Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются большим разнообразием и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
Унификация управленческих документов
Документирование является неотъемлемым условием организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости.
Разнообразие приводит к большому количеству документов, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.
Суть унификации управленческих документов заключается в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающее при исполнении однотипных управленческих функций.
Юридическое закрепления результатов унификации является сутью процесса стандартизации управленческих документов.
Основными целями унификации деловой документации являются:
оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве;
приведение форм к единому стандарту типов;
повышение общего качества исполнения;
увеличение скорости обработки;
обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.
Основной смысл и назначение унификации - сокращение избыточного многообразия форм деловых бумаг, приведение их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учет, хранение).
В свою очередь, смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делается с целью распространения результатов унификации для их всеобщего применения.
Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, применяемых внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).
Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотились в принятии в 1990 году нового стандарта - ГОСТа 6.38-90.
Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости существенной модернизации существующего стандарта и введению в 1998 нового ГОСТа Р 6.30-97, который внес значительные изменения в требования к оформлению управленческой документации. Данный стандарт действует в настоящее время.
Читайте также:
- Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов
- О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
- Какие документы необходимо поменять в связи с принятием профессиональных стандартов
Унификация текста документа
Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Однако на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закрепление их за типовыми управленческими решениями.
Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.
Справка
Унификация текстов осуществляется на нескольких уровнях:
- общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
- жанр и композиционная структура текста;
- языковые формы выражения информации;
- правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.
При этом нужно строго следить за соблюдением ряда основных принципов унификации текста:
управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
строгое соблюдение терминологической однозначности;
сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты.
использование стандартных единиц измерения.
Принципы унификации документов
Базовые принципы унификации документов приведены ниже:
- Данный процесс должен осуществляться по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра - образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
- Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается путем использования типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
- Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа - от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
-
Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать тем задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
- Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники;
-
Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
- Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
-
Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
- Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
- Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.
-
Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
-
Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
-
Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
-
Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
- Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.
Справка
Принципы стандартизации документов
- Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
- Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
- Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
- Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
- В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
- Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.
Читайте также: