Расскажем, для чего секретарю нужно доверенность, по которой он сможет получить корреспонденцию организации на почте. Объясним, что учесть при заполнении документа.
В каких случаях секретарю потребуется оформить доверенность на получение корреспонденции
Обязанность отправлять и получать корреспонденцию компании на почте, как правило, прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции секретаря. Работодатель должен издать специальный приказ, в соответствии с которым ассистенту поручат дополнительный функционал, если в документах такую обязанность не оговорили. Только когда получение писем и посылок будет для секретаря официально оформленной обязанностью, он может получить статус представителя компании и действовать от ее имени на основании доверенности.
Поручитель может передать доверенному лицу все свои права на основании генеральной доверенности. Когда такие права передают на осуществление только определенного действия, оформляют простую доверенность. Например, доверенность на получение корреспонденции на почте. При этом поручитель может доверить своему представителю получать только письма или только посылки и бандероли.
Должностная инструкция секретаря руководителя: образец от «Системы Кадры»
Доверенность на получение почты от организации необходима секретарю, ведь он не вправе получать корреспонденцию, адресат которой — юридическое лицо. А сам ассистент — физическое лицо и это подтверждает паспорт. Доверенность, которую выдают физическому лицу, устанавливает его права и полномочия на определенные действия от имени юридического лица — компании.
На основании общей доверенности на получении корреспонденции на почте доверенное лицо вправе принимать все виды почтовых отправлений:
- письма: и обычные, и заказные;
- телеграммы;
- посылки и бандероли, в том числе с объявленной ценностью;
- денежные переводы.
Шпаргалка от журнала «Справочник секретаря»: блок-схема регистрации входящих документов
Посмотреть шпаргалку в журнале
Как оформить доверенность на получение писем на почте
Гражданский кодекс устанавливает только письменную форму доверенности. Это юридически значимый документ, к оформлению которого предъявляют специальные требования.
- Физическое лицо, на имя которого организация выдает доверенность на получение почты, должно быть совершеннолетним. При этом необязательно, чтобы это был сотрудник предприятия.
- Любой документ, который подтверждает полномочия физического лица, в том числе и доверенность на получение посылки на почте, считается действительным, только когда указан реквизит «Дата заполнения».
- Так как унифицированной формы этого документа нет, в компании целесообразно самостоятельно разработать и использовать в учетной политике единый образец доверенности на получение почты.
- Оформить доверенность можно на готовых бланках писем. Но лучше изготовить для этих целей специальный бланк и напечатать его типографским способом. Учтите все необходимые для этого вида документов реквизиты. Для этого сверьтесь с требованиями нового ГОСТ Р.7.0.97.-2016, чтобы минимизировать ошибки при заполнении.
|
Обратите внимание! Доверенность на получение корреспонденции на почте составляют в простой письменной форме. Заверять нотариально документы такого типа не нужно. Достаточно, если доверенность подпишет руководитель компании (ст. 185.1 ГК РФ). Подписать документ может и другое должностное лицо организации, у которого есть соответствующие полномочия согласно закону и учредительным документам. |
Образец от «Системы Кадры»: доверенность на получение почты
Скачать доверенность полностью
Виды доверенностей на получение почты и нюансы их оформления
Требования к оформлению доверенности зависят от того, долгосрочная они или разовая.
✔ Долгосрочные доверенности оформляют сотрудникам, в чьи должностные обязанности выходит получение корреспонденции компании. Как правило, бланк доверенности на получение посылки на почте в этом случае содержит графу «Срок действия документа». Если этот срок не указан, автоматически считается, что доверенность действительна в течение года со дня выдачи.
Долгосрочная доверенность на получение посылки на почте, образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»
✔ Разовые доверенности оформляют, когда на почту за письмами и посылками отправляют сотрудника, которому нужно выполнить поручение один раз. Так бывает, например, когда сотрудник, который обычно отправляет и получает почту, заболел, ушел в отпуск или временно отсутствует. При оформлении разовой доверенности указывают конкретную дату, в течение которой действует документ, и вид отправления, которое нужно получить работнику.
Разовая доверенность на получение посылки, образец
Какую информацию содержит доверенность на получение на почте России, образец
В соответствии с ГК РФ и требованиями, которые установила почта России доверенность на получение посылки и другой корреспонденции должна содержать сведения обо всех трех сторонах:
- организации-доверительнице;
- доверенном лице — сотруднике, на чье имя выписали документ;
- наименовании отделения Почты России, в котором доверенное лицо будет получать письма и посылки компании.
К обязательным реквизитам юридического лица, которое оформляет сотруднику для предъявления в организации «Почта России» доверенность на получение посылки, относятся:
- полное наименование компании-доверителя с указанием организационно-правовой формы согласно Уставу;
- справочные сведения о компании: номера ОГРН и ИНН, индекс и почтовый адрес;
- должность лица, выдавшего доверенность, его фамилия и инициалы.
★ Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как оформить доверенность на почту, если в компании нет юриста
Что касается поручителя, доверенность на получение почты, оформленная на его имя, должна содержать следующую информацию:
- фамилию, имя и отчество гражданина полностью;
- название занимаемой должности, если это сотрудник организации-доверителя;
- дату и место рождения;
- реквизиты документа, которым удостоверяется его личность;
- сведения о месте регистрации.
Если доверенное лицо отправления будет получать через организацию «Почта России», доверенность на получение посылки или писем в текстовой части должна содержать информацию об адресе и номере отделения.
Учет доверенностей на получение почты
Организация ведет учет долгосрочных и разовых доверенностей на получение корреспонденции на почте, которые оформляют сотрудникам. Это необходимо, чтобы контролировать сроки действия и своевременно переоформлять доверенности, срок действия которых заканчивается. Кроме того, учет необходим, поскольку сотрудники по этим документам могут получать разные почтовые отправления, в том числе, и ценные.
Для учета используется специальный журнал выдачи доверенностей. Все работники, на имя которых оформляли доверенности, обязательно должны расписаться в журнале, когда получают документ на руки.
Журнал учета выданных доверенностей, образец заполнения от экспертов «Системы кадры»
|
Итог: Доверенности на получение почты организации оформляют, заполняют и учитывают по особым требованиям. Соблюдайте их, чтобы гарантировать сохранность и своевременное получение писем, посылок и бандеролей. |