Согласно планам Правительства РФ, уже с 2021 года все российские организации и предприятия должны будут перейти на электронный документооборот. Расскажем, как правильно составить соглашение об обмене документами в электронном формате между разными организациями.
Соглашение об электронном документообороте с ПФР: образец
Взаимодействие компаний с государственными структурами все чаще осуществляется по электронным каналам связи – отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, статистику компании направляют в цифровом формате. Исключения — компании, численность которых не превышает 10 человек. Но и они уже используют специализированное ПО, формируют и направляют отчетные документы по телекоммуникационным каналам связи.
Порядок такого взаимодействия определяют ведомственные нормативные акты — письма, инструкции. Но в любом случае прежде, чем начать обмениваться документами, компания и ведомство должны заключить отдельное соглашение об электронном документообороте.
Соглашение об электронном обмене документами с ПФР
Нужно ли соглашение об электронном документообороте с ПФР
Возможность обмена электронными документами с Пенсионным Фондом позволяет оперативно передавать информацию по цифровым каналам связи. Учитывая то, что сегодня даже небольшие компании используют компьютеры для формирования отчетности, необходимость распечатывать и пересылать отчетные формы в бумажном виде исключается. Это сокращает затраты и время на пересылку сведений персонифицированного учета.
После того, как компания и ПФР заключают соглашение об электронном обмене документами, отчетные формы и запрашиваемые документы можно передавать в Фонд в любой день недели и время суток. Система электронного взаимодействия гарантирует надежный учет и контроль, а также конфиденциальности передаваемой информации. Получение сведений подтверждается уведомлением о результатах приема документов.
Еще один плюс электронного обмена документами — возможность оперативно дополнить и скорректировать сведения — допущенные при формировании отчетных форм ошибки можно исправить в режиме реального времени.
Как составить и заключить соглашение с Пенсионным фондом
Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020 можно заключить только после того, как компания:
- выберет удостоверяющий центр и определится с выбором тарифов и услуг, которые включат в пакет. После этого нужно будет оформить заявку на изготовление сертификата ключа электронной квалифицированной подписи руководителя, иных необходимых документов;
- заполнит по заявление на подключение к электронному документообороту в ПФР по унифицированной форме.
Образец заявления на подключение к электронному документообороту в ПФР
На основании заявления заключают соглашение об электронном документообороте с ПФР. К обязательным реквизитам этого документа относятся:
- дата,
- номер,
- наименование организации, которая заключает соглашение с Фондом,
- должность, фамилия и инициалы, лица, подписывающего соглашение от имени организации,
- наименование и реквизиты документа, на основании которого действует доверенной лицо,
- наименование страхователя и наименование ПФР, который является страхователем в одном лице,
- основания для заключения соглашения,
- цель и предмет заключения соглашения,
- права и обязанности сторон, подписывающих документ, срок действия документа,
- порядок изменения и расторжения соглашения,
- подписи и банковские реквизиты сторон.
Бланк соглашения с ПФР об электронном документообороте
После того, как соглашение об электронном документооборот с ПФР бланк будет заполнен и подписан руководителем организации, его нужно направить на подпись начальнику Управления территориального отделения ПФР. Когда документ будет подписан обеими сторонами, организация получит возможность обмена документами с Фондом по электронным каналам связи.
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами: образец
Наличие нескольких соглашений об электронном документообороте с государственными органами законом не рассматривается как препятствие для заключения подобных соглашений с партнерами по бизнесу. Единственное требование – это условие нужно отразить в учетной политике организации, согласно ст. 8 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ.
До того, как заключите соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами, в учетной политике необходимо зафиксировать:
- перечень видов документов, которыми компания будет обмениваться с контрагентом;
- список сотрудников, которым будет оформлена электронная цифровая подпись и которые получат право подписывать ею документы, участвующие в обмене;
- способ, которым будет осуществляться электронный обмен документами (при участии оператора электронного документооборота или без него).
В учетной политике компании утвердите и соглашение об электронном документообороте, бланк можно составить в произвольной форме. В текстовой части такого договора можно указать:
«Стороны осуществляют обмен: актами, договорами, счет-фактурами и товарными накладными в электронных форматах. Используемые сторонами технические и программные средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные документы. Обмен перечисленными видами документов в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «ХХХ» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н».
Соглашение об электронном документообороте между юрлицами: образец
Пригласить контрагента к участию в электронном документообороте нужно специальным письмом.
Письмо партнерам с приглашением стать участником электронного документооборота
Нужно ли соглашение об электронном документообороте с контрагентами
Организация электронного документаоборота с партнерами многим кажется дорогостоящим удовольствием, но те компании, которые уже внедрили этот современный способ взаимообмена документацией, говорят, что окупается это в течение года — двух.
После того, как обмен документами будет происходить в электронных форматах, уже не нужно будет:
- опасаться утраты нужных и важных деловых бумаг,
- тратить время и средства на пересылку документов по почте или курьером;
- тратить деньги на распечатывание и брошюровку объемных документов;
- выделять отдельное помещение для хранения документов и оборудовать его стеллажами и несгораемыми шкафами.
Заключив соглашения об электронном документообороте, вы:
- обеспечиваете рост производительности труда за счет повышения его эффективности,
- существенно сокращаете время на поиск, обработку и анализ документов;
- обеспечиваете контроль над своевременностью исполнения документации,
- минимизируете влияние «человеческого фактора», исключаете ошибки, связанные с ним,
- сокращаете затраты на оргтехнику и расходные материалы,
- повышаете степень защиты документа от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа.
|
Итог: Заключив соглашение об электронном документообороте с органами государственной власти или партнерами по бизнесу, компания обеспечивает себя возможностью оперативного обмена информацией, что сегодня является конкурентным преимуществом. |