Как оформить акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс? Расскажем об этом в статье.
Кто и когда оформляет акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Все официальные бумаги хранятся в архиве компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяют на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации.
Служебные бумаги, срок хранения которых подошел к концу, отбирают и утилизируют ежегодно. Необходимость уничтожения таких документов обусловлена тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Процедуру утилизации подтверждает акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению: образец
Чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, нужно провести экспертизу их ценности. Этим занимается специальная экспертная комиссия, которую создают по приказу руководителя. В её составе, кроме председателя, должно быть не менее двух человек. Эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры. В состав комиссии, как правило, входят:
- представители структурных подразделений;
- юрист;
- главный бухгалтер;
- кадровый специалист;
- сотрудник, ответственный за архивное хранение.
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии: образец
Скачайте документ полностью >>>
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Зачем организации экспертная комиссия: ее функции и состав >>>
В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:
- проверяет дела на наличие бумаг с истекшим сроком хранения;
- отбирает документацию, которая утратила практическую ценность;
- оформляют протокол заседания комиссии;
- заполняют акт о выделении документов к уничтожению;
- передают бумаги на утилизацию.
Какие документы уничтожать, зависит от их срока хранения. Дела временных — до 10 лет включительно — сроков хранения, как правило, в архив не передают. Их хранят в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожают — п. 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Приказ № 526).
Используйте специальный сервис, чтобы провести аудит личных дел работников и узнать, какие документы хранить, а какие — уничтожить:
Воспользоваться кадровым аудитором>>>
На законодательном уровне сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. В ходе работы комиссии составляются два акта:
- Акт на списание документов на уничтожение.
- Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения.
Акт на списание (он также называется акт о выделении документов к уничтожению) содержит окончательный список подлежащих утилизации дел и отдельных документов.
Акт списания документов на уничтожение: образец
Скачайте образец полностью >>>
Принятие решения об уничтожении документов — ответственная задача, поскольку восстановить преждевременно утилизированный документ будет очень затруднительно, а то и невозможно. Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения — юридически значимое подтверждение правомерности утилизации документов, выделенных к уничтожению.
Обратите внимание! Документы, выделенные к уничтожению, нельзя использовать для повторного использования, например, для черновиков.
Как составить акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Акт составляют в произвольной форме. К основным реквизитам для этого вида документов относятся:
- наименование предприятия;
- гриф утверждения;
- название документа;
- место и дата подписания акта;
- текст;
- подписи лиц, упомянутых в акте.
В текстовой части акта обязательно следует указать:
- причину, по которой списаны документы, подлежащие уничтожению;
- ссылку на акт, которым подтверждается необходимость утилизации;
- способ уничтожения бумаг.
Акт об уничтожении документов путем сжигания: образец
Скачайте образец полностью >>>
Акт об уничтожении документов необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры её завершение фиксируют экспертной комиссией — это подтверждают соответствующей отметкой.
Как оформить акт об уничтожении кадровых документов: видеоинструкция
Акт на уничтожение бухгалтерских документов
Первичная бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Её не включают в архивный фонд, она находится на текущем хранении у ответственных сотрудников, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются.
Согласно Приказу №526, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год. Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год. В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив её как приложение.
Акт на уничтожение бухгалтерских документов: образец
Скачайте документ полностью>>>
- Уничтожение документов
- Акт об уничтожении документов
- Где и как поставить отметки об уничтожении документов
- Как правильно оформить уничтожение электронных дел
- Как оформить акт об уничтожении персональных данных работников
- Акт об уничтожении электронных документов: как оформить то, чего нет
- Семь ошибок в оформлении акта об уничтожении, за которые оштрафуют проверяющие
Акт об уничтожении документов: типовой образец
Бланк типовой форм акта об уничтожении документов приведен в Приложении 21 к Правилам № 526. Работодатель вправе адаптировать ее с учетом собственных потребностей. Текст типового акта состоит из двух частей.
В первой части есть таблица, в которой указывают заголовки утилизируемых дел или обобщенные заголовки групп, а также крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело. Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем.
После табличной части следуют визы согласования:
- ЭПК (для организаций, передающих архивные дела в государственные и муниципальные архивы);
- ЭК (заполняется после проведения экспертизы в соответствии с протоколом ЦЭК).
Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия.
Вторая часть бланка содержит информацию о том, когда, каким способом и какая организация утилизировала дела, перечисленные в первой части. При передаче дел на утилизацию силами сторонней организации в акте может быть проставлена соответствующая отметка. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной. Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме.
Бланк типового акта об уничтожении документов
Срок хранения акта на уничтожение документов
Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена. Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы.
Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской.