Информационное письмо о смене реквизитов

383
Каждая компания при регистрации получает определенный набор реквизитов, которые указываются в ее учредительных документах и необходимы для совершения большинства операций. Если эти данные изменяются, компания должна уведомить об этом своих партнеров и клиентов, государственные структуры и контролирующие органы. Сделать это можно с помощью информационного письма о смене реквизитов.

Когда составляют письмо уведомление о смене банковских реквизитов?

Любая организация в ходе своей деятельности взаимодействует с другими физическими и юридическими лицами. Для того чтобы у всех членов коммуникации была возможность быстро и точно идентифицировать компанию, ей необходим перечень уникальных данных — реквизитов. Они позволяют найти предприятие в государственном реестре и получить необходимые для совершения многих операций сведения. Если же по той или иной причине (смена адреса, заключение договора об обслуживании с новым банком) эти сведения меняются, компания обязана сообщить об этом своим контрагентам, клиентам, заказчикам, партнерам и кредиторам. Для этого юристу организации необходимо составить письмо уведомление о смене банковских реквизитов и направить его в адрес всех участвующих в деятельности предприятия сторонних учреждений.

Справка

Общие реквизиты<

  1. ИНН — идентификационный номер налогоплательщика;
  2. ОГРН — основной государственный регистрационный номер;
  3. юридический адрес;
  4. физический адрес;
  5. почтовый адрес;
  6. ОКВЭД — код Общероссийского классификатора видов экономической деятельности;
  7. ОКАТО — код классификатора объектов административно-территориального деления;
  8. ОКПО — код Общероссийского классификатора предприятий и организаций;

Банковские реквизиты

КПП — код причины постановки на учет;

сведения об уполномоченном банке (наименование, местонахождение);

БИК — банковский идентификационный код банка плательщика;

расчетный счет;

корреспондентский счет;

Если эти данные меняются, компания обязана разослать информационные сообщения о смене реквизитов всем предприятиям, с которыми ведутся дела. В обязательном порядке такое уведомление направляется контрагентам. Это условие, как правило, фиксируется в договоре об отношениях сторон. Такая обязанность регламентируется Гражданским кодексом РФ. Если изменения коснулись счетов предприятия, то информирование налоговой службы берет на себя банк.


Составление информационного послания занимается секретарь компании или ее юрист. В некоторых случаях уведомления подготавливаются непосредственно руководителями и сотрудниками организационных подразделений, работающих с контрагентами напрямую.


Как правильно составить информационное письмо о смене реквизитов?Информационное письмо о смене реквизитов

Информационное письмо о смене реквизитов не имеет унифицированного образца, предусмотренного законодательно. Отправитель составляет его в свободной форме с учетом собственных потребностей и задач. Тем не менее, при оформлении и составлении документа следует придерживаться существующих норм и стандартов в сфере делопроизводства.

Для официального уведомления используется фирменный бланк организации или стандартный лист формата А4. Если действующие в компании правила делопроизводства подразумевают использование бланков для информационной корреспонденции, предпочтительнее использовать форму, утвержденную локальным нормативным актом. Это придает обращению солидности и подкрепляет его официальный характер.

Письмо уведомление о смене реквизитов составляется по образцу информационного делового письма (при наличии утвержденной формы в действующей инструкции по делопроизводству). Если такого образца не существует, необходимо следовать нормам деловой переписки.

Написание уведомления от руки допустимо, но лучше напечатать его на компьютере. Печатный текст читается и воспринимается легче чем рукописный. Подпись руководителя компании-отправителя должны быть собственноручной. Для всех посланий подобного рода (кроме официального информационного письма контрагентам о смене банковских реквизитов) заверение печатью не обязательно.

Документ может быть оформлен в нескольких экземплярах для всех заинтересованных сторон. Обращение регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Подобная запись может понадобиться, например, при возникновении разногласий с контрагентами.

Тон письма должен соответствовать деловому стилю, быть вежливым и корректным. Соблюдение правил русского языка при составлении официальных документов — одно из непременных условий.


Узнайте подробнее, о реквизитах


Читайте также:

Обязательные реквизиты информационного письма

Как и любой другой официальный документ, информационное письмо содержит ряд обязательных атрибутов, которые придают ему юридическую силу. Документ, как правило, состоит из двух частей: шапки со сведениями об отправителе и адресате и основного текста.

Шапка письма уведомления о смене реквизитов

Сведения об отправителе указывают в левом верхнем углу бланка. Необходимо вписать:

полное наименовании организации (в соответствии с уставом);

юридический адрес;

контактные данные (адрес и телефон для связи).

Официальные бланки компаний зачастую содержать все необходимые сведения, что лишает отправителя необходимости вписывать их вручную.

Справка

В правом верхнем углу располагаются сведения об адресате:

  1. наименование получателя;
  2. адрес (включая индекс);
  3. должности, фамилия, имя и отчество инициалы лица, к которому напрямую обращается составитель;

Чуть ниже по левой стороне проставляется дата составления письма и его идентификационный номер в журнале регистрации.

По центру листа помещают название вида документа (Информационное письмо о смене реквизитов), выполняющее в данном случае роль краткого заголовка.

Справка

Текст информационного письма

Содержательная часть информационного письма уведомления о смене реквизитов начинается с фраз «информируем вас ...», «извещаем вас ...», «сообщаем вам ...», «доводим до вашего сведения...» и т.п. В ней излагают информацию, которую необходимо донести до адресата. Основное требование к тексту данной части — его лаконичность т упорядоченность.

В первую очередь до получателя доносят сведения о факте смены реквизитов. Далее необходимо сообщить, какие именно данные поменялись и когда прежние сведения утратили значение. В некоторых случаях указывают причину свершившихся перемен, например, смену адреса.

Затем необходимо указать новые данные с учетом всех изменений.

Далее составителю рекомендуется обозначить все имеющиеся у него просьбы, касающиеся прошлых и будущих документов (применить изменения, внести правки в документацию). Если уведомление составляется для контрагентов, важно указать точную дату отправки дополнительного соглашения к договору, в котором регистрируют новые данные. В этом случае также важно указать, что смена реквизитов не отменяет и не изменяет правовые обязательства сторон договора.

Если к посланию прикладываются дополнительные материалы, их необходимо перечислить в списке приложений в конце основного текста с указанием количества листов. При необходимости, перечень можно дополнить краткими пояснениями.

После основного текста следует подпись составителя с расшифровкой и наименованием должности. Составителем может выступать руководитель компании, его заместитель или делопроизводитель.

Информационное письмо об изменении реквизитов: образец оформления

К оформлению писем уведомлений необходимо подходить с большой ответственностью. Во-первых, служебные документы — это лицо организации, по ним судят о компании в целом. Грамотно составленное официальное обращение способно повысить авторитет учреждения, вызвать уважение в кругу бизнес-партнеров. Во-вторых, предметом такого уведомления являются идентификационные данные компании. Ошибка в тексте сообщения может вызвать печальные последствия: от отправки важной корреспонденции на старый адрес до перечисления денежных средств не устаревший номер счета.

Письмо уведомление о смене реквизитов: образец

Письмо уведомление о смене реквизитов

Именно поэтому к оформлению официального информационного письма необходимо относиться также серьезно как к соглашению или контракту.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль