Переходящие дела в номенклатуре

Статьи по теме

• Средства защиты документов 6
• Лист-заверитель дела: содержание и оформление 19
• Правила выдачи дубликатов документов 63
• Документальный фонд организации 66
• Как правильно согласовать проект документа 55

В конце – начале года тема переходящих дел в номенклатуре становится особенно интересной секретарям. Это связано с тем фактом, что переходящие дела делопроизводители не закрывают в конце уходящего года, эти дела переходят на следующий год. Это определение дано в правилах работы архивов, одобренных Коллегией Росархива в 2002 году.

Примеры переходящих дел:

• личные дела сотрудников,
• клиентские дела,
• досье по исполнению договоров,
• юридические дела,
• досье по проектам,
• кредитные данные,
• трудовые книжки работников,
• наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов,
• незаконченные судебные дела,
• устав,
• незаконченная переписка с одним из партнеров по конкретному вопросу

и другие.

Основное правило работы с переходящими делами в номенклатуре дел – перенос их на следующий год с тем же номером (индексом).

Иногда делопроизводители допускают ошибку и относят переходящие дела к обычным и наоборот. С опытом этих проблем удается избежать. Еще одна ошибка – сознательно присваивать статус переходящего делам, которые не относятся к этой категории. Это приведет к скоплению дел в архиве, так как сроки по переходящим делам определяются особым способом. Об этом поговорим ниже.

Как оформлять переходящие дела в новом году

Следуйте по шагам, чтобы не допустить ошибки с переходящими делами.

Шаг 1. Проанализировать, какие дела в номенклатуре дел уходящего года являются переходящими. Особое внимание обратить на переписку. Подсчитать их количество.

Шаг 2. Поставить на переходящих делах отметку «Переходящее дело» в графе с примечаниями.

Шаг 3. Сохранить номера или индексы, которые дела получили при первичной регистрации. Если индекс сохранить не удалось, нужно оставить пометку об изменении индекса.

Шаг 4. Внести в итоговую запись о количестве переходящих дел в номенклатуре.

Определение сроков для хранения переходящих дел в номенклатуре

Сроки хранения закрытых переходящих дел определить несложно. Для этого нужно определить, в каком году в дело подшивали последний документ и закрыли дело. Неважно, в каком году дело заведено, срок хранения начинает течь с года, следующего за годом закрытия последнего дела. Конкретный срок устанавливает инструкция по делопроизводству в вашей организации.

Оформление обложки переходящего дела

Перейдите на следующую строку после заголовка дела и даты начала на обложке со сдвигом к правому краю поставьте отметку

«ПЕРЕХОДЯЩЕЕ»

При переходе дела на следующий год в графе «Примечание» поставьте:

«Переходящее на ____ год»

По отметкам проводите подсчет итогового количества.

Итоговая запись о переходящих делах в номенклатуре

Информация о количестве переходящих дел в номенклатуре содержится в третьей графе итоговой записи по категориям:

• постоянного хранения,
• временного хранения более 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Это важно, чтобы номенклатура дел выполняла свою функцию учета всех дел в организации.

Сотрудники отдела делопроизводства и архива делают следующее:

• получают итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений,
• составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год,
• проверяют подразделения раз в квартал подразделения, где слишком много переходящих дел.

Как избежать ошибок при работе с переходящими делами в номенклатуре

Итак, какие ошибки можно совершить при работе с переходящими делами и как их избежать.