Переходящие дела в номенклатуре

329
Переходящие дела в номенклатуре – особый вид пакетов документов, по отношению к которым применяются особые правила. Как работать с переходящими делами секретарю, обсудим в статье.

В конце – начале года тема переходящих дел в номенклатуре становится особенно интересной секретарям. Это связано с тем фактом, что переходящие дела делопроизводители не закрывают в конце уходящего года, эти дела переходят на следующий год. Это определение дано в правилах работы архивов, одобренных Коллегией Росархива в 2002 году.

Примеры переходящих дел:

  • личные дела сотрудников,
  • клиентские дела,
  • досье по исполнению договоров,
  • юридические дела,
  • досье по проектам,
  • кредитные данные,
  • трудовые книжки работников,
  • наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов,
  • незаконченные судебные дела,
  • устав,
  • незаконченная переписка с одним из партнеров по конкретному вопросу

и другие.

Основное правило работы с переходящими делами в номенклатуре дел – перенос их на следующий год с тем же номером (индексом).

Иногда делопроизводители допускают ошибку и относят переходящие дела к обычным и наоборот. С опытом этих проблем удается избежать. Еще одна ошибка – сознательно присваивать статус переходящего делам, которые не относятся к этой категории. Это приведет к скоплению дел в архиве, так как сроки по переходящим делам определяются особым способом. Об этом поговорим ниже.

Как оформлять переходящие дела в новом году

Переходящие дела в номенклатуреСледуйте по шагам, чтобы не допустить ошибки с переходящими делами.

Шаг 1. Проанализировать, какие дела в номенклатуре дел уходящего года являются переходящими. Особое внимание обратить на переписку. Подсчитать их количество.

Шаг 2. Поставить на переходящих делах отметку «Переходящее дело» в графе с примечаниями.

Шаг 3. Сохранить номера или индексы, которые дела получили при первичной регистрации. Если индекс сохранить не удалось, нужно оставить пометку об изменении индекса.

Шаг 4. Внести в итоговую запись о количестве переходящих дел в номенклатуре.

Определение сроков для хранения переходящих дел в номенклатуре

Сроки хранения закрытых переходящих дел определить несложно. Для этого нужно определить, в каком году в дело подшивали последний документ и закрыли дело. Неважно, в каком году дело заведено, срок хранения начинает течь с года, следующего за годом закрытия последнего дела. Конкретный срок устанавливает инструкция по делопроизводству в вашей организации.

Оформление обложки переходящего дела

Перейдите на следующую строку после заголовка дела и даты начала на обложке со сдвигом к правому краю поставьте отметку

«ПЕРЕХОДЯЩЕЕ»

При переходе дела на следующий год в графе «Примечание» поставьте:

«Переходящее на ____ год»

По отметкам проводите подсчет итогового количества.

Итоговая запись о переходящих делах в номенклатуре

Информация о количестве переходящих дел в номенклатуре содержится в третьей графе итоговой записи по категориям:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения более 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Это важно, чтобы номенклатура дел выполняла свою функцию учета всех дел в организации.

Сотрудники отдела делопроизводства и архива делают следующее:

  • получают итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений,
  • составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год,
  • проверяют подразделения раз в квартал подразделения, где слишком много переходящих дел.

Как избежать ошибок при работе с переходящими делами в номенклатуре

Итак, какие ошибки можно совершить при работе с переходящими делами и как их избежать.

Ошибка

Как ее избежать

Закрытие дела, которое относится к переходящим, в конце года

Изучите, какие дела относятся к переходящим и своевременно анализируйте, какие из них есть в вашей номенклатуре дел. Спешка в конце года может привести к ошибкам. Следите за неоконченной перепиской и другими важными особенностями дел, которые в конце года станут причиной перехода в новый год дела с тем же индексом.

Перевод в категорию переходящих дел, которые к ним не относятся

Не создавайте проблемы своему архиву, присваивая категорию переходящего всем делам подряд, обычные дела нужно закрыть в конце года, иначе в архиве скопится их большое количество.

Изменение индекса переходящего дела

Старайтесь сохранять индексы при переходе дела в новый год

Неверный подсчет и внесение неверных данных в итоговую запись

Тщательно отнеситесь к заполнению третьей графы итоговой записи

Контроль и учет числа переходящих дел всех категорий хранения в конце года

Отслеживайте, чтобы все переходящие дела попали в новую номенклатуру

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль