Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения. Как правильно зарегистрировать входящий документ, расскажем в статье.
Для чего ведется регистрация входящих документов в делопроизводстве
В любую организацию поступает самая разнообразная входящая корреспонденция. Такие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:
- письма, в том числе, заказные;
- бандероли;
- пакеты;
- газеты и журналы;
- рекламные издания.
При этом регистрируются не все документы, а только те, которые должны быть учтены, исполнение которых нужно проконтролировать или те, которые используются в справочных целях. Поэтому регистрационный индекс присваивается не всем поступающим письмам и документам – корреспонденция, имеющая рекламный или ознакомительный характер, не требует учета и исполнения, и, следовательно, регистрации не подлежит.
Как работать с входящими документами
После того, как документ получил уникальный идентификационный индекс, сведения о нем вносят в журнал регистрации входящих документов. Эта процедура — подтверждение, что деловая бумага компанией получена.
Как правило, в журнале регистрации входящих документов необходимо заполнить следующие поля:
- порядковый номер записи;
- присвоенный регистрационный входящий номер документа;
- дата регистрации;
- исходящий номер документа,
- присвоенный отправителем;
- отправитель;
- заготовок и краткое содержание документа;
- отметка о наличии приложений; адресат (генеральный директор, его замы и пр.);
- исполнитель — сотрудник, которому документ передан на исполнение;
- ссылка на электронную копию письма;
- примечание.
Запись в журнале содержит все сведения, необходимые для того, чтобы документ был однозначно идентифицирован в базе данных, даже если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой. Регистрация входящих и исходящих документов в делопроизводстве позволяет облегчить поиск нужной деловой бумаги и проконтролировать ее перемещение в документопотоке организации с момента поступления или создания до момента утилизации по истечению срока хранения или отправки адресату.
Какие входящие документы регистрируются, а какие — нет
То, какие именно виды входящей корреспонденции должны регистрироваться, а какие — нет, зависит от специфики деятельности компании. Правила регистрации входящих документов оговаривают локальным актом, например, инструкцией по делопроизводству. В ней должен быть примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.
Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации
Если в компании нет такого внутреннего регламента или он только разрабатывается, руководствуйтесь ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другими нормативными документами, например, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
Кроме того, есть виды документов, которые не принимаются в обработку и должны быть сразу по получении возвращены отправителю.
В том случае, когда оформление входящего документа не соответствует установленным требованиям, он не может рассматриваться как юридически значимый. Особенно, если его адресатом является юридическое лицо. Например, когда в документе не заполнены обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Принять в обработку нельзя и письмо, когда оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.
| Обратите внимание! Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью. |
Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.
|
Обратите внимание! Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату. |
Как регистрировать входящие документы
Зарегистрировать документ — значит проставить на нем индекс и зафиксировать факт его поступления в журнале регистрации входящих документов.
Образец журнала регистрации входящих документов
Подсказки по заполнению в журнале
Регистрационный номер, по сути, является индексом, состоящим из цифр и букв. Цифро-буквенная комбинация используется для облегчения идентификации. Цифрами, как правило, обозначается порядковый номер поступившего документа, а буквами обозначают тип или классификацию для отнесения документа к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» - распорядительным документам по личному составу.
Если предприятие небольшое, номера, проставляемые при регистрации входящих документов, могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.
Образцы регистрационных номеров при регистрации входящих документов
Организация вправе утвердить собственную номенклатуру дел и формировать регистрационные индексы в соответствии с нею. Например, регистрируя служебные письма к порядковому номеру документа можно добавить индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица и др.
Если в компании внедрена система электронного документооборота, регистрационные индексы на исходящей и входящей корреспонденции формируются и проставляются автоматически. Электронная регистрация входящих документов подразумевает не только присвоение регистрационного номера, но и его проверку на наличие дубликатов, а также на заполнение тех реквизитов документа, которые ГОСТ Р 7.0.97-2016 относит к обязательным.
Сроки регистрации входящих документов
Нормативным документом, которым установлены сроки регистрации входящих документов, являются «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Методичкой определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.
|
Обратите внимание! Письма, поступившие в нерабочее время, но имеющие пометку «Срочно», регистрируются сразу по мере поступления. |
К тем правилам регистрации входящих документов, которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:
- Каждое входящее письмо, независимо от того, сколько раз и какими способами оно было отправлено, может быть зарегистрировано только под одним регистрационным номером. То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации. Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.
- Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.
Где проставляется регистрационный номер документа
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, уникальный номер регистрации — часть реквизита № 22 «Отметка о поступлении документа». Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Место расположения реквизита № 27 — нижний правый угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.
Для сокращения времени регистрации входящих документов на крупных предприятиях часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.
Образец штампа регистрации входящих документов
После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.
|
Итог: Регистрация входящих документов с присвоением им уникальных номеров позволяет осуществлять быстрый поиск документа, контролировать его исполнение, а также – место текущего хранения. |