Вопрос
На основании какого документа сотрудник получает право заверять копию документа: приказа или доверенности? Ни в одной должностной инструкции у нас в компании об этом не сказано.
Ответ
Порядок заверения копий документов устанавливает Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изм. от 08.12.2003) и ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Указом установлен общий порядок выдачи копий документов и их заверения, а ГОСТом — правила оформления реквизита «Отметка о заверении копии».
Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам.
Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.
Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за …г.».
Одной должностной инструкции для регламентации порядка заверения копий недостаточно. Должностная инструкция разрабатывается на должность, а приказ закрепляет персональную ответственность за заверение копий за конкретным должностным лицом (должностными лицами).
Кроме того, правила оформления и заверения копий документов должны быть установлены в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству. Таким образом, для регламентации порядка заверения копий документов в организации необходимы три документа:
- должностная инструкция;
- инструкция по делопроизводству;
- приказ о возложении обязанностей по заверению копий документов на конкретное должностное лицо (должностные лица).
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!