×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Унификация и стандартизация документов

14 октября 2021
61729
Средний балл: 0 из 5

Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются не только большим разнообразием, но и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, расскажем в статье.

Унификация управленческих документов

Документирование — неотъемлемое условие организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов в делопроизводстве, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация управленческих документов заключаются в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающего при исполнении однотипных управленческих функций.

Виды унификации документов подразделяются на унификацию по форме и по содержанию, что на практике выражается в использовании стандартных форм и бланков с единообразным содержанием. Юридическое закрепление результатов унификации — суть процесса стандартизации управленческих документов.

Основные цели унификации документов:

  • оптимизировать количество деловых бумаг, которые находятся в актуальном производстве;
  • привести формы к единому стандарту типов;
  • повысить общее качество исполнения;
  • увеличить скорости обработки;
  • обеспечить формальную и содержательную совместимость различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
  • оптимизировать внедрение компьютерной обработки данных. 

Унификация документов — это способ сократить избыточное многообразие форм деловых бумаг, привести их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учёт, хранение).

Унифицированные формы используют как в кадровом и бухгалтерском учёте, так и в разных областях деятельности: транспорте, строительстве и пр. Перечень форм, которые использует компания, оформляют как табель форм.

Форма № КС-2. Акт о приемке выполненных работ (используется в строительстве)

Акт о приемке выполненных работ (используется в строительстве)

Скачать документ

В свою очередь, смысл и назначение стандартизации — утвердить новые нормы, реформировать правила и требования по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делают, чтобы распространить результаты унификации для их всеобщего применения.

Итоги работы воплощают в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, которые применяют внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).

Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотили в принятии в 1990 году нового стандарта — ГОСТа 6.38-90. Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости модернизировать стандарта и внедрить в 1998 году новый ГОСТ Р 6.30-97, который значительно изменил требования к оформлению управленческой документации.

С 1 июля 2018 года в действие вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. Унификацию и стандартизацию документов производят, основываясь на положениях этого ГОСТа и «Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016», разработанных ВНИИДАД от 01.01.2018.

Унифицированные формы документов

Всю деятельность компании сопровождают и подтверждают соответствующие документы. Большая часть из них имеют унифицированную форму. Такие формы, в том числе межотраслевые, утверждали постановлениями Госкомстата. Сейчас они уже не обязательны к применению, но основная часть работодателей продолжает пользоваться ими. Это объясняется тем, что проверенная временем форма унификации документа имеет все обязательные реквизиты и поля и нет смысла заново тратить время, изобретая собственные бланки.

Форма № Т-2. Личная карточка работника

Форма № Т-2. Личная карточка работника

Скачать документ полностью

Унификация документов позволяет существенно сократить их время обработки, а при использовании современных технологий — и автоматизировать её. 

Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля

Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля

Скачать документ

Унификация текста документа

Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Но на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Поэтому нужно соблюдать не только требования к унификации документов, но и к единообразию их текста.

Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закреплении их за типовыми управленческими решениями. Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.

Служебные документы на уровне текстов унифицируют в несколько этапов, при этом стандартизации подвергается:

  • общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
  • жанр и композиционная структура текста;
  • языковые формы выражения информации;
  • правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.

Необходимо следить, чтобы соблюдались основные принципы унификации текста:

  • управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
  • состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
  • речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
  • использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
  • строгое соблюдение терминологической однозначности;
  • сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты;
  • использование стандартных единиц измерения.

На практике используют следующие способы унификации документов, содержащих текст, который нужно стандартизировать: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги.

Унифицированные формы документов для кадровой работы

В кадровой работе многие компании по-прежнему используют унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Мы собрали все формы в таблицу. Вы можете скачать и использовать в работе нужный образец.

Документ

Номер унифицированной формы

Код по ОКУД

Штатное расписание

Т-3

0301017

График отпусков

Т-7

0301020

Командировочное удостоверение

Т-10

0301024

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Т-10а

0301025

Личные карточки

Личная карточка

Т-2

0301002

Личная карточка государственного (муниципального) служащего

Т-2ГС(МС)

0301016

Личная карточка. Сведения о воинском учете граждан, подлежащих призыву на военную службу

Т-2ГС (ВУР)

0301002

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Т-4

0301003

Приказы

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу

Т-1

0301001

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудников на работу (применяется при приеме нескольких человек)

Т-1а

0301015

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Т-5

0301004

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

Т-5а

0301018

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Т-6

0301005

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (применяется при оформлении отпуска нескольким сотрудникам)

Т-6а

0301019

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудником (увольнении)

Т-8

0301006

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудниками (увольнении) (применяется при оформлении увольнения нескольких человек)

Т-8а

0301021

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Т-9

0301022

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (применяется при оформлении командировки нескольким сотрудникам)

Т-9а

0301023

Приказ (распоряжение) о поощрении сотрудника

Т-11

0301026

Приказ (распоряжение) о поощрении сотрудников (применяется при оформлении поощрения нескольких человек)

Т-11а

0301027

Табели учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Т-12

0301007

Табель учета рабочего времени

Т-13

0301008

Ведомости

Расчетно-платежная ведомость

Т-49

0301009

Расчетная ведомость

Т-51

0301010

Платежная ведомость

Т-53

0301011

Журнал регистрации платежных ведомостей

Т-53а

0301050

Лицевой счет

Лицевой счет

Т-54

0301012

Лицевой счет (СВТ)

Т-54а

0301013

Записка расчет

Записка-расчет о предоставлении отпуска

Т-60

0301051

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении)

Т-61

0301052

Акты

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Т-73

0301053

Принципы унификации документов

Система унификации документов основывается на нескольких базовых принципах:

  1. Процесс унификации осуществляют по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра — образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.  
  2. Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается через использование типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.  
  3. Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа — от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.  
  4. Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.  
  5. Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники.  
  6. Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.   
  7. Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.  
  8. Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.  
  9. Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.  
  10. Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.  
  11. Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.  
  12. Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.  
  13. Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
  14. Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.  
  15. Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.

Принципы стандартизации документов

Цель унификации документов достигается за счет стандартизации и формы и содержания. К основным принципам стандартизации можно отнести:

  • Применение технических регламентов является обязательной процедурой.  
  • Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.  
  • Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.  
  • Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.  
  • В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.  
  • Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.ъ

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.