В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Как они составляются и используются, расскажем в статье.
Скачайте полезные документы:
Индекс дела: определение термина
При регистрации документов их нужно индексировать. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Уникальный индекс дела — это буквенно-цифровой код, по которому можно однозначно идентифицировать папку с делом даже не открывая её и не проверяя содержание.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный — «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс). Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 — порядковый номер документа, а «к» — обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Индекс дела по номенклатуре дел
Напомним, что номенклатура дел —это учетный документ, систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в организации, с указанием сроков их хранения. Дело — документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку (п. 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
В большинстве организаций номенклатуру дел (НД) обновляют ежегодно и ведут в течение календарного года. Документ вводится в действие приказом руководителя организации с 1 января и теряет актуальность 31 декабря. Как обновить Номенклатуру дел в 2020 году на 2021 году, читайте в журнале «Справочник секретаря»
Приказ о создании номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф. Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. В графе 1 «индексы» номенклатуры дел организации указываются буквенно-цифровые коды дел, в графе 2 – заголовки дел, в графе 4 — сроки хранения со ссылками на источники, в графе 5 — «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год.
Номенклатура дел организации
В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год. В третью графу вносят количество дел в единицах хранения. Единица хранения дела или единица хранения архивного документа — том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное.
Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с журналом регистрации, например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел. Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД. Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело. Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.
Вносить в номенклатуру заголовки про запас и обозначать их цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации. Если в течение года появляется новое дело, то его вносят от руки в уже утвержденную номенклатуру на свободные строки.
Секретарь, работая с разделом номенклатуры дел «Руководство», точно знает, что в будущем году будет вестись дело «Журнал регистрации входящих документов», обязательно будут «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по административно-хозяйственным вопросам». Не обойдется компания и без «Переписки по основной (профильной) деятельности». Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда. Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.
А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО “Позитив”», неизвестно. Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно. Специально для таких случаев при разработке НД в конце каждого раздела оставляют свободные строки. На одну из этих строк можно будет вписать дело «Переписка с ООО “Позитив”», если оно появится.
Обратите внимание! Если дела в компании формировались до того, как начали использовать номенклатуру дел, у них отсутствовал и индекс. Номер дела в этом случае может быть порядковым, присвоенным по годовому разделу описи.
Индекс документа в деле
Нужно понимать, что учетно-регистрационную функцию в индексе дела выполняет номер, а не буквенное обозначение. Поэтому всем документам, которые формируются в одно дело, присваивается одно и то же буквенное обозначение. Например, приказам по кадрам – «К», по личному составу – «Л» или «ЛС».
Буквенные индексы распоряжений и приказов
После исполнения мы все привыкли подшивать документ в папку-регистратор. Чаще всего организации закупают папки-регистраторы с шириной корешка 9 см. В них помещается до 500 листов. А в одном томе, по Правилам архивного дела (п. 4.20), не должно быть больше 250 листов. Следовательно, чтобы посчитать количество томов дела, нужно умножить количество папок, в которое оно сшито, на два.
Пример:
Дело «Переписка по основной (профильной) деятельности» представлено на стеллаже в 12 папках-регистраторах. Значит, в номенклатуре дел в третьей графе напротив этого дела будет стоять цифра 24. А протоколов за 2020 год получилось мало, едва хватает на половину папки. В третью графу к делу «Протоколы» вносим цифру 1.
С электронными делами проще: как правило, все они представлены на одном носителе информации, соответственно, в третьей графе пишем единицу.
Что делать с переходящими делами
Это дела, которые не закрыты делопроизводством в прошлом году, поэтому они не архивируются и переходят в год наступивший. Самые распространенные виды переходящих дел представлены в таблице.
Основные виды переходящих дел и примеры их заголовков
|
Вид переходящего дела |
Примеры заголовков переходящих дел |
|
Действующие локальные нормативные акты |
Правила внутреннего трудового распорядка Инструкция по делопроизводству Положение о коммерческой тайне |
|
Документы, которые сопровождают работника весь период его работы в организации |
Трудовые договоры работников Личные карточки работников Личные дела работников |
|
Дела, не завершенные в прошедшем году |
Документы по суду с ООО «Ромашка» Переписка с АО «Перспектива» |
Локальные нормативные акты (ЛНА) закрываются делопроизводством, когда их отменяют специальным приказом. Случается, что некоторые ЛНА являются переходящими делами столько лет, сколько существует организация. Например, Устав организации, если он ни разу не менялся за период ее деятельности.
Документы работников заводят в день их поступления на работу и закрывают в день увольнения. Поэтому в отделе кадров существуют дела – «Трудовые договоры» и «Трудовые договоры уволенных работников». И если первое дело переходит из года в год, то второе закрывают и ежегодно передают в архив. То же происходит и с личными карточками и личными делами работников.
Дело «Приказы по основной деятельности» не переходящее: у нас есть приказы за 2017, 2018, а теперь и за 2019 год. В 2020-м дело открыто вновь. А вот дело «Документы по суду с ООО “Ромашка”», которое начали в 2019 году, закончат только тогда, когда будет вынесено решение по делу и исполнены все обязательства. Переходить из года в год оно может еще долго. Дела этой категории отличаются тем, что обычно персонализированы: не просто документы по суду, а документы по суду с конкретной организацией.
В НД напротив переходящего дела ставят количество его единиц на момент, когда закрывают номенклатуру. Не будет лишней отметка в графе «Примечание» о том, что дело переходящее. Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.
Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже). Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки. Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.
Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой
Индексы дел в номенклатуре дел проставляют по мере формирования.
Составляем итоговую запись
После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись. Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД. Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел.
При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи. Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже). Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году – переходящих и с отметкой ЭК.
Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»
Обратите внимание! Закрытая по итогу года номенклатура дел остается на оперативное хранение у секретаря.
После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.
Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел. Она так же, как и информация в третью графу, вносится от руки во все экземпляры документа (образец ниже). Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел
Итоговая запись в сводной номенклатуре дел
Если организация — источник комплектования государственного (муниципального) архива, то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна. Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка. Организациям, которые не являются источниками комплектования государственного (муниципального) архива, такая отметка не нужна, и они могут убрать ее из документов.
|
Итог: Индексы дел в номенклатуре дел, по сути, являются уникальным идентификатором, по которому однозначно можно установить папку. Использование индексов в номенклатуре дел организации облегчает систематизацию и поиск нужных папок. |