Как правильно составить гарантийное письмо и какие реквизиты включить в него, расскажем в статье. Дадим образцы готовых писем для разных ситуаций.
Гарантийное письмо: чем отличается от остальных деловых писем
Требования к оформлению деловых писем и перечень обязательных к заполнению реквизитов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Гарантийное письмо отличается от корреспонденции остальных видов тем, что в нем содержатся обязательства, выполнение которых гарантирует отправитель.
Например, гарантийное письмо об оплате будет содержать обязательство произвести расчёт, в нем может также содержаться:
- обещание оплатить в полном объеме выполненные по договору работы, предоставленные услуги;
- обещание своевременно вернуть полученные в кредит средства;
- просьба предоставить отсрочку/ рассрочку платежей, при том, что автор готов исполнить свои обязательства по заключенному договору.
Гарантийное письмо об оплате: образец
Форма гарантийного письма используется для подтверждения того, что автор, который является одной из сторон сделки, готов выполнить свои обязательства. В деловой переписке встречаются:
- гарантийное письмо о выполнении работ;
- гарантийное письмо об оплате задолженности;
- гарантийное письмо о готовности принять на практику студента;
- гарантийное письмо о приеме на работу переводом специалиста, трудоустроенного в другой организации и пр.
Все виды гарантийных писем — юридически значимые документы. Предоставляемые ими гарантии — основание для последующих действий адресата, который может быть и юридическим и физическим лицом. Нарушение принимаемых на себя отправителем обязательств — это повод для обращения в суд. При этом письмо получает юридическую значимость только при условии наличия и заполнения всех обязательных реквизитов.
Пример гарантийного письма о срочном изготовлении бланков документов
При отправке регистрация письма производится по общим правилам — после подписания руководителем на подпись ставят печать, письму присваивают регистрационный номер и отправляют адресату. Срок хранения гарантийных писем на услуги или об оплате — 5 лет, ст. 12, или 5 лет ЭПК, ст. 70 Перечня-2019. Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору, которое является приложением к нему, может храниться 10 лет.
Гарантийное письмо об оплате, другие виды и их особенности
Существуют следующие виды гарантийных писем:
- гарантийное письмо с просьбой и обязательством;
- гарантийное письмо с обязательством.
Гарантийное письмо с просьбой и обязательством содержит просьбу выполнить работу, предоставить кредит и др., а также обязательство – оплатить работы, услуги, продукцию, вернуть кредит и др.
Гарантийное письмо с просьбой и обязательством
Гарантийное письмо для юридического адреса с обязательством содержит только обязательство.
Пример гарантийного письма с обязательством
В отличие от остальных виды писем, форма гарантийного письма организации предполагает использование формулировок, описывающих принимаемые на себя отправителем обязательства, их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами — соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов, например:
- Настоящим письмом подтверждаем …;
- Оплату гарантируем…;
- Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….;
- Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…;
- Гарантируем возмещение амортизационных расходов…;
- Настоящим письмом гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».
Шаблон гарантийного письма на выполнение работ, также, как и любого другого гарантийного письма, обязательно содержит банковские реквизиты, их указывают в заключительной части текста.
Вам могут пригодиться эти документы:
Поскольку гарантийные письма являются финансовыми обязательствами, их подписывают два лица: руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо и главный бухгалтер. Подписи нужно заверить печатью, если организация её использует.
Письма, содержащие финансовые гарантии, в организации составляются чаще всего. Чтобы минимизировать вопросы исполнителей о том, как писать гарантийное письмо и ошибки, которые могут возникнуть при заполнении справочных сведений и банковских реквизитов, разработайте и используйте в работе готовые шаблоны:
- гарантийного письма об оплате задолженности;
- гарантийного письма о выполнении работ;
- гарантийного письма об оплате ДМС высококвалифицированному иностранному сотруднику и пр.
Сотрудник, не имеющий представления о том, как написать гарантийное письмо, сможет посмотреть пример в альбоме форм, прилагаемых к Положению о делопроизводстве, или скачать гарантийное письмо из электронной версии этого нормативного документа.
Как написать гарантийное письмо: образец
Понятие «гарантийное письмо» охватывает широкий круг документов, подтверждающих обязательства, добровольно принимаемые на себя отправителем.
Шпаргалка. Как составить и оформить гарантийное письмо
Бланк гарантийного письма — стандартный, утвержденный в учетной политике компании для оформления исходящей деловой корреспонденции. Фирменный бланк используется не только для подтверждения юридической значимости гарантийного письма ООО, но и для удобства исполнителей — справочные данные об организации-авторе в нем уже заполнены. По общим требованиям, устанавливающим как пишется гарантийное письмо, оно должно содержать следующие сведения:
- адреса и реквизиты обеих сторон – отправителя и адресата;
- справочные данные об отправителе – его банковские реквизиты, контактные телефоны;
- исходящий регистрационный номер письма и дату регистрации;
- текстовую часть, содержащую гарантийные обязательства;
- должности, подписи и расшифровки подписей должностных лиц, подписавших документ;
- фамилию и контактный телефон исполнителя.
Гарантийным письмом отправитель подтверждает принимаемые на себя обязательства. Пример гарантийного письма об оплате обязательно содержит банковские реквизиты отправителя, его подписывают и руководитель, и главный бухгалтер.