Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются не только большим разнообразием, но и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, расскажем в статье.
Унификация управленческих документов
Документирование — неотъемлемое условие организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов в делопроизводстве, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.
Унификация и стандартизация управленческих документов заключаются в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающего при исполнении однотипных управленческих функций.
Виды унификации документов подразделяются на унификацию по форме и по содержанию, что на практике выражается в использовании стандартных форм и бланков с единообразным содержанием. Юридическое закрепление результатов унификации — суть процесса стандартизации управленческих документов.
Основные цели унификации документов:
- оптимизировать количество деловых бумаг, которые находятся в актуальном производстве;
- привести формы к единому стандарту типов;
- повысить общее качество исполнения;
- увеличить скорости обработки;
- обеспечить формальную и содержательную совместимость различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
- оптимизировать внедрение компьютерной обработки данных.
Унификация документов — это способ сократить избыточное многообразие форм деловых бумаг, привести их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учёт, хранение).
Унифицированные формы используют как в кадровом и бухгалтерском учёте, так и в разных областях деятельности: транспорте, строительстве и пр. Перечень форм, которые использует компания, оформляют как табель форм.
Форма № КС-2. Акт о приемке выполненных работ (используется в строительстве)
В свою очередь, смысл и назначение стандартизации — утвердить новые нормы, реформировать правила и требования по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делают, чтобы распространить результаты унификации для их всеобщего применения.
Итоги работы воплощают в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, которые применяют внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).
Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотили в принятии в 1990 году нового стандарта — ГОСТа 6.38-90. Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости модернизировать стандарта и внедрить в 1998 году новый ГОСТ Р 6.30-97, который значительно изменил требования к оформлению управленческой документации.
С 1 июля 2018 года в действие вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. Унификацию и стандартизацию документов производят, основываясь на положениях этого ГОСТа и «Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016», разработанных ВНИИДАД от 01.01.2018.
Унифицированные формы документов
Всю деятельность компании сопровождают и подтверждают соответствующие документы. Большая часть из них имеют унифицированную форму. Такие формы, в том числе межотраслевые, утверждали постановлениями Госкомстата. Сейчас они уже не обязательны к применению, но основная часть работодателей продолжает пользоваться ими. Это объясняется тем, что проверенная временем форма унификации документа имеет все обязательные реквизиты и поля и нет смысла заново тратить время, изобретая собственные бланки.
Форма № Т-2. Личная карточка работника
Унификация документов позволяет существенно сократить их время обработки, а при использовании современных технологий — и автоматизировать её.
Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
Унификация текста документа
Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Но на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Поэтому нужно соблюдать не только требования к унификации документов, но и к единообразию их текста.
Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закреплении их за типовыми управленческими решениями. Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.
Служебные документы на уровне текстов унифицируют в несколько этапов, при этом стандартизации подвергается:
- общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
- жанр и композиционная структура текста;
- языковые формы выражения информации;
- правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.
Необходимо следить, чтобы соблюдались основные принципы унификации текста:
- управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
- состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
- речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
- использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
- строгое соблюдение терминологической однозначности;
- сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты;
- использование стандартных единиц измерения.
На практике используют следующие способы унификации документов, содержащих текст, который нужно стандартизировать: трафарет, анкета, таблица и тексты аналоги.
Унифицированные формы документов для кадровой работы
В кадровой работе многие компании по-прежнему используют унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Мы собрали все формы в таблицу. Вы можете скачать и использовать в работе нужный образец.
|
Документ |
Номер унифицированной формы |
Код по ОКУД |
|
Т-3 |
0301017 |
|
|
Т-7 |
0301020 |
|
|
Т-10 |
0301024 |
|
|
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
Т-10а |
0301025 |
|
Личные карточки |
||
|
Т-2 |
0301002 |
|
|
Личная карточка государственного (муниципального) служащего |
Т-2ГС(МС) |
0301016 |
|
Личная карточка. Сведения о воинском учете граждан, подлежащих призыву на военную службу |
Т-2ГС (ВУР) |
0301002 |
|
Т-4 |
0301003 |
|
|
Приказы |
||
|
Т-1 |
0301001 |
|
|
Приказ (распоряжение) о приеме сотрудников на работу (применяется при приеме нескольких человек) |
Т-1а |
0301015 |
|
Т-5 |
0301004 |
|
|
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу |
Т-5а |
0301018 |
|
Т-6 |
0301005 |
|
|
Т-6а |
0301019 |
|
|
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудником (увольнении) |
Т-8 |
0301006 |
|
Т-8а |
0301021 |
|
|
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
Т-9 |
0301022 |
|
Т-9а |
0301023 |
|
|
Т-11 |
0301026 |
|
|
Т-11а |
0301027 |
|
|
Табели учета рабочего времени |
||
|
Т-12 |
0301007 |
|
|
Т-13 |
0301008 |
|
|
Ведомости |
||
|
Расчетно-платежная ведомость |
Т-49 |
0301009 |
|
Расчетная ведомость |
Т-51 |
0301010 |
|
Платежная ведомость |
Т-53 |
0301011 |
|
Журнал регистрации платежных ведомостей |
Т-53а |
0301050 |
|
Лицевой счет |
||
|
Лицевой счет |
Т-54 |
0301012 |
|
Лицевой счет (СВТ) |
Т-54а |
0301013 |
|
Записка расчет |
||
|
Т-60 |
0301051 |
|
|
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) |
Т-61 |
0301052 |
|
Акты |
||
|
Т-73 |
0301053 |
|
Принципы унификации документов
Система унификации документов основывается на нескольких базовых принципах:
- Процесс унификации осуществляют по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра — образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
- Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается через использование типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
- Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа — от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
- Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
- Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники.
- Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
- Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
- Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
- Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
- Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.
- Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
- Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
- Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
- Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
- Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.
Принципы стандартизации документов
Цель унификации документов достигается за счет стандартизации и формы и содержания. К основным принципам стандартизации можно отнести:
- Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
- Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
- Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
- Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
- В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
- Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.ъ
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя