Если организация ведет личные дела, необходимо разработать внутренний регламент, которым будет определяться порядок формирования, ведения, хранения и учета личных дел сотрудников. Как составить такой локальный нормативный акт расскажем в статье.
Положение о ведении личных дел работников: образец
Обязанность вести личные дела установлена только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Коммерческие структуры вправе самостоятельно принимать решение о том, нужно ли формировать и вести личные дела сотрудников.
При этом многие работодатели считают это необходимым, поскольку кадровые документы, собранные в папке личного дела сотрудника, позволяют в кратчайшие сроки получить весь объем информации о работнике, например, в случаях:
- подготовки к проведению аттестации;
- сокращения штата или численности;
- принятия решения о дисциплинарном взыскании или представления к награждению и пр.
Положение о порядке ведения личных дел работников: образец
Скачайте документ полностью>>>
Закон определяет личное дело как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Работодатели, которые решили вести личные дела работников, могут руководствоваться:
- Методическими рекомендациями по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД от 26.03.2019 № б/н);
- Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
На основании этих нормативных актов работодатель может составить и утвердить внутренний регламент, которым установит порядок формирования, ведения, использования, защиты и хранения личных дел — Положение о порядке ведения личных дел сотрудников.
Целесообразно разработать положение о ведении личных дел именно как отдельный локальный нормативный акт, а не включать порядок ведения личных дел в общий документ, например, в Положение или в Инструкцию о делопроизводстве. Это объясняется тем, что правила положения ведения личных дел будут обязаны выполнять только сотрудники кадровой службы, которым, как правило, и поручается работа с личными делами.
Обратите внимание! Образец положения о личных делах работников — документ, с которым нужно будет ознакомить под подпись всех работников, как действующих, так и вновь принимаемых на работу.
Положение о личном деле работника — документ, необходимый для того, чтобы каждый работник кадровой службы изучил его и мог четко понимать, какие документы можно хранить в папке «Личное дело», а какие — срочно уничтожить или вернуть владельцу. Это важно, поскольку сведения о конкретном работнике, которые аккумулируются в личном деле, представляют собой персональные данные и являются конфиденциальной информацией. С 2023 года законодательство в области персональных данных существенной ужесточилось и в интересах работодателя избежать штрафных санкций.
Эксперты журнала «Кадровое дело» подготовили сервис, с помощью которого можно проверить личные дела сотрудников на лишние документы, которых там быть не должно. Штраф за такое нарушение — до 50 тыс. руб. Проведите аудит и узнайте, какие документы нужно срочно убрать, а какие, возможно, добавить
Ответить на все вопросы и получить заключение >>>
Как составить положение о введении личных дел сотрудников
Положение о личных делах сотрудников оформляют по общему шаблону, утвержденному в учетной политике организации. Документ может иметь следующую структуру:
1. Общие положения. В разделе дайте определение понятию «личное дело», приведите ссылки на нормативные документы, на основании которых разработан данный локальный акт. Укажите, что формированием, ведением и хранением личных дел занимается кадровая служба организации.
2. Состав личных дел. Целесообразно включить в положение о порядке формирования личного дела этот раздел, которым сразу оговорить, какие документы можно хранить в личном деле работника, а какие — строго запрещается. Приведите перечень документов, на основании которых изначально формируется папка личного дела, а также дайте перечень тех документов, которые могут быть подшиты в папку в процессе трудовой деятельности, в том числе — письменные объяснения работника после ознакомления с документами его личного дела.
Какие документы в личном деле можно и какие нельзя хранить: памятка от журнала «Кадровое дело»
3. Порядок формирования личных дел и передачи их в архив организации. В разделе укажите, что документы в папку вносятся в хронологическом порядке, страницы документов нумеруются и при этом заполняется обязательный документ — внутренняя опись, листы которой имеют собственную нумерацию. Пропишите в разделе, что личное дело на текущем хранении находится в отделе кадров, после увольнения работника дело закрывают, оформляют заверительную надпись и передают папку на хранение в архив.
4. Порядок хранения и использования личных дел. Пропишите в разделе, что личные дела кадровая служба хранит в специальных шкафах или сейфах, укажите сроки хранения в архиве, оговорите периодичность и порядок инвентаризации и просмотра личных дел, находящихся на текущем хранении.
5. Обязанности работников отдела кадров. Установите обязанность работников, которые формируют и ведут дела по обеспечению сохранности этих документов и неразглашении информации, содержащейся в них. Оговорите, с какой периодичностью нужно будет знакомить действующих работников организации с документами, хранящимися в их личных делах.
6. Ответственность. Пропишите в положении о ведении личных дел работников, что сотрудники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, за допущенные нарушения могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и административной ответственности. Укажите в разделе, что нарушением является как разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, так и несоблюдение порядка ведения личных дел работников, установленного данным Положением.
7. Заключительные положения. В этом разделе, как правило, указывают, с какого момента Положение вступает в законную силу и срок его действия, порядок и периодичность внесения корректировок и обновления. Оговорите в разделе и порядок ознакомления с положением сотрудников отдела кадров и работников.
Скачайте документы, которые помогут в организации ведения личных дел:
Как утвердить положение о ведении личных дел работников
Положение о ведении личных дел сотрудников утверждают распорядительным документом — приказом или распоряжением руководителя организации или иным уполномоченным им должностным лицом. В том случае, когда положение о порядке ведения личных дел утверждается приказом, оно является приложением к этому приказу.
Приказ об утверждении положения о порядке ведения личных дел сотрудников
Скачайте документ полностью>>>
Независимо от способа утверждения, на первой странице положения заполните реквизит «Утверждаю», в нем укажите вид распорядительного документа, которым утверждено положение, а также его дату и номер. Другой вариант, когда приказ издавать не нужно. В грифе утверждения только укажите, кем (каким должностным лицом) утверждено положение, с проставлением подписи этого должностного лица и даты утверждения.