Основные реквизиты документов: как правильно оформлять по ГОСТу

Что придает документу юридическую силу

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Наличие заполненных обязательных для данного вида деловых бумаг реквизитов — одно из условий, которое обеспечивает юридическую силу документа. Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает бумагу юридической значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую информацию. То есть, документ может подтверждать правовые обязательства или деловую деятельность компании только в случае, если соблюли установленный порядок его оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть заполнены в зависимости от вида официальной бумаги. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен.

Основные реквизиты документов, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Регламент, который действует с 1 июня 2018 года, содержит все реквизиты документов, список с указанием уникального номера, присвоенного каждому реквизиту.

Читайте в Системе Кадры: Как оформить реквизиты по новым правилам 

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, — это информационные блоки, совокупность которых позволяет получить полное представление, например:

• каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его справочных данных, сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон);
• к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение);
• кто является исполнителем;
• кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Реквизиты документа бывают двух видов:

1. Постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений.
2. Переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, реквизиты подразделяются на:

• основные реквизиты документов — они в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы;
• дополнительные реквизиты документа — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Дополнительные реквизиты документа

Скачать таблицу полностью

Для каждого из используемых в деловой практике документов есть свой типовой формуляр, им установлен обязательный состав реквизитов документов данного вида. Формуляр представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом последовательность реквизитов документа, а также расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТом.

Основные реквизиты документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Правила оформления реквизитов документов изложены в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 01.01.2018.

Состав и оформление реквизитов, используемых по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать таблицу с примерами полностью

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 устанавливает не только жесткие требования к оформлению реквизитов документов, но и к их содержанию. Так, например, заполнять реквизит текст документа нужно, используя строгий деловой стиль изложения. Не допускается использование сленговых и просторечных слов, нежелательно употреблять фразы с ярко выраженной эмоциональной окраской.

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используют в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте».

Основные реквизиты платежного документа:

• наименование документа (унифицированной формы);
• дата, когда бумага была составлена;
• наименование юридического лица — составителя данного документа;
• содержание оформляемой хозяйственной операции;
• единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
• должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
• поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Все необходимые реквизиты бланка документа в соответствии с типовым формуляром в них уже наличествуют.

Расположение реквизитов документов

Расположение реквизитов на документе строго регламентировано. Схемы расположения составлена для листов стандартных форматов. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, на листе формата А4 они должны быть расположены так, как показано ниже.

Расположение реквизитов на титульном листе документа и границы зон на формате A4 углового бланка

Скачайте материалы, которые пригодятся вам в работе:

Основные ошибки в реквизитах приказов

Особое внимание уделяется заполнению реквизитов организационных документов, поскольку если реквизиты распорядительных документов отсутствуют или заполнены с ошибками, такие приказы всегда можно оспорить и признать необязательными к исполнению.

Ошибка 1. Оформляют не на бланке приказа. Бланк — это шаблон с реквизитами, который позволяет идентифицировать автора документа — организацию или должностное лицо. Поэтому приказы должны быть оформлены на бланках. Бланк приказа включает следующие реквизиты:

• эмблему;
• товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

Дату и регистрационный номер приказа проставляют после того, как его подпишет руководитель компании. На бланке приказа не должно быть справочной информации, как на бланке письма, это внутренний документ организации. Часто оформляют не только первый лист приказа на бланке, но и второй, и последующие. Этого делать не следует. Оформляйте на бланке только первый лист документа.

Ошибка 2. Забывают про реквизиты, которые влияют на юридическую силу приказа. Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут признать недействительным. Поэтому прежде всего проверьте, есть ли в приказе реквизиты:

• «Наименование организации — автора документа»;
• «Место составления (издания) документа»;
• «Дата документа»;
• «Подпись». 

Ошибка 3. Избегают реквизитов, которые нужно оформлять по ГОСТ-2016. Проверьте, есть ли в приказе остальные обязательные реквизиты кроме тех, что влияют на юридическую силу документа. Среди них:

• «Наименование вида документа»;
• «Регистрационный номер документа»;
• «Заголовок к тексту»;
• «Текст документа»;
• «Отметка о приложении».

Также проверьте реквизиты: «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело».

Ошибка 4. Неправильно оформляют реквизиты приказа. Вы убедились, что в приказе присутствуют все реквизиты. Теперь проверьте, правильно ли они оформлены. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?». Отметку о приложении оформляйте в самом тексте документа при первом упоминании, указывая в скобках (приложение) или (приложение 1). В реквизите «Подпись» пишите ту должность, которую сотрудник занимает в соответствии с приказом о замещении, возложении обязанностей и др. Если вместо директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности генерального директора...», то в подписи так и напишите: исполняющий обязанности генерального директора или и. о. генерального директора. 

Пример правильного оформления реквизитов приказа с подсказками

Скачать шаблон приказа