Унификация и стандартизация документов

567
Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются большим разнообразием и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, рассказывается в статье.

Унификация управленческих документов

Документирование является неотъемлемым условием организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости.Унификация и стандартизация документов Разнообразие приводит к большому количеству документов, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.

Суть унификации управленческих документов заключается в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающее при исполнении однотипных управленческих функций.

Юридическое закрепления результатов унификации является сутью процесса стандартизации управленческих документов.

Основными целями унификации деловой документации являются:

оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве;

приведение форм к единому стандарту типов;

повышение общего качества исполнения;

увеличение скорости обработки;

обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;

оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.

Основной смысл и назначение унификации - сокращение избыточного многообразия форм деловых бумаг, приведение их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учет, хранение).

В свою очередь, смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делается с целью распространения результатов унификации для их всеобщего применения.

Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, применяемых внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).

Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотились в принятии в 1990 году нового стандарта - ГОСТа 6.38-90.

Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости существенной модернизации существующего стандарта и введению в 1998 нового ГОСТа Р 6.30-97, который внес значительные изменения в требования к оформлению управленческой документации. Данный стандарт действует в настоящее время.

Читайте также:

Унификация текста документа

Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Однако на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закрепление их за типовыми управленческими решениями.

Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.

Справка

Унификация текстов осуществляется на нескольких уровнях:

  1. общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
  2. жанр и композиционная структура текста;
  3. языковые формы выражения информации;
  4. правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.

При этом нужно строго следить за соблюдением ряда основных принципов унификации текста:

управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;

состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;

речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;

использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;

строгое соблюдение терминологической однозначности;

сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты.

использование стандартных единиц измерения.

Принципы унификации документов

Базовые принципы унификации документов приведены ниже:

  1. Данный процесс должен осуществляться по принципу движения от общего к частному. Это выражается в разработке формуляра - образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
     
  2. Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию. Это достигается путем использования типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
     
  3. Процесс должен быть комплексным. Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа - от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
     
  4. Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать тем задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
     
  5. Количество видов документов должно сокращаться. Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники;
     
  6. Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов. 
     
  7. Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
     
  8. Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
     
  9. Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
     
  10. Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации.
     
  11. Принцип последовательности. Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
     
  12. Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
     
  13. Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
     
  14. Принцип историзма. Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
     
  15. Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.

Справка

Принципы стандартизации документов

  1. Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
     
  2. Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
     
  3. Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
     
  4. Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
     
  5. В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
     
  6. Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль