Все документы, которые создают в компании или поступают в нее, нужно регистрировать. В статье расскажем, как спроектировать, создать и правильно вести электронный журнал регистрации.
Скачайте образцы журналов регистрации:
Виды журналов регистрации
Регистрировать нужно все документы, которые создают в компании и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах — журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года. Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал – такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством. Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется. Правила работы с регистрационными формами лучше закрепить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству.
Регистрация входящих документов: фрагмент Инструкции по делопроизводству
Вести учет объема документооборота при сплошной регистрации затруднительно. Вы обязаны знать объем документооборота организации хотя бы для того, чтобы аргументированно попросить руководителя выделить еще одну штатную единицу, когда перестанете справляться с растущим потоком документов.
Как рассчитать объем документооборота: формула
Пример и правила расчёта смотрите в журнале
Есть три вида журналов регистрации, которые различаются по форме носителя и представления информации:
- бумажные книги учета;
- электронные регистрационные формы;
- журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД).
|
Обратите внимание Электронные журналы регистрации документов и журналы в СЭД распечатывать не нужно. Это то же самое, что сканировать документ, только наоборот. Сканируя бумажный документ, вы создаете его копию в электронном виде. Распечатывая электронный, готовите копию на бумажном носителе. Поэтому если ведете форму регистрации документов в электронном виде, то закрывать, хранить и уничтожать его нужно тоже в электронной форме. Независимо от носителя информации, когда закрываете форму регистрации, необходимо обеспечить ее неизменяемость и не забыть отправить на хранение. |
Как создать электронный журнал регистрации в Excel
Перед тем как приступить к разработке журнала регистрации, подготовьте:
- номенклатуру дел или классификационную схему;
- классификатор структурных подразделений;
- классификатор должностных лиц;
- перечень контрагентов (адресатов/корреспондентов).
Вам могут пригодиться и типовые формулировки резолюций и перечень видов документов.
Подумайте, в какой форме вы будете хранить данные для электронного журнала регистрации. Обычно это решение зависит от объема документооборота и количества пользователей, которые работают с документами. Есть несколько способов:
-
Создать файл для каждого журнала, например, файл для электронного журнала исходящих документов, входящей корреспонденции, приказов по личному составу. Разместить классификатор или перечень в отдельном файле. Подойдет вам, если журналы, классификаторы, перечни объемные и их ведут разные сотрудники.
-
Поместить все журналы регистрации в один файл. Внутри него на отдельных листах разместить все классификаторы, перечни и справочники. Подойдет вам, если объем документооборота небольшой.
-
Журналы регистрации разместить на отдельных листах одного файла, а перечни, классификаторы, номенклатуру дел, справочники — на листах другого файла.
-
Журналы регистрации разместить в отдельных файлах, а перечни, классификаторы, справочники и номенклатуру дел — в другом файле на различных листах. Некоторые документы, например, номенклатуру, вынести в отдельные файлы.
Образец электронного журнала регистрации электронных документов в Excel
Объясним, как создать журнал регистрации документов, если решили все журналы и классификаторы поместить в один файл. Сделайте 6 шагов.
Шаг 1. Добавьте листы в книгу Excel. Для каждого справочника и журнала создайте отдельный лист. Например, в отдельную вкладку вынесите электронный журнал регистрации входящих электронных документов, в другую — исходящих и так далее.
Шаг 2. Переместите и скопируйте листы, чтобы упорядочить их. Нажмите на ярлычок листа и, не отпуская кнопки мыши, перетащите его вдоль ряда ярлычков листов на нужное место. Чтобы скопировать листы, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Отпустите кнопку мыши, а затем — клавишу Ctrl.
Шаг 3. Дайте названия листам и придумайте разные цвета для ярлычков. Обязательно дайте листам названия. Они должны быть лаконичными, понятными и информативными, чтобы вы могли сразу определить назначение данного листа. Не надо писать на вкладке «Электронный журнал регистрации приказов по личному составу». Достаточно написать, например, «Сотрудники». Для удобной работы поменяйте цвета ярлычков.
Шаг 4. Оформите лист «Классификатор структурных подразделений». В ней два столбца — наименование структурного подразделения и его код. При необходимости добавьте столбцы с номерами телефонов, корпусов и (или) кабинетов, адресом электронной почты.
Шапка классификатора структурных подразделений
Шаг 5. Оформите лист «Классификатор должностных лиц». Примерный состав столбцов:
- Наименование должности;
- Код подразделения;
- Ф. И. О. сотрудника и Код.
Во второй столбец – Код подразделения проставьте коды из Классификатора структурных подразделений. Классификатор должностных лиц нужно актуализировать, когда вносят изменения в штатное расписание или издают новые приказы по личному составу.
Шапка классификатора должностных лиц
Шаг 6. Оформите лист «Номенклатура дел». Используйте структуру номенклатуры дел вашей организации.
Как разработать номенклатуру дел в организации
|
Учтите Документы регистрируют в пределах выделенных документопотоков. Основные документопотоки организации: входящий, исходящий и внутренний. К внутреннему относят приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, другие распорядительные документы, протоколы, отчеты, служебные записки. К входящему: документы вышестоящих организаций, служебные письма, обращения граждан. Среди исходящих будут: директивные документы в нижестоящие организации, исходящая корреспонденция. В каждом из этих потоков могут присутствовать электронные документы. |
Шапка журнала регистрации документов организации
Как обеспечить неизменяемость записей в электронном журнале регистрации
Оформите итоговую запись. В первую очередь внесите их в бумажные формы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности. Если запись не сделать, то бумажный документ можно будет дополнить «задним числом».
Как регистрировать документы задним числом в электронном журнале учета и не нарушить закон
В итоговой записи укажите, на каком номере завершилась регистрация за прошедший период. Цель итоговой записи — подвести своеобразную черту под регистрацией, поставить «точку» в журнале. Обязательно укажите количество документов, зарегистрированных в форме. К записи оформляется реквизит «Подпись». Все остальные реквизиты — на усмотрение организации.
Итоговая запись в журнале входящих документов
Как сделать итоговую записать в журнале регистрации
Итоговую запись подписывает либо должностное лицо — начальником службы делопроизводства, заведующим канцелярией, либо «старший по званию» среди работников, которые отвечают за ведение делопроизводства. Датировать запись не обязательно. Заверять ее печатью тоже, но на практике многие делают это. Запись может быть развернутой. Делают это в случае, если информация о категориях документов нужна для справки об объеме делопроизводства или для другого отчета.
Образец развернутой итоговой записи в журнале учета исходящих документов
Итоговая запись в электронной регистрационной форме может быть такой же, как и в бумажном журнале, кроме личной подписи и печати. СЭД может формировать итоговую запись автоматически, когда журнал закрывается.
Сохраните электронные документы в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгружают из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета — перевести их в PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
|
Как защитить листы от внесения изменений в Excel Откройте нужный лист. На вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Защитить лист». В окне «Защита листа» в поле «Пароль для отключения защиты листа» введите пароль, затем подтвердите его и в открывшемся окне введите пароль еще раз. |
Фрагмент вкладки «Рецензирование» и окно «Защита листа»
Алгоритм перехода на электронный журнал регистрации смотрите в «Справочнике секретаря»
У защиты файла в Excel есть минусы. После работы с файлом и поиска нужной информации пользователь может автоматически или специально нажать на кнопку «Сохранить изменения». Исходный файл не изменится — он защищен. Зато система предложит пользователю сохранить новую версию файла на его компьютер. Если «закрытый» журнал востребован вашими коллегами, то очень скоро каждый из них на компьютере сохранит собственную версию, причем у вас в архиве будет самая устаревшая — исходная. Открытие файла в режиме «только чтение» тоже очень легко обойти.
На один носитель можно записать несколько форм регистрации и баз данных из СЭД при условии, что все они имеют одинаковый срок хранения. Защищенный от изменений или выгруженный из СЭД файл журнала регистрации не нужно прятать. Если он не содержит конфиденциальную информацию, то пусть будет доступен в локальной сети. Коллеги самостоятельно смогут работать с ним. Это очень удобно: электронный журнал давно в архиве, а его копия доступна для всех. Единственное условие — файлы должны быть неизменяемыми.
Как хранить электронные журналы регистрации
Формы регистрации завершаются в делопроизводстве 31 декабря, несмотря на то что итоговую запись вносят в январе следующего года. По правилам срок хранения дела начинается 1 января того года, который следует за тем, в котором дело завершено делопроизводством. Журнал нужно поместить в дело и отправить на хранение. Если документ завершен 31 декабря, то с 1 января начинается срок его хранения.
Если срок хранения документа, бумажного или электронного, 5 лет, то он может провести эти 5 лет у вас в приемной. Документы с большим сроком хранения передают в архив организации. Бумажные формы после внесения итоговой записи перемещают в то место, где они будут ожидать отправки в архив или уничтожения. С электронными журналами происходит то же самое, только предварительно их записывают на внешний носитель информации.
Сколько хранить журналы регистрации
Сроки хранения распространяются и на бумажные, и на электронные формы регистрации. Носитель документа не влияет на срок его хранения. Сроки хранения основных документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Его утвердили Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.Скачайте Приказ с основными сроками хранения документов:
Сроки хранения журналов учета в Перечне
Найти срок хранения нужного документа в Перечне
В Перечне представлены журналы не всех внутренних документов. Для форм, которых нет в Перечне, организация может установить свой срок хранения, который целесообразно приравнять к сроку хранения документов, которые в нем учитываются.
|
Итог Регистрировать нужно все документы, которые создают в компании и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах — журналах регистрации. Их можно вести как в традиционном формате — бумажном, так и в электронном. Второй проще и удобнее, особенно учитывая грядущую цифровизацию документооборота. Удобнее всего вести журнал регистрации в Excel. Выберите удобный вам формат, в зависимости от объема документооборота. |