Также следует учитывать, что все документы дела нумеруются (порядковый номер проставляется в верхнем правом углу документа), а одно дело не может включать более 250 страниц. В случае, если количество документов, относящихся к одному делу, больше 250, то необходимо завести второй том. В таком случае обложка дела должна иметь соответствующую пометку.

Оформление обложки дела

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление обложки дела включает следующие реквизиты:

наименование организации - указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;

• наименование структурного подразделения;
• номер дела – определяется по номенклатуре дел;
• заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.

Ошибки в оформлении дел

Самое худшее, что может случиться с документами – это их уничтожение при не истекшем сроке хранения. Такое грубое нарушение преследуется законом, и мера наказания в данном случае зависит от важности уничтоженных документов. Причиной такой ошибки может стать неправильное определение сроков хранения документов, помещенных в дело. Именно по этой причине при формировании дел необходимо уточнять срок хранения каждого документа в соответствии с Типовыми перечнями. Именно они содержат полную информацию по обязательному сроку хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Более того, при формировании дел рекомендуем прибегнуть к помощи архивариуса, который поможет выявить возможные недочеты и неточности и своевременно их избежать.

Рекомендуем материалы по теме: