Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы сотрудника. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. Используйте инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.
Для чего нужен отчет о проделанной работе
Кроме задач, установленных трудовой функцией и должностной инструкцией, работник обязан выполнять задания, которые ставит перед ним руководитель. Его непосредственный начальник, в свою очередь, должен постоянно контролировать прогресс. Облегчить такой контроль поможет отчет о проделанной работе, особенно, если этот сотрудник работает удаленно, постоянно уезжает в командировки или ему установлен разъездной характер работы.
Отчет руководителю о проделанной работе позволяет объективно оценить, насколько эффективно трудится сотрудник, своевременно ли выполняет задания. Отчет специалиста о проделанной работе поможет:
- обосновать размер зарплаты и премии сотрудника;
- осуществлять краткосрочное и долгосрочное планирование;
- дисциплинировать сотрудника, привить ему навыки тайм-менеджмента;
- рассчитать нормы выработки;
- использовать данные по трудозатратам при составлении актов выполненных договорных работ и отчетов о проделанной работе отдела.
Как правило, ежедневный отчет о проделанной работе требуется составлять не так уж часто, самая популярная форма отчета — еженедельная. В некоторых случаях сотрудников обязывают составлять отчеты ежемесячно и реже — раз в квартал или раз в год. Необходимость отчитываться в обязательном порядке, как правило, предусматривается для сотрудников с разъездным характером работы, удаленщиков и тех, кто возвращается из командировки.
Образец отчета о проделанной работе за день для сотрудника с разъездным характером работ
Скачайте образец полностью >>>
Если компания использует периодическую отчетность как форму контроля, предоставление отчета о проделанной работе необходимо прописать в числе обязанностей, установленных трудовым договором или должностной инструкцией работника. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно. Когда это условие прописано в трудовом договоре или должностной инструкции, отказ от составления отчета или его отсутствие квалифицируется как нарушение трудовой дисциплины и сотрудник может получить за это замечание или выговор.
То, как написать отчет о проделанной работе, должен знать не только рядовой сотрудник. Руководители подразделений также могут отчитываться перед директором или курирующим замом в письменной форме о том, как работает отдел или проектная группа. Отчет директора о проделанной работе может потребоваться собственникам компании, которые захотят оценить, насколько эффективно развивается бизнес под его руководством.
- Что включить в отчет сотрудника о проделанной работе
- Как поступить, если сотрудник отказывается представить отчет о проделанной работе
- Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за некорректное составление отчетов о проделанной работе, если сама работа выполнена полностью
- Должны ли дистанционные сотрудники предоставлять отчеты о проделанной работе
По какой форме составлять отчет о проделанной работе
Унифицированной формы отчета сотрудника о проделанной за период работе не существует — работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Но форма отчета о проделанной работе должна быть утверждена в учетной политике компании и ее образцы необходимо приложить к Инструкции по делопроизводству. Шаблон отчета о проделанной работе необходим, чтобы у работника под рукой всегда был готовый образец. Любой новичок, который не знает, как составить отчет о проделанной работе, образец заполнения сможет использовать как пример.
Содержание отчета о проделанной работе работника будет отличаться в зависимости от того, за какой период работник составляет документ. Поэтому отчет справка о проделанной работе за день будет иметь иную форму, чем отчет о проделанной работе за квартал или за год.
Ежедневный отчет о проделанной работе
Составлять отчет о том, что было сделано за день, как правило, требуется сотруднику, которому установлен удаленный режим работы или тому, который участвует в работе над важным краткосрочным проектом. Получая такие отчеты, руководитель может понять, на каком этапе находится решение порученной сотруднику задачи. Для самого работника составление ежедневного отчета — мобилизующая процедура, не позволяющая работать спустя рукава при отсутствии контроля.
Ежедневный отчет о проделанной работе: образец
Скачайте образец полностью >>>
Форма отчета о проделанной работе, образец, который сотрудник заполняет каждый день, не должна содержать слишком много информации, чтобы заполнение не отнимало у работника время. В этой форме достаточно перечислить задания, которые были выполнены в течение рабочего дня и указать количество часов, затраченное на выполнение каждого.
Еженедельный отчет о проделанной работе
Рутинные обязанности, которые остаются неизменными, не требуют составления ежедневных отчетов. Отчет о проделанной работе офисного работника может составляться раз в неделю. Как правило, такие отчеты не содержат большого числа количественных показателей, поэтому при их составлении можно обойтись без таблиц и отчитаться просто перечислением выполненных за период заданий.
Отчет о проделанной работе за неделю: образец
Скачайте образец полностью >>>
Отчет о проделанной работе за месяц
Ежемесячная форма отчетности используется работодателями чаще всего, особенно, если система оплаты труда организации предполагает выплату премий каждый месяц. Период в один месяц позволяет получить представление не только о том, что у работника возникали какие-либо проблемы, но и о том, как ему удалось преодолеть их и сделать работу над ошибками.
Ежемесячный отчет, на основании которого сотруднику устанавливают размер премии, обязательно должен содержать количественные показатели, по которым можно объективно оценить, насколько эффективно от работал в течение месяца. Отчет о проделанной работе за месяц, образец, может содержать данные о текущих вызовах, возможных рисках и проблемах. Это поможет руководству оперативно проанализировать текущие тренды, отреагировать на изменяющиеся обстоятельства и предотвратить потенциальные сбои в работе.
Отчет о проделанной работе за квартал и год
Такие отчеты содержат не только таблицы с количественными показателями, но могут быть проиллюстрированы графиками и диаграммами, показывающими динамику изменений этих показателей. В квартальном и годовом отчете о проделанной работе выделяют только ключевые достижения и успехи, достигнутые в ходе выполнения проектов, вносят предложения по улучшению производственных процессов.
Пример отчета о проделанной работе за год
Скачайте образец полностью >>>
Грамотно составленный отчет о проделанной за год работе, подтверждающий достигнутые за этот период успехи — хорошая заявка на ежегодную разовую премию по итогам работы компании.
- Дистанционная работа. Как увольнять работников на официальной и неофициальной удаленке
- Как составить положение о дистанционной работе. Образец для ваших кадровиков
- Сотрудница с ребенком просит разрешить работу из дома. Обязан ли работодатель предоставить дистанционную и надомную работу
- Что учесть кадровику при переводе сотрудника на периодическую удаленку
Шаблон отчета о проделанной работе: пример
Вы можете использовать как табличную, так и текстовую форму отчета. Если цифр в нем много, то таблицы будут более удобными для восприятия. Но, независимо от формы представления шаблон может иметь такую логическую структуру:
- Шапка, в которой указывают ФИО и должность работника, период, за который составлен документ, дату его составления.
- Перечень заданий, которые работник должен был выполнить. Если их много, сгруппируйте задания по смысловым блокам.
- Перечень выполненных задач с указанием тех действий, которые пришлось совершить: проведение переговоров, поездка в командировку, участие в конференции, взаимодействие с сотрудниками из других подразделений. Здесь нужно привести количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д.
- Список задач, которые выполнить не удалось с указанием причин, по которым это произошло. Нужно проанализировать эти причины и оценить, можно ли их устранить и каким образом.
- Что планируется на следующий период и все ли необходимое для выполнения этого плана имеется.
- Предложения работника по повышению производительности своего труда и эффективности работы всего коллектива.
Шаблон отчета о проделанной работе: образец
Скачайте образец полностью >>>
Как написать отчет о проделанной работе
Даже если обязанность отчитываться регулярно сотруднику не установлена трудовым договором или должностной инструкцией, в любой момент руководитель вправе попросить его составить краткий отчет о проделанной работе. Поэтому все сотрудники офиса должны знать правила, о том, как составляются отчеты о выполненной за определенный период работе.
При составлении отчета о проделанной работе воспользуйтесь следующими советами:
- Четко определите цели и задачи отчета, для кого вы его составляете и какую информацию нужно донести до сведения этого должностного лица. Понимание этого позволит отбросить ненужные детали и данные и включить в отчет необходимые данные в полном объеме.
- Используйте системный подход — сгруппируйте данные по темам и блокам. Если отчет составляете в текстовой форме, разделите его на части: введение, перечь задач, которые были запланированы, описание выполненных задач, анализ результатов и заключение. Такая подача информации позволит руководителю легко ориентироваться и четко понять, что было сделано, что сделать не удалось и по каким причинам.
- Излагайте только факты. Приводите в отчете проверенные, конкретные и объективные данные. Количественные показатели, отражающие реальные результаты работы. Если период отчетности достаточно большой, и возможно увидеть динамику изменения показателей, сделайте иллюстрации в виде графиков и диаграмм.
- Будьте кратки и четко излагайте свои мысли — отчет о проделанной работе должен быть лаконичным и понятным. Не используйте профессиональный сленг. Техническая информация, приведенная в отчете, должна быть понятной даже для постороннего читателя. Это необходимо, если ваш отчет покажут, например, финансистам, для обоснования повышения вашей зарплаты или выплаты внеплановой премии.
- В конце отчета проанализируйте изложенные факты и сделайте выводы. Обоснуйте как достигнутые за период успехи, так и неудачи, выявите их причины и дайте рекомендации по исправлению допущенных ошибок. Это позволит получить представление о том, можно ли избежать проблем в дальнейшей работе.
- Проверьте и отредактируйте его, исправьте ошибки, опечатки и несоответствия.