Каждая компания при регистрации получает определенный набор реквизитов, которые указывает в своих учредительных документах. Если эти данные меняются, компания должна уведомить об этом своих партнеров и клиентов, госструктуры и контролирующие органы. Сделать это можно с помощью информационного письма о смене реквизитов.
Письмо о смене реквизитов: образец
Любая компания в ходе своей деятельности взаимодействует с другими физическими и юридическими лицами. Чтобы у всех членов коммуникации была возможность быстро и точно идентифицировать организацию, ей нужен перечень уникальных данных — реквизитов. Они позволяют найти предприятие в госреестре и получить необходимые для совершения многих операций сведения. Если же по той или иной причине эти сведения меняются, компания обязана сообщить об этом своим контрагентам, клиентам, заказчикам, партнерам и кредиторам. Сделать это можно с помощью информационного письма.
Информационное письмо о смене реквизитов не имеет унифицированного образца, предусмотренного законодательно. Отправитель составляет его в свободной форме с учётом собственных потребностей и задач. Тем не менее, при оформлении и составлении документа следует придерживаться существующих норм и стандартов в сфере делопроизводства.
Образец информационного письма о смене реквизитов компании
Общие реквизиты организации, которые могут измениться в процессе деятельности:
- ИНН — идентификационный номер налогоплательщика;
- ОГРН — основной государственный регистрационный номер;
- юридический адрес;
- физический адрес;
- почтовый адрес;
- ОКВЭД — код Общероссийского классификатора видов экономической деятельности;
- ОКАТО — код классификатора объектов административно-территориального деления;
- ОКПО — код Общероссийского классификатора предприятий и организаций/
Как составить информационное письмо о смене реквизитов: правила
К оформлению писем уведомлений необходимо подходить с большой ответственностью. Во-первых, служебные документы — это лицо организации, по ним судят о компании в целом. Грамотно составленное официальное обращение способно повысить авторитет учреждения, вызвать уважение в кругу бизнес-партнеров. Во-вторых, предметом такого уведомления являются идентификационные данные компании. Ошибка в тексте сообщения может вызвать печальные последствия: от отправки важной корреспонденции на старый адрес до перечисления денежных средств не устаревший номер счета.
Используйте фирменный бланк компании или стандартный лист формата А4. Если действующие в компании правила делопроизводства подразумевают использование бланков для информационной корреспонденции, предпочтительнее использовать форму, которую утвердили локальным нормативным актом. Это придает обращению солидности и подкрепляет его официальный характер.
Пример фирменного бланка для письма о смене реквизитов
Письмо уведомление о смене реквизитов составляйте по образцу информационного делового письма (при наличии утвержденной формы в действующей инструкции по делопроизводству). Если такого образца нет, следуйте нормам деловой переписки. Тон письма должен соответствовать деловому стилю, быть вежливым и корректным. Соблюдение правил русского языка при составлении официальных документов — непременное условие.
Не запрещено писать уведомление от руки, но лучше всё же сделать это на компьютере. Печатный текст читается и воспринимается легче рукописного. Подпись руководителя компании-отправителя должна быть собственноручной. Всех послания подобного рода, кроме официального информационного письма контрагентам о смене банковских реквизитов, заверять печатью не обязательно.
Документ можно оформить в нескольких экземплярах для всех заинтересованных сторон. Обращение регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Подобная запись может понадобиться, например, если возникнут разногласия с контрагентами.
Обязательные реквизиты информационного письма
Как и любой другой официальный документ, информационное письмо содержит ряд обязательных атрибутов, которые придают ему юридическую силу. Документ, как правило, состоит из двух частей: шапки со сведениями об отправителе и адресате и основного текста.
Шапка письма уведомления о смене реквизитов
Сведения об отправителе указывают в левом верхнем углу бланка. Необходимо вписать:
- полное наименовании организации (в соответствии с уставом);
- юридический адрес;
- контактные данные (адрес и телефон для связи).
В правом верхнем углу располагаются сведения об адресате:
- наименование получателя;
- адрес (включая индекс);
- должности, фамилия, имя и отчество инициалы лица, к которому напрямую обращается составитель;
Чуть ниже по левой стороне проставьте дату составления письма и его идентификационный номер в журнале регистрации. По центру листа разместите название вида документа (Информационное письмо о смене реквизитов), выполняющее в данном случае роль краткого заголовка.
Текст информационного письма о смене реквизитов
Содержательная часть информационного письма уведомления о смене реквизитов начинается с фраз «Информируем вас ...», «Извещаем вас ...», «Сообщаем вам ...», «Доводим до вашего сведения...». В ней излагают информацию, которую необходимо донести до адресата. Основное требование к тексту данной части — лаконичность и упорядоченность.
В первую очередь до получателя доносят сведения о смене реквизитов. Далее нужно сообщить, какие именно данные поменялись и когда прежние сведения утратили значение. В некоторых случаях указывают причину свершившихся перемен, например, смену адреса. Затем необходимо указать новые данные с учетом всех изменений.
Далее рекомендуется обозначить все имеющиеся просьбы, которые касаются прошлых и будущих документов — применить изменения, внести правки в документацию. Если уведомление составляете для контрагентов, укажите точную дату отправки допсоглашения к договору, в котором регистрируете новые данные. В этом случае также важно указать, что смена реквизитов не отменяет и не изменяет правовые обязательства сторон договора. Если прикладываете к посланию дополнительные материалы, их нужно перечислить в списке приложений в конце основного текста с указанием количества листов. При необходимости, перечень можно дополнить краткими пояснениями.
После основного текста проставьте подпись составителя с расшифровкой и наименованием должности. Составителем может быть руководитель компании, его заместитель или делопроизводитель.
Образец информационного письма о смене реквизитов организации
Письмо о смене банковских реквизитов: образец
Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям (ст. 165.1 ГК РФ). Но унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции нет. Поэтому составить письмо можно в произвольной форме.
- КПП — код причины постановки на учет;
- сведения об уполномоченном банке (наименование, местонахождение);
- БИК — банковский идентификационный код банка плательщика;
- расчетный счет;
- корреспондентский счет;
Если эти данные меняются, компания должна разослать информационные сообщения о смене реквизитов всем предприятиям, с которыми ведёт дела. В обязательном порядке такое уведомление направляют контрагентам. Это условие, как правило, фиксируют в договоре об отношениях сторон. Такая обязанность регламентируется ГК РФ. Если изменения коснулись счетов предприятия, то информирование налоговой службы берет на себя банк.
За подготовку уведомления в этом случае обычно отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юротдела или секретари. Несмотря на то, что документ составляют в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:
- наименование, адрес, телефон компании отправителя;
- наименование компании и уполномоченное лицо адресата;
- дата и место составления документа;
- текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними;
- дата, с которой перестают действовать старые сведения;
- новые платежные данные;
- дата подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя.
Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирменном бланке компании. Текст можно написать от руки или напечатать — не принципиально. Заверять печатью письмо не обязательно.
Образец письма о смене банковских реквизитов компании: образец
|
Итог: Любая организация в процессе деятельности взаимодействует с другими физическими и юридическими лицами. Чтобы у всех сторон коммуникации была возможность быстро и точно идентифицировать компанию, ей нужен перечень уникальных данных — реквизитов. Если эти сведения меняются, компания должна сообщить об этом своим контрагентам, клиентам, заказчикам, партнерам и кредиторам. Сделать это можно с помощью информационного письма. Унифицированной формы такого письма-уведомления нет. Но есть строгие правила, которые важно учитывать при составлении. Воспользуйтесь образцами, чтобы не допустить ошибок. Иначе письма потеряют юридическую силу. |