Организация документооборота — одна из важнейших задач документационного обеспечения управленческой деятельности. Как обеспечить контроль над тем, чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, расскажем в статье.
То, насколько рационально организован в компании документооборот, напрямую влияет на скорость получения и обработки документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. Системой документооборота должен быть учтен путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.
Главное правило организации документооборота — это оперативное прохождение документа по самому короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Это главное, но не единственное условие, которое позволит исключить лишние инстанции прохождения документов и свести к минимуму их возвратное движение. Основные правила документооборота в организации рассмотрим далее, всего их десять.
Правило 1. Прием и отправка документов должны быть централизованными
Любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) нужно обрабатывать в одной ответственной службе — секретариате или службе ДОУ. Так вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы компании от технических действий и повысите эффективность использования оргтехники в офисе.
Требования и правила ведения документооборота обязательно регламентировать локальным актом работодателя — Положением или Инструкцией по делопроизводству. Этим документом в организации устанавливается единая система делопроизводства и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов организации.
Инструкция по делопроизводству с правилами организации документооборота
Инструкцией по делопроизводству можно оговорить и правила электронного документооборота. Они регламентируют:
- условия доступа сотрудников к системе электронного документооборота компании,
- порядок обмена электронными документами между исполнителями и подразделениями,
- условия использования электронной подписи и обеспечения юридической силы электронных документов.
Справка
При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.).
Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях компании ведется отдельное делопроизводство. Такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть — подразделения. При смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ, а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.
Правило 2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов
Документооборот должен быть организован так, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. Например, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.
Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов
Как построить маршрут документа, читайте в журнале
Правило 3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации
Так сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информацию, которая содержится в документе, может рассмотреть заместитель или другой компетентный сотрудник, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.
Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который не только знает основные правила документооборота, но и обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников. Требования к знаниям и навыкам, которыми должен обладать такой специалист, оговорите его должностной инструкцией.
Обратите внимание! Документы, которые поступают из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений. Поэтому их всегда передавайте руководителю.
Правило 4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз
Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. В журнале «Справочник секретаря» читайте семь советов, как регистрировать документы, чтобы не закопаться в них
Это правило документооборота подразумевает, что любой документ может иметь только один регистрационный номер, который ему присваивают либо в службе делопроизводства, либо в подразделении. Все входящие и исходящие документы регистрируйте в специальных журналах учета.
Журнал учета входящей корреспонденции: образец заполнения
Правило 5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений
Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря — объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.
Примеры некорректных формулировок резолюций с пояснениями
Как создать идеальную резолюцию, узнайте в журнале
Правило 6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные и сократите сроки
Важный этап в подготовке управленческих документов — согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Это, пожалуй, главное правило документооборота, соблюдение которого позволяет существенно сократить сроки обработки документов и исключить их возвраты на доработку.
Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывают только те должностные лица, мнение которых необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.
Памятка по делопроизводству: с кем согласовывать документы
Скачайте все 10 памяток по делопроизводству одним архивом
Важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования — 3-5 дней.
Правило 7. Организуйте делегирование руководителем права подписи
Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи — мотивирующий фактор, который повышает их личную ответственность за работу подразделения. Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ.
Скачайте образцы приказов на право подписи документов:
Правило 8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов
Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты сами выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны. Соблюдая основные правила, вы сможете рационально организовать документооборот, когда творческие и технические делопроизводственные операции выполняют разные сотрудники, в соответствии с должностью и квалификацией.
Правило 9. Разделите документы на документопотоки
Документопоток — это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.
Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы. Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:
- документы из вышестоящих организаций;
- документы из филиалов и представительств;
- документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.
В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом. Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально») обычно выделяют в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности.
Читайте в журнале «Справочник секретаря»: Новые Правила делопроизводства и другие нормативные документы 2020 года
Правило 10. Выделите «нерегистрируемые документы»
К таковым могут относиться бумаги, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях. Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству. Чаще всего в него входят: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п. Такие документы передают непосредственно адресатам или, если это, например, рекламное издание, в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.
|
Итог: Все сотрудники организации, в обязанности которых входит работа с документами, должны знать эти правила делопроизводства и документооборота, к тому же, они имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации. |