text
Секретариат

Акт об уничтожении документов

  • 18 января 2018
  • 3409

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. 

Акт об уничтожении документов

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии  эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

  • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
  • по истечению установленных сроков хранения;

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

Справка

В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

  1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
  2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
  3. Оформление протокола заседания комиссии;
  4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
  5. Передача на утилизацию;

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов»  (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре. Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

Акт уничтожения архивных документов

Справка

В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

  1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
  2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

Читайте также:

Акт об уничтожении документов образец 2018 года

Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком содержится в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов». Данный образец является типовой формой, и его можно использовать для учета официальной документации компании.

Типовой бланк акта уничтожения документов состоит из двух частей: шапки и перечня официальных бумаг, предназначенных к утилизации.

Справка

Шапка содержит следующие сведения:

  1. Наименование организации;
  2. Название и идентификационный номер;
  3. Гриф утверждения;
  4. Сведения об основаниях для проводимых процедур (ссылка на перечни документов с указанием сроков их хранения);

Основная часть представляет собой таблицу с перечислением заголовков утилизируемых дел или обобщенных заголовков групп. В перечне указывают крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело. Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем.

После табличной части следуют визы согласования:

  • ЭПК (для организаций, передающих архивные дела в государственные и муниципальные архивы);
  • ЭК (заполняется после проведения экспертизы в соответствии с протоколом ЦЭК);

При передаче дел на утилизацию силами сторонней организации в  акте может быть проставлена соответствующая отметка. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной. Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме.

Далее проставляется отметка о внесении изменений в описи дел с подписью ответственного сотрудника.

Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия.

Акт об уничтожении документов: образец заполнения

В акт необходимо внести подготовленные на утилизацию деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение, а также те, срок хранения которых истек. Кроме них в перечень должны быть внесены:

  • копии и дубликаты оригиналов, хранящихся в делах;
  • поврежденная или частично утраченная документация, большая часть содержания которой не может быть восстановлена.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Скачать чистый бланк >>>

Хранение акта на уничтожение документов

Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена. Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы.

Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской.

Читайте также:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.