Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. В статье расскажем, как правильно составить лист-заверитель.
Лист-заверитель: зачем нужен в системе учетных документов
Лист-заверитель дела или заверительная надпись дела — это документ, который содержит сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Его можно считать учётным документом: в нём содержатся сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Лист используют, чтобы вести учёт общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.
Бланк и образец листа-заверителя
Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки. Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, её нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.
Образец листа-заверителя
Лист-заверитель личного дела: образец оформления
К стандартным реквизитам бланка относятся:
- Название вида документа;
- Наименование должности составителя;
- Подпись;
- Расшифровка;
- Дата составления;
В бланк вносят следующую информацию:
- Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);
- Литерные номера;
- Пропущенные номера;
- Особенности физического состояния и формирования дела;
Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:
- Обложка;
- Титульный лист;
- Внутренняя опись;
- Подшитые в дело служебные бумаги;
- Лист-заверитель;
- Обложка;
Лист-заверитель дела
Бланк действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Дела по личному составу не являются исключением из этого правила. Все дела, которые подготавливаются к передаче в архив учреждения после окончания календарного года, необходимо описать и оформить в установленном Правилами порядке. Согласно данному нормативному документу, в конце каждого дела на бумажной основе должен быть подшит лист-заверитель. Его в общем случае имеет формат А4, в картотеках соответствует формату карточки. Лист запрещено выносить на обложку дела или оборот последней страницы.
Заполнение листа-заверителя
При заполнении листа-заверителя дела придерживайтесь следующего алгоритма:
- Укажите номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;
- Цифрами и прописью укажите общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (внутреннюю опись при этом не учитывайте);
- Укажите номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;
- Перечислите литерные номера. Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.
- Перечислите пропущенные номера;
- Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя. Отметим: количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчёте общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.
- Укажите количество листов внутренней описи;
- Заполните графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается. К подобным особенностям можно отнести:
-
- Наклеенные фотографии;
- Нестандартный (крупный) формат;
- Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
- Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
- Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);
Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.
- Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать её;
- Проставить дату оформления.
Образец заполнения листа-заверителя с подсказкой
В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги. В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела. В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.
Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.
