×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
-

Схема документооборота в организации

17 августа 2020
97998
Средний балл: 0 из 5

Количество документов, которое поступает в компанию и выходит из неё, иногда зашкаливает. Не пропустить ни одной бумаги и не создать вокруг себя бардак, помогут схемы документооборота. Они пригодятся и секретарю, и его коллегам. В статье расскажем, как составить схемы.

Схема документооборота на предприятии: что это такое и зачем она нужна

Основная задача документооборота — документировать текущую деятельность компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, приём, передачу, согласование и хранение документации, которая обеспечивает работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — это ключевые параметры этого процесса.

Документооборот так важен для современного делопроизводства, что его даже выделили в отдельную сферу деятельности. Предметная область этой деятельности — инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.

Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью информации, на основе которой их принимают. Поэтому организация документооборота — ключевой компонент общей системы управления. В её приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей. Облегчить задачу и помогает схема документооборота. Схема позволяет ни упустить ни одного этапа работы с документами.

Схема движения документов для передачи в архив и дальнейшего уничтожения

Схема передачи документов в архив

Принципы рационального документооборота организации, которые надо учесть при разработке схемы

Скорость движения — максимальная, маршрут — кратчайший, трудозатраты — минимальные. Это идеал документооборота. Главная задача организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии — создать оптимальные условия, чтобы воплотить эти идеалы в жизнь.

За годы работы выработался ряд принципов, которые позволяют существенно оптимизировать процесс движения документов внутри компании:

  • Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приёму, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.
  • Минимизация инстанций. Количество промежуточных пунктов движения бумаги должно быть минимальным.
  • Ни шагу назад. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.
  • У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения.
  • Документы одного типа двигаются единообразно.
  • Набор идентификационных признаков должен быть уникальным для каждого элемента схемы, процесс регистрации — однократным.
  • Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения.
  • Резолюция директора должна содержать три компонента: исполнитель, суть распоряжения, срок.

Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

  1. Прямоточность
  2. Непрерывность
  3. Ритмичность
  4. Пропорциональность загрузки.

Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности

Описание маршрута приказа

Скачать больше схем в журнале

Учитывайте, что универсальных схем документооборота не существует. Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловых бумаг в отдельно взятой компании должен опираться на учет следующих факторов:

  • Особенности ее организационной структуры
  • Традиции принятия управленческих решений
  • Система делегирования полномочий.

Исходя из этих факторов, вы можете выбрать одну из трёх схем документооборота в организации:

  • Централизованная. Подходит для компаний со строгой иерархической структурой управления, которая придерживается принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
  • Децентрализованная. Подходит для компании, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности. Предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
  • Смешанная. Руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Документооборот в организации: пример схемы

Маршрутная схема движения документов — основной принцип системы оборота деловых бумаг. В схеме каждому документному потоку присваивают общие признаки, прописывают инстанции и определяют обязательные процедуры. В схеме указывают:

  1. исполнителей — подразделения, принимающие участие в обработке данного потока;
  2. маршрут — порядок следования исполнителей;
  3. наличие реверсивных движений — попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю;
  4. характер операций, которые осуществляет каждый конкретный исполнитель.

Пример схемы согласования документа

Пример схемы согласования документа

Скачайте 6 схем-памяток

Виды документных потоков в схеме внутреннего документооборота

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом один и тот же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения и бывает двух видов.

Первая классификация Вторая классификация
  • горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
  • вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
  • восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
  • нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).
  • входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
  • исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
  • внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Маршрут служебной записки

Маршрут служебной записки

Скачайте схему полностью в журнале

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

  • Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденцию получают, проверяют, распределяют по адресам и передают на рассмотрение руководителю.
  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора.
  • Направление руководству. На этом этапе выносят резолюции и принимают административные решения.
  • Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основной принцип всех этапов — рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создают специальные технологические инструкции, основное назначение которых — определить наиболее эффективный порядок следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов

Маршрут входящего письма

Скачайте схему в журнале

Как составить схему документооборота в организации: 4 этапа

Оптимальный вариант графического отображения всех этапов прохождения документов — схема. Каждый вид работы внимательно анализируют, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, которая визуализирует весь процесс. Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.

Унифицированной схемы графика нет. Каждому предприятию нужно разрабатывать его самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Операции над входящими документами

Схема работы над входящими документами

Скачайте схему в журнале

Этап первый. Определяем документы для схемы

Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании. В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно (накладные, акты, кадровые документы), но и те, которые образуются сравнительно редко (например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции).

Этап второй. Назначаем ответственных за оформление бумаг

С первичной документацией это сделать достаточно просто — тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Роли участников документооборота

Смотрите таблицу полностью в журнале

Этап третий. Устанавливаем сроки.

Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, — самая важная часть всего графика. Срок можно установить в месяцах или днях, которые прошли со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый. Выбираем оформление

Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика — блок-схема. Но маршрут документа можно оформить и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной — удобнее таблица. Главный принцип — вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.

Описание маршрута заявки на ремонт оборудования: таблица

Описание маршрута заявки на ремонт оборудования

Скачайте таблицу полностью в журнале

Итог:

Вся система документооборота состоит из грамотно выстроенных маршрутов документов. Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников процессов документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков — распределение обязанностей и полномочий в организации; для внутреннего — виды внутренних документов.

Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.