Нормативная правовая база организации подвержена изменениям. Изменения в локальные нормативные правовые акты организации вносят по мере необходимости. Например, если приняли или обновили закон, другой нормативный правовой акт, который меняет регулируемые локальным актом отношения. Как правильно внести поправки в ЛНА, расскажем в статье.
Юридическая техника при подготовке локальных нормативных правовых актов организации
В практике актуализации федерального законодательства есть правило, в соответствии с которым внесение изменений, например, в законодательные акты оформляют самостоятельным законодательным актом. При этом изменения, вносимые в каждый законодательный акт, оформляют самостоятельными статьями. Иначе говоря, если после принятия нового акта потребуется скорректировать некоторые ранее принятые документы, положения об изменениях в него не включают, а оформляют отдельно. Наличие в законопроектах, устанавливающих новое правовое регулирование, статей о внесении поправок в другие законодательные акты или их структурные единицы, не допускается.
Этого принципа мы предлагаем придерживаться и при актуализации нормативной правовой базы организации.
Скачайте полезные документы:
План разработки ЛНА
Если компания планирует утвердить новый нормативный документ, который потребует внесения изменений в ранее принятые внутренний регламенты, это нужно будет отразить в плане разработки и утверждения нового акта. Разработчик локального нормативного акта готовит свои предложения о необходимости внести изменения в ранее изданные ЛНА и составляет их перечень. Изменения в ранее действовавшие документы нужно вносить вместе с принятием нового ЛНА, иначе может оказаться, что в компании одновременно будут действовать противоречащие друг другу правовые нормы. После этого необходимо издать приказ по организации, в котором руководитель предписывает актуализировать нормативку.
Образец: приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты организации
Как отследить изменения в ЛНА
Для того, чтобы не забыть, в какие документы необходимо внести корректировки, советуем вести их электронный журнал регистрации — базу данных, например, в использованием электронных таблиц Excel.
Таблица: база данных ЛНА по организации
Такая электронная таблица существенно облегчит поиск информации, которую нужно изменить. Например, если руководитель подразделения уволился или ушёл на пенсию, по запросу с его фамилией легко найти все ЛНА, в которых он упоминается и внести необходимые корректировки.
Процедура внесения изменений в ЛНА
Чтобы юридическая сила локального акта сохранялась и после поправок, вносить изменения нужно актом того же вида, изданного тем же органом и обладающего той же юридической силой.
Например, Положение о порядке увеличения уставного капитала акционерного общества утвердили советом директоров общества и решение об этом зафиксировали в протоколе совета директоров. Внести изменения в этот документ можно только решением совета директоров. А если утвердили распорядительным документом, например, приказом организации, внести изменения также можно приказом.
В практике работы некоторых организаций изменения в ЛНА вносят документом, имеющим название «изменения»; при этом внесенные корректировки принимаются (утверждаются) тем органом, который утверждал основной документ.
В этом случае, если, например, ЛНА утверждали решением совета директоров или иным коллегиальным органом, решение фиксируют в протоколе, а затем на основании решения оформляют документ-«изменения». Если основной ЛНА утвердили приказом организации, изданным её руководителем, при необходимости внести изменения в ЛНА руководитель утверждает «изменения» к документу. В последнем случае соблюдают главное – уровень принятия решения, что обуславливает равную юридическую силу основному ЛНА и изменениям к нему.
Такой порядок упрощает процедуру отслеживания изменений к ЛНА, ведения их учёта, своевременной актуализации и систематизации внутренней нормативной базы организации. Изменения к ЛНА имеют дату (дату утверждения) и самостоятельный регистрационный номер.
Ссылка на ЛНА при наличии у него изменений оформляют следующим образом: «… в соответствии с Положением о системе оплаты труда работников ООО «Гранит», утвержденном приказом общества от 15.02.2010 № 18 (с изменениями от 21.08.2020 № 28 и от 11.03.2021 № 8) …».
Сами изменения, как правило, оформляют так же, как и ЛНА, то есть с титульным листом, соответствующим наименованием и другими реквизитами, используемыми при оформлении ЛНА.
Поскольку изменения утверждают так же, как и ЛНА, на титульном листе изменений проставляют:
- гриф утверждения с указанием, кто и когда утвердил документ;
- регистрационный номер изменений (под грифом утверждения или слева от границы левого поля на уровне нижней строки грифа утверждения).
Образец грифа утверждения документа
Следует обратить внимание, что обязательное условие применения данного порядка — разработка и принятие ЛНА, которое определяет порядок разработки и принятия акта и порядок изменения ранее принятых ЛНА. Иначе говоря, для применения данного порядка нужно нормативное обоснование. Но, как бы вы не оформляли изменения, обязательно указывайте:
- вид акта и его наименование;
- дата утверждения акта;
- регистрационный номер акта.
Обратите внимание! Если ЛНА утверждали распорядительным документом, фактически его датой и номером являются дата и регистрационный номер распорядительного документа. Вносить изменения всегда следует только в основной ЛНА.
Читайте по теме в Системе Кадры: Как изменять локальные акты >>>
Как оформляются изменения в ЛНА
При внесении изменений текст нормативного положения заключайте в кавычки. Правки излагайте последовательно с указанием номера конкретной структурной единицы, в которую вносите изменения. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы законодательного акта, которая изменяется; каждое изменение нумеруется арабскими цифрами: 1. … ; 2. … и т.д.
Пример
…
«6. Внести в приложение № 5 в графу «Операции (процедуры), выполняемые при выдаче разрешений», следующие изменения: …».
7. Изложить п. 5.8. в следующей редакции: «5.8. Копии выданных в установленном порядке разрешений помещаются в дело подразделения в соответствии с номенклатурой дел».
8. Изложить приложение № 6 в редакции приложения № 1 к настоящему приказу».
…
Текст ЛНА о внесении изменений начинается с обоснования, в котором указывается документ (документы), послужившие основанием для внесения изменений. При внесении корректировок в локальные акты используйте стандартные языковые формулы.
Языковые формулы для внесения изменений в ЛНА
Порядок внесения изменений в ЛНА
Изменения могут быть следующими:
- замена слов, цифр;
- исключение слов, цифр, предложений;
- исключение структурных единиц документа;
- дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами или предложениями;
- дополнение текста ЛНА новыми структурными единицами;
- новая редакция структурной единицы;
- отмена ЛНА.
Рассмотрим более подробно порядок в зависимости от характера изменений.
Обратите внимание! В любом случае, не забывайте ознакомить сотрудников с изменениями. Для этого понадобится специальный лист.
Образец листа ознакомления с документом
Замена слов, цифр, исключение слов, цифр, предложений
Если не нужно полностью излагать изменения в новой редакции, внесите уточнения через замену, исключение или дополнение отдельными словами, цифрами, фрагментами предложений или предложениями.
Пример формулировок
«6. В пункте 4.2 слова «порядком избрания» заменить словами «порядком назначения, избрания».
«3. В пункте 2.3 исключить слова «информации ограниченного доступа».
«8. В пункте 5.2 исключить предложение «Информация об объемах и о сроках перечисления средств относится к информации, составляющей коммерческую тайну».
Если нужно заменить цифровые обозначения, используйте слово «цифры», а не «числа», например: «3. В п. 3.2 цифры «12, 14, 16» заменить цифрами «13, 15, 17». А если понадобится заменить слова и цифры, — «слова»: «слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».
Исключение: законопроекты о федеральном бюджете на соответствующий год и законопроекты о средствах государственных внебюджетных фондов, в которых возможны статьи о приостановлении действия или о продлении действия законодательных актов или их структурных единиц.
Исключение структурных единиц документа
Структурные единицы ЛНА — разделы, подразделы, пункты, подпункты документа. Если меняете ЛНА, из текста можно исключать структурные единицы акта любого уровня. При этом рекомендуется использовать, например, такие формулировки: «1. Пункт 2.1 исключить» и «4. Абзац 2 п. 4.2 исключить».
При признании структурной единицы утратившей силу пересчёт последующих структурных единиц не нужен. Например, утративший силу п. 2.1 будет участвовать в подсчёте пунктов при последующем внесении изменений в текст, а пункты 2.2, 2.3 и др. сохранят свои номера.
Дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами или предложениями
В этом случае указывайте слова, после которых дополнение должно находиться.
Пример формулировок
«5. Пункт 2.11 после слова «считать» дополнить словом «соответственно».
«6. Второе предложение п. 3.13 после слова «обеспечивают» дополнить словами «и организуют перевозку до места назначения».
«7. Абзац второй п. 4.1 после слова «порядок» дополнить словом «регистрации».
Дополнение текста ЛНА новыми структурными единицами
Укажите точное месторасположение дополняемой структурной единицы со ссылкой на соответствующий раздел, подраздел, пункт, подпункт, например: «8. Пункт 11.1 дополнить пунктом 11.1-1 следующего содержания: «...».
Если используете многоуровневую нумерацию с применением арабских цифр, новым пунктам, которые включаете не в конец структурной единицы, присваивайте номер предыдущего пункта и добавляйте дополнительный индекс, например: «...дополнить пунктом 11.1а следующего содержания: «11.1а. ...» или «...дополнить пунктом 11.2-1 следующего содержания: «11.2-1. ...».
Если дополнения вносите в конец структурной единицы ЛНА, необходимо продолжать нумерацию разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, например: «6. Пункт 5.2 дополнить пунктом 5.2.6 следующего содержания: «5.2.6. …» (при этом последним пунктом документа был п. 5.2.5).
Когда надо добавить новые структурные элементы, которые не имеют цифрового обозначения, или исключить соответствующие части, структурные элементы в новой редакции ЛНА считаются с учетом дополненных (исключенных), например: «5. Пункт 6.1 после второго абзаца дополнить абзацем следующего содержания: «В случае ...». Абзацы третий, четвертый, пятый считать соответственно абзацами четвертым, пятым и шестым»;
Если необходимо дополнить ЛНА приложениями, используйте формулировку: «Дополнить (Положение, Инструкцию и др.) приложениями № 4 и 5 в редакции согласно приложениям № 1 и 2 к настоящему приказу».
Новая редакция структурной единицы
Структурная единица ЛНА излагается в новой редакции, если в данную структурную единицу необходимо внести существенные изменения или если в текст структурной единицы неоднократно вносились изменения.
При необходимости изложить текст структурной единицы ЛНА в новой редакции применяется следующая формулировка: «8. Изложить абзац второй пункта 7.1 в следующей редакции: «Учет заявок ведется Департаментом в виде электронного перечня».
При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст приложения включают в текст изменяющего законодательного акта, например: «10. Изложить приложение №1 в редакции согласно приложению к настоящему приказу».
Если необходимо изложить в новой редакции текст документа целиком, нужно переработать документ, утвердить его с одновременной отменой ранее действовавшего ЛНА.
Отмена ЛНА: как признать документ утратившим силу
Как правило, новый акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего ЛНА принимают, если:
- нужно внести в документ изменения, которые требуют переработки текста документа по существу и не позволяют ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
- необходимо внести в ЛНА изменения, которые касаются почти всех его структурных единиц;
- частично сохраняют значение только отдельные структурные единицы акта.
При необходимости отменить ЛНА используется следующая формулировка: «2. Признать утратившим силу Положение об организации хранения документов общества, утвержденное приказом общества от 12.04.2021 № 23».
Обратите внимание! Если после пункта об утверждении ЛНА в приказе есть другие пункты, сведения о признании акта утратившим силу размещают в конце приказа перед пунктом о контроле.
Как зафиксировать внесенные изменения
Чтобы учесть все поправки, используют два варианта проставления отметок. Первый — таблица, в которую на протяжении всей жизни документа вносят сведения о нём. Главное, чтобы на действующем бумажном экземпляре ЛНА была указана его последняя редакция. Номер редакции – это номер очередного варианта акта.
Образец. Информация об ЛНА
Второй вариант – в оглавление включают раздел «Изменения». Его выносят в самый конец документа и располагают после приложений. Этот раздел представляет собой таблицу, в которую вносят сведения об изменяющих нормативных документах.
Образец. Раздел ЛНА «Изменения»
Второй вариант более удобный — он отражает историю изменений документа и не загромождает титульный лист и страницы акта информацией, интересной только делопроизводителям. И таблицу, и раздел «Изменения» не обязательно составлять при создании документа, как, например, раздел «Общие положения». Их используют для удобства.