Работодатель обязан выдавать работникам любые справки, касающиеся их трудовой деятельности. В том числе и справку по форме СТД-Р. Для учета выданных справок ведут специальный журнал. Как его оформить, расскажем в статье.
Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р: образец
Сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, выдаваемые в форме справки, могут потребоваться работнику в самых разных случаях. В том числе при поступлении на новую работу, для предъявления в банк или в суд, получения визы и пр. Тем работникам, которые перешли на электронный формат ведения трудовой книжки такая справка выдается по унифицированной форме СТД-Р.
Недавно, в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный Фонд России, в форму СТД-Р на основании приказа от 10 ноября 2022 года № 713н (далее — приказ 713н) были внесены корректировки. Они носят технический характер и касаются регистрационного номера, который присваивает Единый фонд, и новых кодов, которыми обозначают такие кадровые мероприятия, как приостановление и возобновление трудовых договоров с мобилизованными сотрудниками.
Справки по форме СТД-Р выдаются только тем работникам, чьи трудовые книжки работодатель ведет в электронном формате. Действующему сотруднику такую справку работодатель выдает только по его заявлению и должен сделать это в течение трех дней после регистрации заявления. При этом законом не ограничено ни количество запрашиваемых экземпляров такой справки, ни то, сколько раз работник вправе запросить ее в течение года.
При увольнении справка по форме СТД-Р выдается работнику в беззаявительном порядке. Выдать ее работодатель должен в день увольнения вместе с остальными кадровыми документами.
Но все выдаваемые документы, связанные с работой и выдаваемые работнику, необходимо регистрировать с специальных книгах учета. С этой целью работодатель должен вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р.
Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р: образец скачать бесплатно
Кроме того, журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р, образец которого утвержден в учетной политике компании, является доказательством того, что справки по своему запросу работник не только получил, но и в установленный срок. При наличии этих доказательств работодателя уже не смогут наказать за то, что он отказался выдавать сотруднику этот документ. Такая предосторожность лишней не будет, ведь штраф за отказ предоставить работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью, может составлять до 50 тысяч рублей.
Организация также вправе вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р как на бумаге, так и в электронном формате. Но для того, чтобы вести книгу учета в электронном формате, потребуется оформить электронные цифровые подписи как работникам компании, так и лицам, которые назначены ответственными за ведение журнала.
Сотрудников, ответственных за выдачу справок и ведение журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р, руководитель назначает своим приказом.
Приказ о назначении ответственного за выдачу справок по форме СТД-Р
Скачайте документ полностью>>>
Как правило, ответственность по выдаче справок СТД-Р и ведению журнала возлагают на сотрудника кадровой службы или секретаря, который исполняет обязанности кадровика. Обязанности по выдаче справок и ведению журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р не забудьте отразить в должностных инструкциях сотрудников, назначенных ответственными, или дополнительных соглашениях к трудовым договорам с ними.
- Видеоинструкция. Что проверить в заявлении сотрудника о выдаче справки СТД-Р
- Два изменения в работе из-за новых справок СТД-Р и СТД-СФР
- Записи в трудовой книжке и справках СТД-Р и СТД-ПФР не совпадают. Готовые решения к вашим головоломкам
- Два новых приказа о назначении ответственных. В каких случаях их придется оформить
- Какие документы выдавать при увольнении и прекращении договоров ГПХ. Новый список с января 2023 года
Как вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р
Поскольку унифицированной формы такая книга учета не имеет, работодатель вправе, если ему нужен журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р, образец, скачать бланк в интернете или же в материалах данной статьи. Также у работодателей есть возможность приобрести такую книгу учета в специализированных магазинах канцелярских принадлежностей.
Если журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р скачать в ворде, вы сможете отредактировать документ и добавить в него поля или графы, которые считаете нужными и которые позволят наиболее полно отразить специфику деятельности вашей организации.
К той информации, которую обязательно нужно включить в журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р, относятся следующие сведения:
- порядковый номер записи;
- дата выдачи/регистрации справки СТД-З;
- регистрационный номер справки;
- фамилия, имя, отчество работника;
- должность;
- наименование подразделения, в котором он трудится;
- регистрационный номер заявления, на основании которого выдана справка;
- способ выдачи справки (лично, по почте, по электронным каналам связи);
- фамилия, инициалы сотрудника, выдавшего справку;
- подпись работника в получении справки;
- примечание (дата и реквизиты отправления).
Образец заполнения журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р
Обратите внимание! В случае, когда работник увольняется, в качестве реквизитов заявления-запроса указывают регистрационный номер заявления на увольнения или приказа на увольнение, если работника увольняют по инициативе работодателя.
После того, как вы решили журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р скачать, проверьте, чтобы скачанная редакция документа имела все необходимые разделы. Та форма, которую вы скачаете в материалах данной статьи, соответствует всем требованиям и содержит:
- титульный лист;
- образец заверительной надписи-пломбы;
- образец заполнения;
- сведения о лицах, ответственных за ведение журнала;
- сведения о выданных справках по форме СТД-Р.
Перед тем, как вносить в журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р данные о выдаваемых документах, заполните титульный лист и сведения о лице, ответственном за выдачу справок и ведение журнала.
Независимо от того, каким способом будет изготовлен журнал — в типографии или распечатан на принтере — следует учитывать, что он является документом строгой отчетности. Для книг учета данной категории предусмотрены специальные правила оформления, исключающие возможность физического удаления, перемещения или добавления листов: все листы журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р были пронумерованы и прошнурованы. Сейчас уже не нужно скреплять концы шнуровочной нити сургучной печатью — достаточно приклеить их бумажной пломбой с заверительной надписью на последнем развороте книги учета.
Срок хранения журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р
Нет особой необходимости закрывать журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р по завершении каждого календарного года — на небольшом предприятии таких справок в течение года выдается немного. Но книга должна храниться у лица, назначенного ответственным за ее ведение, в закрытом шкафу и доступ к ней третьих лиц необходимо ограничить.
На текущем хранении журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р находится и после того, как все его листы не будут заполнены. Ответственный сотрудник открывает новый журнал учета, а заполненный передает в архив организации в начале следующего календарного года.
Для журналов регистрации выдачи справок по форме СТД-Р срок хранения определяется как для документов по личному составу. Для документов этой категории сроки хранения в архиве указаны в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Журналы выдачи справок о стаже сотрудников хранятся 5 лет (п. «д» ст. 463 Перечня № 236).