Во многих компаниях сложные ситуации решают обычной беседой с руководством. Но в других случаях обращение к работодателю нужно оформить официально: в виде докладной. У большинства сотрудников возникают сомнения, как написать докладную и стоит ли это делать? У многих она вызывает негативные ассоциации с доносом. Однако это важный инструмент внутренней коммуникации. Расскажем, как его составить.
Виды, примеры и цели докладных записок
Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.
Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.
Докладная записка: образец о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику
Скачайте образец полностью >>>
Зачем нужна докладная записка
Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого нужно составить докладную записку, объяснить случившееся. Работники пишут её как по своей инициативе, так и по требованию. Адресуют докладную записку на сотрудника, нарушившего дисциплину или халатно относящегося к своим трудовым обязанностям руководителю подразделения или организации.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Скачайте образец полностью >>>
Чаще всего докладная записка на имя директора составляется, чтобы:
- Повысить эффективность — подчиненному что-то мешает выполнять свою работу качественно, и он ищет пути решения проблемы;
- Решить проблемную ситуацию проблемной ситуации — человеку известны факты, которые мешают стабильной работе, но не касаются его лично;
- Снять претензии — сотрудник информирует вышестоящих должностных лиц, чтобы снять с себя ответственность за проблемный вопрос;
- Мирно урегулировать спор — работник хочет защититься от необоснованных претензий, не допустить ущемления собственных прав, изложить собственную точку зрения, он предпринимает попытку урегулировать инцидент;
- Получить информацию — специалист хочет получить сведения о непонятном или спорном вопросе из первых рук;
- Выразить несогласие — подчиненный не согласен с решением своего начальника и пытается внести предложения по улучшению ситуации.
Кто составляет должностные записки
С позиции отдела кадров, бывают следующие виды докладных записок: входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором — записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.
Как писать докладную записку
Хоть этот вид служебной переписки исключительно внутренний, исполнитель должен знать, как пишется докладная записка, какие требования предъявляются к ее содержанию. Текст докладной записки состоит из двух или трех разделов. В первом излагают причины, обстоятельства, факты или события, которые послужили поводом её написать. Во втором — составитель анализирует ситуацию и приводит возможные варианты решения. В зависимости от ситуации, второй раздел может отсутствовать. В третьем разделе автор указывает выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по его мнению, необходимо предпринять (образец ниже).
Докладная записка: образец на сотрудника, допустившего прогул
Скачайте образец полностью >>>
Используйте в работе образцы докладных записок:
Как правильно оформить докладную записку по правилам ГОСТа
Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля — не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм — по прочим сторонам. Это важно, потому что документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля. Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.
Эксперты журнала «Справочник секретаря» подготовили формуляр-образец докладной записки, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ-2016, который вы можете использовать в качестве шаблона.
Оформление докладной записки по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Обязательные реквизиты должностной записки
После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте её в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.
Если компания крупная, докладная записка о нарушении дисциплины — документ, который руководители подразделений вынуждены составлять довольно часто. Чтобы облегчить им этот процесс и существенно сэкономить время, составьте образцы докладных записок, шаблоны, по которым они смогут составлять тексты. Готовые образцы также можно утвердить в учетной политике как приложение к Инструкции по делопроизводству. Имея под рукой готовые образцы, руководитель уже не будет задавать вопрос секретарю или работнику кадровой службы, как правильно написать докладную записку.
Чем отличается служебная записка от докладной
Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер. Вот основные характеристики служебных записок, которые отличат их от докладных:
- Служебные записки составляют, когда нужно решить внутренние рабочие вопросы технического, информационного, организационного или хозяйственного характера. Например, кадровик может направить служебную записку руководителям структурных подразделений с предложением улучшить контроль над соблюдением трудовой дисциплины работниками, а руководитель службы охраны труда — о необходимости приостановления работ на рабочих местах, признанных опасными.
Образец служебной записки
Скачайте образец полностью >>>
- Служебные записки обеспечивают связь структурных подразделений между собой. Этот документ составляет работник или начальник подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. В отличие от докладной, служебную записку работник может адресовать другому сотруднику, если их должности находятся на одном уровне.
- Текст служебной записки всегда состоит из двух разделов. В первом разделе указывают обоснования обращения. Во втором — суть записки: предложения, просьбы, заявки. Служебные записки оформляют и регистрируют так же, как и докладные (образец ниже). Чтобы работники не путались, что писать в документе, кому адресовать, понятно излагали просьбы, утвердите шаблон документа.