Все приказы, издаваемые в организации, бывают трех видов - по личному составу, по административным-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. В настоящей статье мы подробно осветим особенности составления, оформления и регистрации приказов по основной деятельности.
Из статьи вы узнаете:
Классификация приказов в распорядительной деятельности организации
Юридическое закрепление и оформление принятых решений и руководящих действий - часть повседневной делопроизводственной практики любой организации. Действия по управлению, которые предпринимает руководитель, оформляются приказами, а действия заместителей - распоряжениями. 
Естественно, что полномочия руководителя гораздо шире, и, соответственно, шире круг решаемых вопросов. Они касаются всех направлений деятельности фирмы. Можно выделить три главных направления, каждому из которых соответствует своя группа приказов:
- по основной деятельности,
- по личному составу,
- по административно-хозяйственным вопросам.
Данный вид классификации соответствует Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (раздел 1.1, строка 19). В этом документе и в практической деятельности отдела ДОУ приказы по основной деятельности (далее по тексту - ПОД) не делят на подгруппы. Эта группа представлена как единый блок, включающий в себя все многообразие документов данного типа.
Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности
Законодательство не дает четких рекомендаций по поводу того, по каким критериям следует относить деловые бумаги к группе ПОД. В связи с этим, у работников отдела кадров и службы ДОУ иногда возникают проблемы с классификацией документов. Чтобы разобраться с этим вопросом, рассмотри два метода, которые использует на практике сотрудники этих служб:
Метод исключения. Данный метод состоит в том что, при классификации сразу исключаются бумаги, явным образом помеченные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.
Метод разделения по смыслу приказа. Рассмотрим его на примере. Допустим, издается бумага о привлечении к работе в выходной день двух сотрудников - Кузнецова и Токарева. По смыслу приказа ясно, что она касается только двух сотрудников, а не всего коллектива. Таким образом, это приказ по личному составу. Если же издается бумага об объявлении субботнего дня рабочим для всех сотрудников, т.е. она касается всего коллектива, то это ПОД.
Справка
Справка
перечень самых распространенных ПОД
Можно составить перечень самых распространенных ПОД, который значительно облегчит процесс классификации издаваемых документов. Итак, ПОД однозначно являются следующие приказы:
- об утверждении штатного расписания и внесения изменений в этой расписание;
- утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
- создании структурных подразделений, а также их ликвидации и реорганизации;
- инвентаризации имущества;
- организации проведения расследования несчастного случая;
- установлении режима рабочего дня;
- утверждении локальных нормативных актов компании.
Естественно, что данный перечень может быть дополнен в соответствии со спецификой работы службы ДОУ каждой конкретной компании.
На практике во многих организациях разрабатывается и утверждается внутренняя инструкция для работников отдела ДОУ, позволяющая систематизировать процесс классификации деловых бумаг на группы.
В такой инструкции, например, может быть регламентирована процедура издания бумаг в соответствии с их типом: за каждым конкретным структурным подразделением или отдельной штатной единицей закреплен свой тип документации.
Иногда поступают проще: вместо отдельной инструкции издается локальный нормативный акт, содержащий список всех издаваемых в компании документов, разбитый на группы. Каждая группа соответствует приказу определенного типа.
Обычно такая технология используется, когда с ростом компании значительно возрастает количество издаваемых бумаг, и одному сотруднику уже сложно справляться с этой задачей. Количество сотрудников, занятых в этом процессе, увеличивается, а данный список помогает унифицировать процесс классификации издаваемой документации.
Читайте также:
- Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
- Приказы по личному составу
- Правила издания приказа
Как оформляется приказ по основной деятельности
Действующий в 2017 году ГОСТ Р 6.30-2003 стандартизирует требования по оформлению документов, которые относятся к категории организационно-распорядительных. К ним относятся и рассматриваемые нами ПОД. Набор обязательных реквизитов и общие требования к оформлению содержатся в списке требований указанного ГОСТа. Он же регламентирует и схему расположения реквизитов на бланке.
Справка
В общем виде в тексте документа обязательно должны быть представлены следующие пункты:
- название компании;
- наименование документа
- регистрационный номер приказа и дата его издания;
- содержание приказа;
- указание должности лица, которые утверждают приказ и место для его подписи;
- сведения об исполнителе;
- в случае необходимости - место для виз согласования;
Содержательная часть ПОД состоит из двух блоков: преамбулы и распорядительной части:
Преамбула содержит изложение оснований для издания документа.
Распорядительная часть содержит конкретные указания и сроки исполнения.
Часто к ПОД прилагаются различные документы. Это должно быть также указано в тексте.
Тот же ГОСТ содержит информацию о порядке размещения реквизитов на бланке. Данная информация представлена в виде типовых образцов. На их основе работники службы ДОУ при необходимости могут разработать шаблоны ПОД для дальнейшего использования.
В номере документа можно сразу указать на его принадлежность к ПОД. Делается это следующим образом: сразу после номера через дефис или косую черту можно указать литеры - "ОД".
Как регистрируются приказы по основной деятельности
Журнал регистрации ПОД образец:
Учет всех изданных в организации бумаги осуществляется с помощью процедуры регистрации.
Согласно общепринятому правилу ПОД должен быть утвержден руководителем и получить соответсвующий номер. Под этим номером информаци о ПОД в дальнейшем будет занесена в реестр. Бумаги разных типов регистрируются в разных местах. Это обусловлено тем, что документация, относящаяся к разным группам, имеют свой срок хранения. Так, например, ПОД должны храниться постоянно, по личному составу в течение 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.
Для того, чтобы избежать путаницы при формировании дел перед подготовкой их для сдачи в архив организации, целесообразно сразу диверсифицировать процедуру их регистрации.
Регистрация ПОД производится в журнале или книге. Законодательством никак не регламентирована форма этого документа, поэтому и нет единых требований к его названию. Основное назначение журнала (или книги) - внесение информации о приказах. Данные должны содержать:
регистрационный номер:
дату, когда приказ был подписан;
название и краткое описание деловой бумаги;
информация о сотруднике, ответственном за разработку проекта документа;
в случае необходимости - примечания.
Согласно общепринятой практике срок использования книги или журнала составляет один год, после чего он передается в архив. С началом нового календарного года заводится новая книга, а нумерация в ней начинается заново.
Организация хранения приказов
После издания ПОД и утверждения его генеральным директором, с данным документом должны быть ознакомлены сотрудники, чьи фамилии или должности в нем упомянуты.
После этого ПОД должен быть передан на хранение в отдел ДОУ. Здесь он занимает свое определенное место в системе распорядительной документации. Прежде всего, ПОД должен быть обработан лицом, отвечающим за его исполнении и осуществляющим контроль этого процесса. После того, как распорядительная часть ПОД исполнена и потеряла свою актуальность, он принимается на хранение.
Процедура группировки дел из документов с истекшим сроком хранения обычно проходит в конце календарного года. В ходе этого мероприятия деловые бумаги описываются, происходит формирование их в дела и последние сдаются в архив. Если для хранени дел в организации организовано специальное помещение, то процедуру описи бумаги и формирования дел проводят сотрудники того структурного подразделения в чьем введении они находились. Если же для работы с архивной документации в организации создано специальное подразделение, то его сотрудники самостоятельно проводят процедур описи бумаг и формирования дел или контролируют и оказывают помощь в этом процессе сотрудникам соответствующих отделов. Данная процедура должна осуществляться в соответсвии с правилами, принятыми внутри данной организации, утвержденными локальным нормативным актом.
Справка
Подведем итог
- ПОД издаются в тех случаях, когда принимаемое административное решение затрагивает интересы не одного или нескольких сотрудников, а всего коллектива или должностей данной организации.
- С целью упрощения процедуры классификации приказов из всего множества издаваемых документов нужно сразу исключить документы, имеющих явное обозначение "по административно-хозяйственным вопросам" или "по личном составу".
- Оставшиеся бумаги должны быть занесены в перечень, который будет уникальным для каждого предприятия. Данный список поможет в дальнейшем идентифицировать издаваемые документы как ПОД.
Читайте также:
- Какие приказы относят к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по административно-хозяйственным вопросам?
- Как хранить приложения к приказам?
- Как упорядочить приказы без номенклатуры дел?