Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.
Из статьи вы узнаете:
Схема документооборота на предприятии
Основная задача документооборота – документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого 
процесса.
Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.
Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.
Принципы рационального документооборота организации
Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, - создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.
За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:
Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.
Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.
Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.
У каждого вида документа - свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.
Документы одного типа двигаются единообразно.
Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации – однократным.
Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.
Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.
Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:
- Прямоточность;
- Непрерывность;
- Ритмичность;
- Пропорциональность загрузки.
Справка
Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов:
- Особенности ее организационной структуры
- Традиции принятия управленческих решений
- Система делегирования полномочий.
Такой учет позволит остановить выбор на оптимальной форме организации оборота документов:
Централизованная
Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
Децентрализованная
Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.
Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
Смешанная
При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.
Пример схемы документооборота
Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.
Справка
В данной схеме указываются:
- исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
- маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
- наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
- характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).
Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:
Рисунок 1. Схема документооборота предприятия
Читайте также:
- Преимущества электронного документооборота
- Документооборот в организации
- Организация документооборота в организации
Виды документных потоков
Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.
Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.
Первая классификация
- горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
- вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
- восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
- нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).
Вторая классификация
- входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
- исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
- внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.
Этапы документооборота в организации
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.
Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.
Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.
Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Как составить схему документооборота
Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.
Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
Этап первый.
Определяем документы для схемы
Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании. В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно (накладные, акты, кадровые документы), но и те, которые образуются сравнительно редко (например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции).
Этап второй.
Назначаем ответственных за оформление бумаг
С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Этап третий.
Устанавливаем сроки.
Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.
Этап четвертый.
Выбираем оформление
Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
Читайте также: