Доверенность на получение почты оформляется на имя сотрудника предприятия. Как грамотно составить этот документ, чтобы доверенное лицо смогло получать корреспонденцию компании в почтовых отделениях, рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходима доверенность на получение почты?
Получателем почтовых отправлений может быть как физическое лицо, так и юридическое — организация. Письма, посылки и бандероли, адресатом которых является предприятие, от ее имени получает доверенное лицо — сотрудник, в обязанности которого это входит. Подтверждает его полномочия на это специальный документ — доверенность на получение почты.
Доверенность — форма документа, которую Гражданский кодекс определяет как письменное уполномочие, выдаваемое физическим или юридическим лицом в случаях, когда действия от их имени должно выполнить другое физическое лицо. Если почтовые отправления на имя организации поручается получать ее работнику, на его имя оформляется доверенность на получение почты.
Это официальный документ, оформляемый по установленным правилам. При этом доверенность на почту не относится к категории тех деловых бумаг, подлинность которых должен заверять нотариус. Если использовать юридическую терминологию, она составляется в простой письменной форме, то есть ее подлинность достаточно заверить только личной подписью доверителя. Согласно статье 185.1 Гражданского кодекса РФ, когда доверителем является юридическое лицо — это подпись его руководителя или иного должностного лица, уполномоченного на это на это законом и учредительными документами.
Как правило, поверенным лицом, на имя которого выдается доверенность на получение почты, назначается делопроизводитель, сотрудник канцелярии или секретарь руководителя. То есть тот, кто занимается обработкой входящей корреспонденции и отправкой исходящей. Это большая ответственность, поэтому функция по получению и отправке почты включается в обязанности сотрудника приказом или должностной инструкцией. Единственным условием для оформления доверенности сотруднику является его совершеннолетие.
Вопрос — ответ
Как оформить доверенность на почту?
Отвечает Валентина Янковая,
канд. ист. наук, доц., эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела.
Не существует особого порядка оформления доверенности на получение корреспонденции в почтовом отделении, но есть общие требования к оформлению любой доверенности…
Виды доверенностей на получение почты
Организация может оформить два вида доверенностей на почту:
- долгосрочные — выдаются сотруднику, постоянно занимающемуся получением и отправкой почтовых отправлений. При этом в документе может быть указан конкретный срок действия и, если этого нет, считается, что доверенность будет действительна один год с того дня, когда она была выдана;
- разовые — оформляются для получения конкретного отправления или нескольких, когда сотрудник, в чьи обязанности входит получение и отправка корреспонденции, временно отсутствует.
Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Справочник секретаря»
Какие сведения содержит доверенность на получение писем на почте?
Унифицированный бланк доверенности на получение почты не используется — такой формы документа нормативными актами не предусмотрено. Но существуют определенные требования, предъявляемые к содержанию его содержанию. В нем должны быть указаны сведения об организации-доверителе и гражданине — ее доверенном лице, позволяющие однозначно идентифицировать их обоих.
Обратите внимание! Доверенность на получение почты действительна только в том случае, когда в ней указана дата ее составления.
Когда доверителем является организация, к числу обязательных ее реквизитов, указываемых в доверенности на получение почты, относятся:
- полное наименование компании с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставными документами;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- наименование должности руководителя или иного должностного лица, от имени которого составлен документ;
- фамилия, имя, отчество руководителя;
- почтовый адрес организации.
К данным доверенного лица, которые необходимо отразить в доверенности, относятся:
- полные фамилия, имя, отчество сотрудника;
- занимаемая должность;
- дата его рождения;
- сведения о документе, удостоверяющем его личность (серия и номер паспорта, наименование организации, выдавшей документ, ее код; дата выдачи);
- информация о месте регистрации.
Третьим лицом, которому предъявляется документ, является «Почта России», доверенность на получение посылки, письма или общая в текстовой части должна содержать указание на номер почтового отделения этой организации, его адрес.
Грамотно составленная доверенность на получение почты должна давать четкое представление о границах полномочий доверенного лица, объеме делегируемых ему прав. Важно правильно сформулировать перечень поручаемых доверенному лицу действий.
По общей доверенности на получение почты сотрудник может получать:
- обычные и заказные письма;
- посылки;
- письма и посылки с объявленной ценностью;
- почтовые переводы;
- бандероли;
- телеграммы.
Обратите внимание! Разовая доверенность на получение посылки на почте оформляется с обязательным указанием именно этого вида отправления и конкретной даты, в течение которой документ действителен.
Читайте также:
Как оформляется доверенность на получение писем на почте?
Поскольку к числу обязательных сведений, которые должны быть указаны в доверенности, относится информация об организации, документ целесообразно оформлять на бланке. Для этого может использоваться готовый бланк письма. Бланк доверенности на получение почты работодатель вправе разработать самостоятельно и утвердить его вместе с другими бланками документов, используемых в учетной политике организации.
Доверенность на почту от организации, образец бланка, нужно составить с учетом требований нового ГОСТ по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он вступил в действие с 1 июля 2018 года. К числу обязательных реквизитов относится наименование документа — «Доверенность». Его указывают перед текстовой частью, посредине строки, прописными буквами.
Образец доверенности на получение почты
Разовая доверенность на получение посылки на почте, образец будет выглядеть иначе. Она представлена на рисунке ниже.
Оформить доверенность на получение почты можно на несколько сотрудников, это целесообразно, когда речь идет о крупном предприятии, получающем большое количество корреспонденции. В этой ситуации заполнить бланк доверенности нужно с указанием реквизитов каждого поверенного. При этом для каждого из них могут быть указаны как индивидуальные полномочия, так и общие для всех.
В законодательстве не содержится требования, чтобы подпись руководителя организации на заполненной доверенности на получение почты была заверена печатью. Но, если она в компании имеется, рекомендуется заверить печатью подпись лица, выдавшего документ.
Поверенное лицо получает корреспонденцию после того, как предъявит свой паспорт и доверенность на получение почты. Законом не предусмотрена обязанность работодателя оставлять копию или оригинал доверенности в почтовом отделении, куда поступает корреспонденция на имя компании. Но иногда сотрудники «Почты России» требуют это. Поэтому может потребоваться оформить не только доверенность, но и ее копию.
Учет выдаваемых доверенностей на получение почты и контроль над сроками их действия осуществляется с помощью журнала.
Вывод
Доверенность на получение почты выдается сотруднику предприятия, в обязанности которого входит получение корреспонденции. К оформлению доверенности предъявляются особые требования. Юридическая значимость доверенности на получение почты будет гарантироваться только при соблюдении этих требований.