Секретарям часто приходится сталкиваться в своей работе с резолюциями. О том, что это такое, для чего они нужны и как правильно их оформить, расскажем в статье.
Резолюция — что это такое
Если обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление деловых бумаг, среди обязательных для многих документов реквизитов вы видите резолюцию.
Резолюция — это один из важнейших реквизитов, регулирующих распорядительную деятельность руководителя. На документе, который требует принятия решения, её отображают в виде распоряжения, подписи и расшифровки, а также даты принятия решения.
Резолюция на документе может иметь различные варианты. Их применение зависит от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюция руководителя на документе может содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения. Во втором случае реквизит должен также содержать должность, фамилию и инициалы сотрудника, который назначен ответственным за выполнение данного поручения. Рассмотрим подробнее резолюции на документах, примеры их оформления.
Оформление резолюции: образец
Назначение резолюции
По своей юридической силе резолюция на документе приравнивается к распорядительным документам. Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в случае, если её оформили в соответствии со всеми правилами.
Нужно отметить, что многие руководители частных компаний, особенно небольших, не любят издавать по любому поводу распорядительные документы. В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Такая халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений. Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен по одной простой причине — нет распорядительных документов.
Пример перечня документов, которые передают в структурные подразделения без резолюции руководителя
Если посмотреть примеры резолюций руководителя на документах, становится понятно, что такие краткие, но конкретные распоряжения помогают избежать подобных проблем и сэкономить время на их документальное оформление.
Резолюция на документе: образец
Функции резолюции на документе
Как уже было сказано, резолюцию на документе проставляет должностное лицо, которому адресован документ, в том случае, когда содержание его требует принятия какого-то оперативного решения, распоряжения. При этом, в свою очередь, содержание реквизита должно иметь форму распорядительного документа. Он должен четко, кратко и ёмко давать указания по поводу дальнейших действий в отношении данной деловой бумаги.
Принимаемые руководителям оперативные решения, оформляемые в виде резолюции на документе, ставятся на контроль исполнения. В таком случае в регистрационной форме указываются сроки и исполнители, перечисленные в резолюции, а в качестве номера используется номер деловой бумаги, на которой проставлен упомянутый реквизит.
Примеры индивидуальных и коллективных резолюций
Правила оформления
Правила оформления резолюции руководителя
Оформление резолюции подчиняется общим правилам, изложенным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие элементы структуры любой резолюции это:
- фамилия, инициалы ответственного исполнителя, которому адресована резолюция;
- распорядительная текстовая часть с указанием сроков исполнения;
- подпись руководителя, дата.
В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя. В его задачи будет входить непосредственный контроль исполнения распоряжения остальными назначенными лицами, а также отчет о проделанной работе. В случае необходимости по данному поводу ответственный работник может даже организовать собрание, в ходе которого будет определен порядок исполнения поручений.
Пример резолюций руководителя на документах от редакции «Справочника секретаря и офис-менеджера»
Больше образцов резолюций в журнале
Тексты резолюций на документах, как правило, состоят из одного предложения. Если распоряжение имеет конкретный характер, текстовая часть может включать следующие формулировки:
- подтвердить получение;
- дополнительно переговорить;
- подготовить ответ;
- сообщить о выполнении;
- информировать по истечении срока исполнения о принятом решении и т.п.
Ели указание, содержащееся в тестовой части резолюции имеет общий характер, используются такие формулировки, как:
- к сведению;
- к руководству;
- к исполнению.
Если требуется, распоряжение может быть дополнено сроком исполнения. В данном случае не рекомендуется указывать временные рамки в формате количества дней или недель, а лучше указать дату, до которой распоряжение должно быть выполнено.
Примеры формулировок резолюций
Какие формулировки недопустимы в резолюциях
Следует отметить, что в обязанности секретаря, если стоит резолюция на документе, входит проверка срока исполнения. Вполне возможно, что срок отчета исполнителя может выпасть на праздничные или выходные дни. Срок исполнения можно не указывать, если для данного документа предусмотрены типовые сроки или они имеются в тексте деловой бумаги.
Последняя составляющая резолюции — дату ее создания и личную подпись. Важно понимать, что существуют случаи, в которых распорядительный реквизит может проставить не только руководитель компании, но и начальник структурного подразделения, заместитель руководителя. В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий.
Примеры бланков резолюций
Обратите внимание! Если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7. В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации.
Оформление последовательного наложения
В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица. Например, в том случае, если руководитель организации поручил начальнику бухгалтерии рассмотреть данный документ. В таком случае начальник бухгалтерии может передать данное поручение на исполнение своему подчиненному. Подобные решения оформляются в виде последовательных резолюций. При этом каждая последующая пишется под предыдущей и никоим образом не отменяет первоначальную. В конечном итоге об исполнении будет отчитываться самый первый указанный сотрудник компании.
Статья в тему в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как составить и оформить резолюцию к входящему документу
Резолюция на письме
Резолюцию на служебном письме можно писать в том случае, если оно уже прошло регистрацию в компании. Кроме того, секретарь должен самостоятельно определять, кому следует отправить данное письмо. Вполне возможно, что поручение, касающееся данного документа, не будет иметь столь важный характер, чтобы его рассматривал сам руководитель. Более того, это будет являться не только примером неэффективного документооборота, но и пустой тратой времени начальства.
Образец резолюции к письму
Как составить идеальную резолюцию
В том случае, если резолюция на документе может быть проставлена только руководителем компании, имеет смысл подготовить проект. Проект резолюции всегда готовится на отдельном листе бумаги и представляется руководителю в отпечатанном виде вместе с документом. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить сроки исполнения и т. д. Если руководитель, внеся изменения, подписал проект, он, таким образом, зафиксировал принятое им решение, т. е. наложил резолюцию.
|
Итог Резолюцию на документе ставит руководитель, но помощи и правильных действий секретаря многое зависит. Если резолюции написаны неверно или в них недостаточно информации, все вопросы исполнители зададут именно секретарю. Если они оспаривают резолюцию, также пойдут ему. Чтобы не допустить ошибок, важно следовать четким правилам оформления этого реквизита. |