Основные реквизиты документов и их назначение

Основные реквизиты документа, их наличие и размещение в соответствии с установленными регламентами — одно из условий, обеспечивающих юридическую значимость официального документа. Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает официальную бумагу юридической силы и делает ничтожной любую сделку, недостоверной любую информацию. О том, какие сведения являются основными реквизитами документа и каким образом они должны быть расположены на стандартном листе, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

почему основные реквизиты документа подтверждают его юридическую силу;
какие виды реквизитов документа существуют;
какие реквизиты первичных документов являются обязательными;
каков состав реквизитов документа;
какое расположение реквизитов документа установлено ГОСТом.

Основные реквизиты документа обеспечивают информации юридическую значимость

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Согласно тем определениям, которые даны в ГОСТ ИСО 15489-1-2007, документом эту информацию делает наличие обязательных реквизитов. То есть, документ Основные реквизиты документов может являться подтверждением правовых обязательств или деловой деятельности компании только в том случае, если соблюден установленный порядок его оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. Это условие, при выполнении которого такая бумага считается юридически значимой. Только при наличии всех установленных правилами оформления деловых бумаг реквизитов, она может считаться основанием для совершения сделок, принятия к сведению информации или исполнения изложенных в ней требований, рекомендаций. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и то, где он размещается.

Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но, в соответствии с приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года данный стандарт будет отменен. Вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом следует учитывать, что применяться этот стандарт будет в добровольном порядке.

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:

каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон и пр.);
к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение и пр.);
кто является исполнителем;
кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Читайте по теме в электронном журнале

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений;
переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, бывают:

основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы;
дополнительные — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Для каждого из используемых в деловой практике документов разработан свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используется в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

наименование документа (унифицированной формы);
дата, когда бумага была составлена;
наименование юридического лица — составителя данного документа;
содержание оформляемой хозяйственной операции;
единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.

Новые статьи

Состав реквизитов документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:

01, 02 и 03 — герб РФ, герб субъекта РФ и эмблема или логотип компании, от имени которой оформляется данный документ. На использование гербов требуется специальное разрешение. Логотип или товарный знак компании может использоваться только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

04 — код компании в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);

05, 06 — регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присваиваемый компании согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;

07 — код формы документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);

08 — полное и краткое наименование компании в точном соответствии с ее уставными и регистрационными документами;

09 — информация и справочные сведения о компании: ее почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и пр.;

10 — наименование типа документа (на деловых письмах не указывается);

11 — дата составления документа, указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ;

12 — регистрационный номер, присвоенный документу;

13 — регистрационный номер и дата первичного документа, при его наличии, в случае составления ответного письма;

14 — место, где документ был составлен. Реквизит заполняется, если в наименовании организации и ее справочных данных такого указания не содержится;

15 — сведения об адресате;

16 — гриф утверждения. Может содержать информацию о должностном лице, утвердившем документ или ссылку на приказ, которым утверждается данный документ;

17 — резолюция, которую накладывает вышестоящий руководитель;

18 — заголовок текста документа, в котором сформулирована его суть, краткое содержание;

19 — отметка, свидетельствующая о необходимость контроля над исполнением данного документа;

20 — реквизит основной части документа. Представляет собой речевую информацию, отражающую суть документа. Кроме текста может содержать таблицы, диаграммы, анкеты. При заполнении этого реквизита используется официально-деловой стиль изложения с соблюдением установленных регламентов оформления;

21 — отметка о наличии приложения, упоминаемого в основной части;

22 — подпись руководителя компании с расшифровкой;

23 — гриф согласования, заполняется в случае необходимости;

24 — согласующие визы, кроме подписи должны содержать сведения о фамилии, инициалах и дате согласования;

25 — печать организации, использующаяся как заверение подписи должностного лица;

26 — отметка, проставляемая в случае необходимости заверения копии документа;

27 — сведения об исполнителе документа с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона;

28 — отметка о том, что документ исполнен и может быть подшит в дело в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел;

29 — дата и входящий номер документа — отметка о том, что он поступил в канцелярию компании;

30 — идентификатор электронной копии документа, место хранения электронного оригинала данного документа.

Расположение реквизитов документов

То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на листе формата А4 они должны быть расположены именно так, как показано ниже.