Оформление обложки дела

1260
Одним из важнейших этапов в работе с документами в любой организации является правильное оформление дел. Это необходимо для создания упорядоченного хранения деловой документации как в самих структурных подразделениях, так и в архиве. При этом наибольшая часть ошибок при формировании дел совершается на этапе оформления обложки дела. В данной статье мы рассмотрим, как этого избежать.

Из данного материала вы узнаете:

  • этапы формирования дел;
  • оформление обложки дела;
  • распространенные ошибки в оформлении.

Формирование документов в дела является одним из самых важных этапов работы с документами. Помимо того, что от правильности формирования дела зависит дальнейшая жизнь документа, это еще и сказывается на деятельности всей организации. Ведь если в документах организации царит полный беспорядок, то и не стоит ожидать особых успехов в остальной работе компании. Именно поэтому в данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить дело и его обложку.

Этапы формирования дел

Для начала следует отметить, что дело формируется только из документов, относящихся только к одному структурному подразделению. Это, пожалуй, самое главное и важное правило. Ни в коем случае не должно возникнуть ситуации, когда в одно дело включены различные документы (к примеру, бухгалтерские и кадровые). Это приведет не только к путанице и потере важной деловой документации, но и к возможному уничтожению Оформление обложки деладокументов, срок хранения которых еще не истек. Напомним, что подобная оплошность может грозить организации не только административным наказанием, но и уголовным.

Следующее важное правило: в дело должны входить документы только по завершенным делам. Это также немаловажно, ведь в противном случае, документ по незавершенному вопросу придется периодически изымать из дела, вносить исправления в номенклатуру и опись (если дело уже помещено в архив).

Следующее правило относится к соблюдению хронологии при составлении дела. Более ранние документы должны располагаться в деле в самом верху. Соответственно, открывая дело, первыми документами в нем будут бумаги, датирующиеся началом календарного ода, и так по возрастающей до конца календарного года.

Отметим, что в одно дело нельзя включать деловые бумаги с разными сроками хранения. Подобная невнимательность может привести к уничтожению неистекших документов или, наоборот, хранению бумаг с истекшим сроком.

Также следует учитывать, что все документы дела нумеруются (порядковый номер проставляется в верхнем правом углу документа), а одно дело не может включать более 250 страниц. В случае, если количество документов, относящихся к одному делу, больше 250, то необходимо завести второй том. В таком случае обложка дела должна иметь соответствующую пометку.

Оформление обложки дела

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление обложки дела включает следующие реквизиты:

наименование организации - указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;

  • наименование структурного подразделения;
  • номер дела – определяется по номенклатуре дел;
  • заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
  • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.

Ошибки в оформлении дел

Самое худшее, что может случиться с документами – это их уничтожение при не истекшем сроке хранения. Такое грубое нарушение преследуется законом, и мера наказания в данном случае зависит от важности уничтоженных документов. Причиной такой ошибки может стать неправильное определение сроков хранения документов, помещенных в дело. Именно по этой причине при формировании дел необходимо уточнять срок хранения каждого документа в соответствии с Типовыми перечнями. Именно они содержат полную информацию по обязательному сроку хранения всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. Более того, при формировании дел рекомендуем прибегнуть к помощи архивариуса, который поможет выявить возможные недочеты и неточности и своевременно их избежать.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Правила формирования дел
  2. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел
  3. Как правильно оформить лист-заверитель дела?
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль