Количество документов, которое поступает в компанию и выходит из неё, иногда зашкаливает. Не пропустить ни одной бумаги и не создать вокруг себя бардак, помогут схемы документооборота. Они пригодятся и секретарю, и его коллегам. В статье расскажем, как составить схемы.
Схема документооборота на предприятии: что это такое и зачем она нужна
Основная задача документооборота — документировать текущую деятельность компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, приём, передачу, согласование и хранение документации, которая обеспечивает работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — это ключевые параметры этого процесса.
Документооборот так важен для современного делопроизводства, что его даже выделили в отдельную сферу деятельности. Предметная область этой деятельности — инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.
Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью информации, на основе которой их принимают. Поэтому организация документооборота — ключевой компонент общей системы управления. В её приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей. Облегчить задачу и помогает схема документооборота. Схема позволяет ни упустить ни одного этапа работы с документами.
Схема движения документов для передачи в архив и дальнейшего уничтожения
Принципы рационального документооборота организации, которые надо учесть при разработке схемы
Скорость движения — максимальная, маршрут — кратчайший, трудозатраты — минимальные. Это идеал документооборота. Главная задача организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии — создать оптимальные условия, чтобы воплотить эти идеалы в жизнь.
За годы работы выработался ряд принципов, которые позволяют существенно оптимизировать процесс движения документов внутри компании:
- Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приёму, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.
- Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.
- Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.
- У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.
- Документы одного типа двигаются единообразно.
- Набор идентификационных признаков должен быть уникальным для каждого элемента схемы, процесс регистрации — однократным.
- Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.
- Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.
Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:
- Прямоточность
- Непрерывность
- Ритмичность
- Пропорциональность загрузки.
Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности
Учитывайте, что универсальных схем документооборота не существует. Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов:
- Особенности ее организационной структуры
- Традиции принятия управленческих решений
- Система делегирования полномочий.
Исходя из этих факторов, вы можете выбрать одну из трёх схем документооборота в организации:
- Централизованная. Подходит для компаний со строгой иерархической структурой управления, которая придерживается принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
- Децентрализованная. Подходит для компании, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности. Предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
- Смешанная. Руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.
Документооборот в организации: пример схемы
Маршрутная схема движения документов — основной принцип системы оборота деловых бумаг. В схеме каждому документному потоку присваивают общие признаки, прописывают инстанции и определяют обязательные процедуры. В схеме указывают:
- исполнителей — подразделения, принимающие участие в обработке данного потока;
- маршрут — порядок следования исполнителей;
- наличие реверсивных движений — попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю;
- характер операций, которые осуществляет каждый конкретный исполнитель.
Пример схемы согласования документа
Виды документных потоков в схеме внутреннего документооборота
Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом один и тот же.
Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения и бывает двух видов.
Первая классификация | Вторая классификация |
|
|
Маршрут служебной записки
Скачайте схему полностью в журнале
Этапы документооборота в организации
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
- Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденцию получают, проверяют, распределяют по адресам и передают на рассмотрение руководителю.
- Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора.
- Направление руководству. На этом этапе выносят резолюции и принимают административные решения.
- Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основной принцип всех этапов — рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создают специальные технологические инструкции, основное назначение которых — определить наиболее эффективный порядок следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов
Как составить схему документооборота в организации: 4 этапа
Оптимальный вариант графического отображения всех этапов прохождения документов — схема. Каждый вид работы внимательно анализируют, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, которая визуализирует весь процесс. Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
Унифицированной схемы графика нет. Каждому предприятию нужно разрабатывать его самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
Операции над входящими документами
Этап первый. Определяем документы для схемы
Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании. В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно (накладные, акты, кадровые документы), но и те, которые образуются сравнительно редко (например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции).
Этап второй. Назначаем ответственных за оформление бумаг
С первичной документацией это сделать достаточно просто — тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют
Смотрите таблицу полностью в журнале
Этап третий. Устанавливаем сроки.
Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, — самая важная часть всего графика. Срок можно установить в месяцах или днях, которые прошли со дня исполнения бумаги.
Этап четвертый. Выбираем оформление
Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика — блок-схема. Но маршрут документа можно оформить и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной — удобнее таблица. Главный принцип — вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
Описание маршрута заявки на ремонт оборудования: таблица
Скачайте таблицу полностью в журнале
Итог: Вся система документооборота состоит из грамотно выстроенных маршрутов документов. Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников процессов документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков — распределение обязанностей и полномочий в организации; для внутреннего — виды внутренних документов. |
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.