Электронный журнал регистрации: проектируем, создаем и грамотно заполняем

Все документы, создаваемые в организации или поступающие в нее, должны проходить процедуру обязательной регистрации. В статье рассказывается, как спроектировать, создать и правильно вести электронный журнал регистрации.

Регистрироваться должны все документы, которые создаются в организации и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах – журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года. Почему их не закрывают в конце декабря? Для этого нужно время. А бумаги для регистрации могут принести вам за пять минут до конца рабочего дня и даже 31 декабря, если это рабочий день.

Почему каждый год регистрационные формы начинают заново

Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал – такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством. Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется.

Рекомендуем закрепить правила работы с регистрационными формами в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству.

Вести учет объема документооборота при сплошной регистрации затруднительно. Вы обязаны знать объем документооборота организации хотя бы для того, чтобы аргументированно попросить руководителя выделить еще одну штатную единицу, когда перестанете справляться с растущим потоком документов.

Какие есть виды журналов регистрации

Есть три вида журналов регистрации, которые различаются по форме носителя и представления информации: бумажные книги учета, электронные регистрационные формы и журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД). Все три вида могут быть в одной организации. Обратите внимание: электронные журналы и журналы в СЭД – электронные документы. Такие документы жизненный цикл проводят в электронном виде. Распечатывать их не нужно. Распечатывать электронный документ – то же самое, что его сканировать, только наоборот. Сканируя бумажный документ, мы создаем его копию в электронном виде. Распечатывая электронный, готовим копию на бумажном носителе. Поэтому если вы ведете форму регистрации документов в электронном виде, то закрывать, хранить и уничтожать его нужно тоже в электронной форме.

Независимо от носителя информации, когда вы закрываете форму регистрации, необходимо обеспечить их неизменяемость и не забыть отправить на хранение.

Как обеспечить неизменяемость записей в электронном журнале регистрации

Оформите итоговую запись. В первую очередь итоговые записи вносят в бумажные формы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности. Если запись не сделать, то бумажный документ можно будет дополнить «задним числом». Поэтому в итоговой записи укажите, на каком номере завершилась регистрация за прошедший период. Цель итоговой записи – подвести своеобразную черту под регистрацией, поставить «точку» в журнале. Обязательно укажите количество документов, зарегистрированных в форме. К записи оформляется реквизит «Подпись». Все остальные реквизиты – на усмотрение организации (образец ниже).

Образец. Классическая итоговая запись в форме регистрации

Итоговая запись подписывается либо должностным лицом: начальником службы делопроизводства, заведующим канцелярией, либо «старшим по званию» среди работников, ответственных за ведение делопроизводства. Датировать запись не обязательно. Заверять ее печатью – тоже, но на практике многие делают это. Запись может быть развернутой. Делают это в том случае, если информация о категориях документов нужна для справки об объеме делопроизводства или для другого отчета (образец ниже).

Образец. Расширенная итоговая запись в журнале регистрации

Итоговая запись в электронной регистрационной форме может быть такой же, как и в бумажном журнале, кроме личной подписи и печати. СЭД может формировать итоговую запись автоматически, когда журнал закрывается.

Сохраните электронные документы в неизменяемом формате. Чтобы защитить от изменений, их достаточно сохранить в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгружают из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета – перевести их в формат PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.

У защиты файла в Excel есть свои явные минусы. После работы с файлом и поиска нужной информации пользователь может автоматически или специально нажать на кнопку «Сохранить изменения». Исходный файл не изменится – он защищен. Зато система предложит пользователю сохранить новую версию файла на его компьютер. Если «закрытый» журнал востребован вашими коллегами, то очень скоро каждый из них на компьютере сохранит собственную версию, причем у вас в архиве будет самая устаревшая – исходная. Открытие файла в режиме «только чтение» тоже очень легко обойти.

Таким образом, между двумя форматами сохранения электронного журнала выбирайте наиболее удобный. По нашему мнению, это формат PDF. Сохранять документ в этом формате пользователи могут сколько угодно, но менять – нет.

Защищенный от изменений или выгруженный из СЭД файл журнала регистрации не нужно прятать. Если он не содержит конфиденциальную информацию, то пусть будет доступен в локальной сети. Коллеги самостоятельно смогут работать с ним. Это очень удобно: электронный журнал давно в архиве, а его копия доступна для всех. Единственное условие – файлы должны быть неизменяемыми.

• Правила регистрации документов
• Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
• 7 главных дел секретаря в конце года

Как хранить электронные журналы регистрации

Формы регистрации завершаются в делопроизводстве 31 декабря, несмотря на то что итоговую запись вносят в январе следующего года. По правилам срок хранения дела начинается 1 января того года, который следует за тем, в котором дело завершено делопроизводством. Журнал нужно поместить в дело и отправить на хранение. Если документ завершен 31 декабря, то с 1 января начинается срок его хранения.

Если срок хранения документа, бумажного или электронного, – 5 лет, то он может провести эти 5 лет у вас в приемной. Документы с большим сроком хранения передают в архив организации. Бумажные формы после внесения итоговой записи перемещают в то место, где они будут ожидать отправки в архив или уничтожения. С электронными журналами происходит то же самое, только предварительно их записывают на внешний носитель информации. Лучший вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи (СD-R). Менее популярны флеш-карты.

Сколько хранить журналы регистрации

Сроки хранения, которые мы рассмотрели, распространяются и на бумажные, и на электронные формы регистрации. Носитель документа не влияет на срок его хранения.

Для регистрационных форм применяются две статьи Перечня – 258 и 459.

В статье 258 идет речь о тех формах регистрации, с которыми вы имеете дело ежедневно, за исключением последних трех пунктов: такие документы уже редкость.

Таким образом, постоянно хранить нужно только формы регистрации приказов по основной деятельности. В Перечне представлены журналы не всех внутренних документов. Для форм, которых нет в Перечне, организация может установить свой срок хранения, который целесообразно приравнять к сроку хранения документов, которые в нем учитываются.

Образец. Содержание статьи 258 Перечня

Образец. Содержание статьи 459 Перечня (фрагмент) 

Читайте также:

• Регистрация договоров в организации
• Регистрация входящих документов
• Регистрация документов: наши советы