Если выяснилось, что в организации пропали документы, просто восстановить их, распечатав и подписав заново нельзя — закон квалифицирует это как подделку. Независимо от того, подлежат ли пропавшие документы восстановлению, факт их утраты необходимо подтвердить соответствующим актом. Как составить акт об отсутствии документов, расскажем в статье.
Акт об отсутствии документов: образец
Пропажа документов в организации — не такое уж редкое событие. Документы могут быть утеряны из-за невнимательности или халатности сотрудников, причиной их утраты могут быть и форс-мажорные обстоятельства. Иногда документы, указанные в сопроводительном письме в качестве приложений, могут просто отсутствовать в присланном по почте конверте.
Независимо от того, что стало причиной утраты документов, обязанность работодателя — задокументировать утерю документов, выявить ее причину, наказать виновных, сделать выводы, чтобы в дальнейшем исключить повторения подобных инцидентов.
Необходимо оформить пропажу документально и затем уже попытаться восстановить утраченные деловые бумаги. Но сделать это нужно оперативно, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий и подозрений, которые могут обернуться немаленькими штрафами. При этом нужно учитывать, что восстановлению подлежат только те документы, у которых еще не истек срок хранения.
Понятно, что и оформление факта утраты документов и их восстановление потребуют определенной квалификации и компетенций от исполнителей. Поэтому этим должна заниматься специально созданная приказом работодателя комиссия, в состав которой нужно обязательно включить делопроизводителя, помощника или заместителя руководителя. Результат проведенного комиссией расследования оформляется актом.
Акт об отсутствии документов в организации: образец
Скачайте документ полностью>>>
Как составить акт об отсутствии документа
Акт отсутствия документов можно составить в произвольной форме, поскольку унифицированный бланк в данном случае не используется. Но есть обязательные для заполнения реквизиты для этого вида актов. К ним относятся:
- информация о составе комиссии, в том числе председателя и всех членов (должность, Ф.И.О.);
- основание для проведения расследования и образования комиссии (дата и номер приказа, распоряжения руководителя);
- перечень документов, которые утрачены;
- ссылка на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (объяснения должны быть приложены к акту);
- выясненные причины утраты документов;
- выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
- подписи всех лиц, принимавших участие в расследовании.
Акт должны подписать председатель и все члены комиссии, после чего его утверждает руководитель. Полностью оформленный, подписанный и утвержденный акт об отсутствии документов приобщают к дубликату утерянного или утраченного документа организации, который передается на текущее хранение исполнителю или же сразу в архив.
Обратите внимание! После того, как документ восстановлен, в номенклатуре дел в разделе «Примечание» нужно сделать отметку о том, что на хранении находится дубликат, а не оригинал.
- Как восстановить штатное расписание, если документ потеряли
- Как поступить, если журнал учета утерян
- Как поступить, если потеряли заявление из личного дела сотрудника
- Как правильно оформить розыск и восстановление документов организации
- Как искать пропавшие дела в архиве и какими документами оформить их утрату
Какие документы потребуется оформить, чтобы подтвердить факт пропажи деловых бумаг
Утрата документов, сопровождающих и подтверждающих деятельность организации — серьезное нарушение. Поэтому оформить факт утраты и последующего восстановления пропавших документов необходимо с соблюдением всех требований, чтобы компанию впоследствии не обвинили в их подделке и подлоге.
Поможет оптимизировать процедуру и ускорить процесс розыска и восстановления документов, чек-лист, составленный экспертами журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Чек-лист процедуры восстановления документов при их отсутствии или утрате
Скачайте чек-лист полностью >>>
Количество и содержание пунктов чек-листа нужно скорректировать с учетом производственной и организационной специфики компании на основе предложенного образца. Но основная последовательность действий остается неизменной:
- После того, как обнаружился факт отсутствия или утраты документов, об этом необходимо сразу поставить в известность руководителя. Это нужно сделать в письменном виде, оформив докладную записку.
- Руководитель принимает решение о необходимости проведения служебного расследования и восстановления пропавших документов. Если по его мнению это необходимо, издают приказ о создании комиссии. Цель создания этого органа — установить факт отсутствия документов и причины утраты бумаг, а также предложить возможности и способы, которыми их можно восстановить.
- Комиссия проводит расследование, по итогам которого составляет акт об отсутствии документов, образец его приведен выше.
- Те документы, которые по решению комиссии подлежат восстановлению, нужно оформить в виде дубликатов. Как правило, сейчас все документы изначально разрабатываются в электронном виде и хранятся у исполнителей или в архиве в виде файлов, поэтому с их распечаткой проблем не возникнет. Чтобы получить под этими распечатками необходимые подписи, направьте лицам, которые подписывали оригиналы документов, соответствующие уведомления или оформите просьбу подписать дубликат служебной запиской.
Если это необходимо, направьте запросы контрагентам по договорам и во внешние организации. Отсутствие возможности получить подписи под дубликатами также нужно оформить актом и задокументировать этот факт.
Скачайте материалы, которые пригодятся в процессе восстановления утраченных документов:
Ответственность за утрату документов
Если были потеряны документы акционерного общества, наличие которых является обязательным по Закону «Об акционерных обществах» (ст. 89), и согласно Положению о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), компания должна обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) и запросить копии этих документов. При этом ФСФР вправе оштрафовать компанию, допустившую утрату документов, в соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ.
Административные штрафы за нарушение правил хранения документов по КоАП
|
Нарушение/ неисполнение |
Штраф, руб. |
Статья КоАП |
|
|
Юридическое лицо |
Должностное лицо |
||
|
Правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов |
5 000 - 10 000 |
3000 - 5000 |
13.20 |
|
Не исполнение обязанности по хранению документов, которые нужно обязательно хранить, нарушение порядка и сроков хранения таких документов |
200 000 - 300 000: АО, ООО, унитарные предприятия, управляющие компании инвестиционных фондов, НПФ и др. |
2500 - 5000 |
13.25 |
|
Невыполнение оператором при обработке персональных данных обязанности по соблюдению условий, обеспечивающих сохранность персональных данных, если это повлекло их уничтожение |
25 000 - 50 000 |
4000 - 10 000 |
13.11 |
|
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности |
|
5000 - 10 000 |
15.11 |
Для лиц, уличенных в похищении, уничтожении, повреждении или сокрытии официальных документов из корыстной или иной личной заинтересованности предусмотрена уголовная ответственность:
- штраф 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
- обязательные работы — до 480 часов;
- исправительные работы — до 2 лет;
- принудительные работы — до 1 года;
- арест — до 4 месяцев;
- лишение свободы — до 1 года.