Унификация и стандартизация документов

194

Статьи по теме

Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются большим разнообразием и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

как определяется унификация управленческих документов;
как осуществляется унификация текста документа;
каковы базовые принципы унификации документов.

Унификация управленческих документов

Документирование является неотъемлемым условием организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Унификация и стандартизация документов Разнообразие приводит к большому количеству документов, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.

Суть унификации управленческих документов заключается в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающее при исполнении однотипных управленческих функций.

Юридическое закрепления результатов унификации является сутью процесса стандартизации управленческих документов.

Основными целями унификации деловой документации являются:

оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве;

приведение форм к единому стандарту типов;

повышение общего качества исполнения;

увеличение скорости обработки;

обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;

оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.

Основной смысл и назначение унификации - сокращение избыточного многообразия форм деловых бумаг, приведение их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учет, хранение).

В свою очередь, смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делается с целью распространения результатов унификации для их всеобщего применения.

Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, применяемых внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).

Читайте по теме в электронном журнале

Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотились в принятии в 1990 году нового стандарта - ГОСТа 6.38-90.

Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости существенной модернизации существующего стандарта и введению в 1998 нового ГОСТа Р 6.30-97, который внес значительные изменения в требования к оформлению управленческой документации. Данный стандарт действует в настоящее время.

Читайте также:

Унификация текста документа

Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Однако на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закрепление их за типовыми управленческими решениями.

Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.

Справка

Унификация текстов осуществляется на нескольких уровнях:

общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
жанр и композиционная структура текста;
языковые формы выражения информации;
правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.

При этом нужно строго следить за соблюдением ряда основных принципов унификации текста:

управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;

состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;

речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;

использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;

строгое соблюдение терминологической однозначности;

сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты.

использование стандартных единиц измерения.

Принципы унификации документов

Базовые принципы унификации документов приведены ниже:

Данный процесс должен осуществляться по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра - образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается путем использования типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа - от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать тем задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники;
Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.
Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.

Справка

Принципы стандартизации документов

Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.