Приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска — один из самых популярных документов. Но и при его оформлении часто допускают ошибки. Расскажем, как правильно составить документ.
По какой форме составить приказ о предоставлении ежегодного отпуска сотруднику
Если нужно отправить на отдых одного работника, работодатели часто используют унифицированную форму № Т-6. А когда отпуск оформляют сразу нескольким работникам, — форму № Т-6а. Оба бланка были обязательными до 2015 года. Но после это требование отменили: у работодателей теперь есть право самим разрабатывать формы документов, а также дополнять и изменять любую из унифицированных форм — в том числе и приказа на отпуск. Основное условие: эти формы должны утвердить для использования в учётной политике предприятия локальным актом работодателя.
Образец приказа ежегодный оплачиваемый отпуск по форме № Т-6
Форму приказа, которую компания разработала самостоятельно, можно применять в индивидуальных случаях. Например, когда речь идёт об отпуске генерального директора, который предоставили решением общего собрания.
Как указать период работы в приказе на ежегодный отпуск
Право получить ежегодный оплачиваемый отпуск у сотрудника возникает только после того, как он отработает полгода на новом месте (статья 122 ТК РФ). Поэтому в приказе обязательно укажите начало и конец рабочего года, за который предоставляете сотруднику отдых. Учтите, что этот период может совпадать как с текущим календарным годом, так и с предыдущими, если у работника скопились неиспользованные отпуска за предыдущие периоды.
|
Обратите внимание! Рабочий год в приказе указывать надо полностью, независимо от того, берет ли сотрудник отпуск полностью или собирается использовать его частями. |
Приказ о ежегодном отпуске: указание периодов работы. Образец от редакции «Справочника секретаря и офис-менеджера»
Образец полностью скачайте в журнале
Кроме этого, в приказе обязательно укажите количество календарных дней — продолжительность отпуска. Отпуска работникам предоставляют на основании графика отпусков, который утверждают ежегодно в декабре, перед началом нового календарного года.
За сколько дней до отдыха сотрудника писать приказ о ежегодном отпуске
Работодатель обязан оповестить сотрудников о предстоящем отпуске, как минимум за две недели, направляя им письменные уведомления. Если локальные акты не предусматривают такую форму оповещения, работодатель обязан издать приказ на ежегодный отпуск и не позже, чем за две недели до начала отдыха, ознакомить с ним работника под подпись. При этом работник должен не только расписаться под приказом, но и собственноручно указать дату ознакомления, подтверждая, что работодатель не нарушил сроки оповещения.
Если сотруднику заранее направили уведомление о предстоящем отпуске, приказ можно составить не позднее, чем за день до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК). Документ подписывает руководитель, а после с ним под подпись знакомят работника.
Статья в тему в журнале «Кадровое дело»: Как работать с отпусками в 2021-м: предостережения, которые выручат вас уже этой весной
Как оформить приказ на ежегодный отпуск на несколько сотрудников
Если сразу несколько сотрудников организации уходят в отпуск в один день, можно не составлять на каждого отдельный приказ, а заполнить одну общую форму. Используйте, например, унифицированный бланк №Т-6а. Как и в приказе на одного сотрудника, укажите рабочий год, за который сотруднику предоставляется очередной отпуск. Внесите число календарных дней отдыха. Ознакомьте всех работников с документов под подпись.
Образец приказа на очередной отпуск для нескольких сотрудников
Как оформить приказ на неоплачиваемый отпуск за свой счёт
Сотрудник имеет право попросить у работодателя неоплачиваемый отпуск, направив ему соответствующее заявление. Подписанное руководителем заявление на отпуск без сохранения содержания — основание для издания приказа. Приказ на неоплачиваемый отпуск также можно составить с использованием унифицированной формы № Т-6. Приказ должен подписать руководитель компании, а сотрудника с распоряжением знакомят под подпись.
Образец приказа на отпуск за свой счёт
Памятка в Системе Кадры: Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты
Сколько хранится приказ на очередной отпуск
Приказ Федерального Архивного Агентства от 20 декабря 2019 года № 236 утверждает новый Перечень типовых управленческих документов и сроков их хранения. Согласно новой редакции Перечня, срок хранения приказов на ежегодные отпуска сотрудников — не менее 5 лет, а об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда:
- 75 лет, если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года;
- 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 года.
Все сроки хранения кадровых документов смотрите в таблице Системы Кадры >>>
На что обратить внимание при составлении приказа на ежегодный отпуск
Прежде, чем составлять приказ, убедитесь, что работник не относится к льготной категории, в отношении которых закон устанавливает гарантии оплаты дополнительных дней отдыха. В общем случае продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отработав на предприятии 11 месяцев, получить отпуск меньшей продолжительности работник не может. Но, кроме того, некоторым категориям работников предоставляют дополнительные дни оплачиваемого отпуска. Дополнительные дни отпуска получают:
- за вредные и опасные условия труда;
- ненормированный рабочий день;
- работу в районах Крайнего Севера;
- работу в регионах, приравненных к районам Крайнего Севера и районах с тяжелыми климатическими условиями; и пострадали в результате аварии на ЧАЭС, а также других авариях;
- совмещение трудовой деятельности с обучением;
- работу на территории Чеченской Республики;
- особый характер работы.
Кому и на какой срок предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
Шпаргалка полностью в Системе Кадры >>>
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Четыре новые гарантии сотрудникам. К чему готовиться работодателям