Не все дела закрывают делопроизводством в конце уходящего года. Переходящие дела в номенклатуре – особый вид документов, по отношению к которым применяют особые правила. Как работать с переходящими делами секретарю, обсудим в статье.
Переходящие дела в номенклатуре дел: примеры и список
Переходящие дела в номенклатуре — это те, которые действуют более одного года. Такие дела требуют особого внимания секретарей и сотрудников подразделений, назначенных ответственными за подготовку и передачу документов на архивное хранение. Архивисты также должны знать, как оформлять переходящие дела в номенклатуре, поскольку их учет осуществляется по особым правилам и при закрытии номенклатуры дел их количество указывают отдельно. Правила, согласно которым формируются дела, утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Такие дела есть в любой организации. Основные категории переходящих дел:
- организационно-правовые документы (устав организации, свидетельства о регистрации и постановке на учет и др., т.е. все то, что обозначается понятием «учредительные документы»);
- локальные нормативные акты (положения, инструкции, регламенты, правила);
- личные дела работников;
- трудовые договоры;
- незаконченные судебные дела;
- переписка с конкретными адресатами по отдельным вопросам;
- учетные формы, которые ведутся годами и др.
Этот список переходящих дел, которые ведут организации, не является закрытым, его можно привести в инструкции по делопроизводству, чтобы помочь сотрудникам легче ориентироваться в вопросе что значит переходящие дела в номенклатуре дел.
Читайте в Системе Кадры: Основные категории переходящих дел в организации, с примерами >>>
Основное правило работы с переходящими делами в номенклатуре дел — перенос их на следующий год с тем же номером (индексом). Иногда делопроизводители допускают ошибку и относят переходящие дела к обычным и наоборот. С опытом этих проблем удается избежать. Ведь, например, группу организационно-правовых документов и локальных актов работодателя всегда включают единым блоком в начале раздела номенклатуры. Если всегда следовать этому правилу, никакое новое дело уже не сможет вклиниться между ними и изменить систему индексации.
Номенклатура дел (фрагмент)
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения по перечню 2019 г. |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
РУКОВОДСТВО |
||||
01-01 |
Устав |
|
Постоянно Ст. 28 |
Переходящее с 2021 г. |
01-02 |
Учредительные документы (свидетельство о госрегистрации юрлица, свидетельство о постановке на учет в ИФНС и пр.) |
|
Постоянно Ст.29 |
Переходящее с 2021г. |
01-03 |
Положение о структурных подразделениях |
|
Постоянно До замены новыми Ст. 394 |
Переходящее с 2021 г. |
01-04 |
Инструкция по делопроизводству |
|
Постоянно До замены новыми Ст. 283 |
Переходящее с 2021 г. |
… |
|
|
|
|
Ещё одна ошибка — сознательно присваивать статус переходящего делам, которые не относятся к этой категории. Это приведет к скоплению дел в архиве, так как сроки по переходящим делам определяются особым способом. Об этом поговорим ниже.
Определение сроков для хранения переходящих дел в номенклатуре
Переходящие дела в номенклатуре дел также имеют сроки хранения. Определить их несложно. Для этого нужно выяснить, в каком году в дело подшивали последний документ и закрыли дело. При этом не имеет значения, в каком году дело заведено — срок хранения переходящего дела начинает течь с года, следующего за годом закрытия последнего дела.
Конкретный срок устанавливает инструкция по делопроизводству в вашей организации и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Как оформлять переходящие дела в новом году
Переходящие дела при закрытии номенклатуры дел в конце календарного года
Используйте следующий пошаговый алгоритм, чтобы не допустить ошибки с переходящими делами.
- Шаг 1. Проанализируйте, какие дела в номенклатуре дел уходящего года являются переходящими. Особое внимание обратите на переписку. Подсчитайте их количество.
- Шаг 2. Пометьте переходящие дела в номенклатуре дел отметкой «Переходящее дело» в графе с примечаниями.
- Шаг 3. Сохраните номера или индексы, которые дела получили при первичной регистрации. Если индекс сохранить не удалось, поставьте пометку об его изменении.
- Шаг 4. Внесите в итоговую запись о количестве переходящих дел в номенклатуре.
Когда будете закрывать номенклатуру дел за 2024 год и заполнять её статьи, для каждого переходящего дела: проставьте отметку о переходе в графе «Примечание», укажите в третьей графе НД количество единиц хранения дела и внесите в итоговую запись общее количество переходящих дел по категориям.
В графу «Примечание» внесите не только информацию о переходе дела, но и укажите, с какого года это дело переходящее. Например: Переходящее с 2023 года. Обозначьте в третьей графе номенклатуры дел фактическое количество единиц хранения дела на момент закрытия номенклатуры. Переходящее дело за год может «подрасти», и тогда количество его единиц хранения в разных номенклатурах тоже будет отличаться.
Переходящие дела в итоговой записи при закрытии номенклатуры дел за 2024 год
Оформление обложки переходящего дела
Несмотря на то что для документов со сроком хранения до 10 лет не предусмотрено полное оформление титульного листа, лучше внести уточнение о том, что дело переходящее. На следующей строке после заголовка дела и даты начала на обложке со сдвигом к правому краю поставьте отметку «ПЕРЕХОДЯЩЕЕ». При переходе дела на следующий год в графе «Примечание» поставьте: «Переходящее на ____ год». По этим отметкам легко будет произвести подсчет итогового количества лет, в течение которых это дело велось.
Переходящие дела в номенклатуре дел: пример, оформления обложки
Итоговая запись о переходящих делах в номенклатуре
Информация о количестве переходящих дел в номенклатуре содержится в третьей графе итоговой записи по категориям, учитывающим сроки хранения в архиве организации:
- постоянного хранения,
- временного хранения более 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сотрудники отдела делопроизводства и архива делают следующее:
- получают итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений,
- составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год,
- проверяют подразделения раз в квартал подразделения, где слишком много переходящих дел.
Итоговая запись к номенклатуре дел
Как избежать ошибок при работе с переходящими делами в номенклатуре
В таблице приведены примеры ошибок, которые можно совершить при работе с переходящими делами и способы, которые позволят их избежать.
Ошибка |
Как её избежать |
Закрытие дела, которое относится к переходящим, в конце года |
Изучите, какие дела относятся к переходящим и своевременно анализируйте, какие из них есть в вашей номенклатуре дел. Спешка в конце года может привести к ошибкам. Следите за неоконченной перепиской и другими важными особенностями дел, которые в конце года станут причиной перехода в новый год дела с тем же индексом. |
Перевод в категорию переходящих дел, которые к ним не относятся |
Не создавайте проблемы своему архиву, присваивая категорию переходящего всем делам подряд, обычные дела нужно закрыть в конце года, иначе в архиве скопится их большое количество. |
Изменение индекса переходящего дела |
Старайтесь сохранять индексы при переходе дела в новый год |
Неверный подсчет и внесение неверных данных в итоговую запись |
Тщательно отнеситесь к заполнению третьей графы итоговой записи |
Контроль и учет числа переходящих дел всех категорий хранения в конце года |
Отслеживайте, чтобы все переходящие дела попали в новую номенклатуру |
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.